HELP FILE

Impostazioni

Gli organizzatori possono impostare le preferenze per le conferenze nella pagina Impostazioni. Le preferenze che possono essere impostate nella pagina Impostazioni sono:

Gli amministratori dell'account possono bloccare impostazioni specifiche della conferenza utilizzando le credenziali di amministratore. Lo stato di blocco di alcune impostazioni della conferenza può essere identificato osservando che i pulsanti nella pagina Impostazioni sono inattivi. Ciò significa che non si può modificare lo stato di tali impostazioni per l'account.

Per "sbloccare" o modificare lo stato delle impostazioni, è necessario contattare l'amministratore.

Ad esempio, fare riferimento alla schermata di seguito in cui lo stato di inattività indica che la funzionalità è "bloccata" e non può essere modificata dall'organizzatore nella pagina Impostazioni.

Gestione conferenza

In qualità di organizzatore è possibile gestire la conferenza e i privilegi che si desiderano concedere ai partecipanti. Per gestire le conferenze, eseguire le operazioni seguenti:

1. Accedere all'account OpenVoice.

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Gestione conferenza. È possibile selezionare o No per gestire le seguenti preferenze:

  • disattivare o attivare l'audio dei partecipanti;
  • consentire che la conferenza continui dopo che l'organizzatore ha effettuato lo scollegamento; è possibile impostare il numero di minuti con un limite massimo di 60 minuti;
  • richiedere il nome del partecipante;
  • annunciare l'arrivo del partecipante;
  • annunciare l'abbandono del partecipante;
  • avviare la conferenza solo se l'organizzatore è il primo partecipante;
  • consentire ai partecipanti di avviare le conferenze.

4. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.


Nota: la pagina Impostazioni consente o non consente l'esecuzione di determinate configurazioni in base alla selezione dell'utente. Ad esempio, se si seleziona , il pulsante di opzione per avviare una conferenza solo se l'organizzatore è il primo partecipante, allora, in base all'impostazione predefinita, non è possibile consentire ai partecipanti di avviare le conferenze.

L'audio di tutti i partecipanti è disattivato quando si collegano alla conferenza, ma possono riattivarlo da sé

L'organizzatore può forzare la disattivazione dell'audio di tutti i partecipanti quando si collegano alla conferenza. Tuttavia, i partecipanti potranno riattivare/disattivare lo stato della linea utilizzando (* 2) sulla tastiera del telefono.

Consenti ai partecipanti di continuare la conferenza quando l'utente si scollega

Può succedere che l'organizzatore desideri consentire ai partecipanti di continuare la conferenza dopo che ha effettuato lo scollegamento. Se imposta questa funzionalità su , l'organizzatore rende possibile specificare un valore personalizzato (1-60 minuti) per consentire che una conferenza telefonica continui dopo l'abbandono da parte sua e il valore viene salvato nell'account dell'organizzatore. Il valore di sistema predefinito è 60 minuti.

Nota:

- se l'impostazione è , può essere ignorata durante una conferenza attiva; basta semplicemente premere #2 sulla tastiera del telefono prima di scollegarsi e tutti i partecipanti verranno scollegati;

- se l'impostazione è No, può essere ignorata durante una conferenza attiva; basta semplicemente premere #2 sulla tastiera del telefono prima di scollegarsi e tutti i partecipanti potranno rimanere collegarti alla conferenza finché non è raggiunto il valore predefinito (1-60 minuti).

Importante

Perché l'impostazione per la funzionalità a cui si fa riferimento in alto abbia effetto, quella seguente deve essere nello stato No.

Richiedere il nome ai partecipanti quando si collegano (consente di impostare anche il metodo per annunciarli: Sì=nome, No=segnale acustico)

Se l'utente (l'organizzatore) richiede che i partecipanti forniscano il relativo nome quando si collegano alla riunione e imposta questa funzionalità su , forza il sistema a chiedere loro di registrare il proprio nome. Dopo che la registrazione sarà stata completata, al partecipante verrà consentito di collegarsi alla conferenza.

