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Iniciar ou agendar reuniões do Microsoft Outlook

Se você estiver executando o Windows, o plug-in GoToMeeting Outlook permitirá que você visualize, agende, ingresse edite e exclua reuniões diretamente do seu calendário do Microsoft Outlook. O plug-in do Mac Outlook permite agendar reuniões e permanecer em sincronia. Se você atualizar ou reagendar o compromisso no calendário, a reunião associada também será reagendada no GoToMeeting.

IMPORTANTE: se você desejar usar o plug-in do GoToMeeting Outlook, será altamente recomendável que você apenas agende, atualize e/ou cancele reuniões no Outlook. Isso ocorre porque, embora todas as alterações feitas no plug-in sejam automaticamente refletidas no portal da Web, as alterações feitas no portal da Web não são duplicadas no plug-in do Outlook. Além disso, qualquer reagendamento para reuniões no modo offline do Outlook não será exibido no site de administração do GoToMeeting.

Observações: o plug-in Outlook usa automaticamente suas configurações de áudio padrão ao agendar reuniões. Consulte Instalar o GoToMeeting no Microsoft Outlook (Windows) para obter instruções de instalação do modo silencioso para administradores e de máquina única.

Tópicos neste artigo:

Iniciar uma reunião agora no Outlook

Agendar uma reunião no Outlook (Windows)

Agendar uma reunião no Outlook (Mac)

Editar uma reunião via Outlook (Windows)

Remover uma reunião de um compromisso do Outlook

 

Iniciar uma reunião agora no Outlook (Windows)

Reunir agora cria um convite em um formato de email do Outlook, pronto para ser usado.

1. Na barra de menu do Outlook, clique em Reunir agora. Se solicitado, entre com suas credenciais do GoToMeeting.

2. Um formulário de email será iniciado com o convite da reunião pré-preenchido. Na primeira vez, você receberá uma mensagem "Um convite por email agora está pronto para você enviar". Marque a caixa Não mostrar isso novamente se desejar pular a mensagem no futuro. Clique em OK para fechar a mensagem.

3. Adicione os endereços de email dos convidados, modifique o assunto conforme necessário e faça alterações no corpo do email.

4. Clique em Enviar.

 

Agendar uma reunião no Outlook (Windows)

1. Na barra de menu do Outlook, clique em Agendar reunião. Se solicitado, entre com suas credenciais do GoToMeeting.

2. Um formulário de email será iniciado com o convite da reunião (incluindo os links de Ingresso e os números de discagem) pré-preenchidos. Se você tiver países preferenciais configurados, eles serão usados. Caso contrário, e se EUA estiver selecionado, EUA será usado. Para todos os outros casos, o primeiro país selecionado alfabeticamente é usado.

3. Use os campos do Outlook para especificar o assunto, a data e os horários de início/término. A URL para se conectar à reunião é adicionado automaticamente ao campo Localização do email. Você pode adicionar uma sala de reunião física conforme necessário.

4. Convide os participantes adicionando seus endereços de email ao campo Para.

6. Clique em Enviar ao concluir.

 

Agendar uma reunião no Outlook (Mac)

1. Se você estiver conectado ao GoToMeeting, os botões Agendar reunião/Adicionar reunião serão exibidos quando você clicar no ícone margarida do GoToMeeting no menu da parte superior.

Observação: se atualmente você tiver um compromisso ou reunião do Outlook aberto, verá o botão Adicionar reunião. Caso contrário, você verá um botão Agendar reunião.

2. Insira os detalhes da sua reunião aqui, assim como faria em qualquer reunião no Outlook, como hora, assunto, convidados e anotações da sua reunião, para configurá-la.

3. Os compromissos agendados do Outlook e as informações da sessão do GoToMeeting (data/hora/assunto) serão sincronizados de volta com o GoToMeeting a cada minuto em que o aplicativo do Outlook estiver sendo executado em segundo plano.

 

Editar uma reunião via Outlook (Windows)

Você pode atualizar facilmente qualquer sessão com um coorganizador, adicionar uma senha à reunião ou editar as configurações de áudio por meio do plug-in Outlook. Todas as edições salvas serão atualizadas automaticamente no email pré-preenchido.

Observação: se uma reunião tiver sido agendada por meio do aplicativo Web ou do aplicativo para área de trabalho em vez do plug-in, atualizá-la no calendário do Outlook não a atualizará automaticamente no portal do GoToMeeting.

1. Selecione a reunião desejada e clique em Editar reunião. Isso vai iniciar uma pequena janela Editar opções.

  • Guia Áudio: escolha e altere as configurações de áudio.
  • Guia Coorganizador: procure e adicione coorganizadores a sua conta do GoToMeeting e clique em Salvar.
  • Guia Senha: adicione uma senha à sua reunião selecionando a opção Exigir uma senha da reunião, adicionando uma senha e salvando.

 

Remover uma reunião de um compromisso do Outlook

Se necessário, você pode remover as informações da sessão de um compromisso sem cancelar o compromisso. Isso manterá o compromisso em seu calendário (e os de seus participantes), mas removerá a reunião do sistema do GoToMeeting.

1. Abra o compromisso desejado no seu calendário do Outlook.

2. Na faixa de opções, clique em Remover reunião.

3. Clique em Enviar atualização ao concluir.

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