Nota: il valore Sì/No consente di stabilire il metodo per l'annuncio di arrivo/abbandono (il nome o un segnale acustico). È possibile effettuare la selezione per le due impostazioni seguenti

Annunciare l'arrivo di ciascun partecipante

Questa funzionalità consente che i partecipanti siano annunciati quando si collegano alla conferenza.

Annunciare l'abbandono di ciascun partecipante

Questa funzionalità consente che i partecipanti siano annunciati quando abbandonano la conferenza.

La conferenza inizia se l'organizzatore è il primo partecipante

In genere, è previsto che un organizzatore e un partecipante si colleghino alla sala conferenza virtuale perché inizi la conferenza telefonica. Tuttavia, se l'organizzatore è l'unico a collegarsi, allora l'organizzatore e il partecipante continueranno a sentire la musica di attesa finché non si sarà collegato un secondo partecipante.

Perché sia ignorata quella predefinita, si deve effettuare l'impostazione su . Quindi, come organizzatore, l'utente non dovrà ascoltare la musica di attesa se sarà il primo chiamante che si collegherà alla conferenza.

I partecipanti che chiamano in anticipo possono avviare la conferenza (sono necessari come minimo 2)

Gli organizzatori possono configurare una "conferenza aperta" se impostano questa funzionalità su . Così i partecipanti (minimo 2) possono iniziare la conferenza senza che l'organizzatore si colleghi.

Utilizzare questa funzionalità con attenzione, perché la conferenza avrà termine solo quando l'ultimo partecipante si sarà scollegato.

Importante

1. Perché l'impostazione per la funzionalità a cui si fa riferimento in alto abbia effetto, quella seguente deve essere nello stato No.

2. Quando una conferenza aperta è stata impostata la seguente impostazione (nello stato Sì o No) non ha alcun effetto. La conferenza terminerà solo dopo che l'ultimo partecipante si sarà scollegato dalla chiamata.

Sicurezza conferenza

In qualità di organizzatore è possibile proteggere la conferenza mediante l'impostazione di un codice di sicurezza che i partecipanti devono fornire per l'accesso.

1. Accedere all'account OpenVoice

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Sicurezza conferenza.

4. Selezionare per implementare un codice di sicurezza per la sessione. Tenere presente che la lunghezza del codice di sicurezza deve essere compresa tra 4 e 20 cifre.

5. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.

Nota: ogni volta che un organizzatore inizia una conferenza, gli viene chiesto di confermare il codice di sicurezza. Allo stesso modo, anche ai partecipanti verrà richiesto di immettere lo stesso codice di sicurezza per collegarsi alla riunione. Per informazioni su come avviare una conferenza pianificata, fare clic qui.

Importante

Perché l'impostazione per la funzionalità codice di sicurezza abbia effetto, quella seguente deve essere nello stato No.

Fatturazione codice di addebito

Gli organizzatori possono impostare la funzionalità Acquisizione codice di addebito per applicare un codice di fatturazione interno a ogni conferenza telefonica.

1. Accedere all'account OpenVoice.

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Fatturazione codice di addebito.

4. È possibile selezionare o No per attivare Acquisizione codice di addebito. Tenere presente che la lunghezza del codice di addebito deve essere compresa tra 2 e 20 cifre numeriche.

5. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.

Nota: ogni volta che un organizzatore inizia una conferenza gli è chiesto di immettere un codice di addebito per la particolare conferenza. Il sistema richiederà all'organizzatore di utilizzare il codice di addebito predefinito o di immetterne uno nuovo.

Importante

Perché l'impostazione per la funzionalità codice di addebito abbia effetto, quella seguente deve essere nello stato No.

Notifiche conferenza

In qualità di organizzatore si possono apportare le modifiche seguenti nella sezione Notifiche conferenza:

1. Accedere all'account OpenVoice.

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Notifiche conferenza. È possibile selezionare o No per gestire le seguenti preferenze:

  • ricevere un'e-mail di riepilogo al termine della conferenza;
  • ricevere un'e-mail di avviso che informa che il file di registrazione della chiamata è pronto per la riproduzione.

Nota: per ulteriori informazioni su come effettuare la registrazione, il download e la riproduzione delle registrazioni delle conferenze, fare clic qui.

4. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.