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Avvio, pianificazione e gestione delle conferenze

OpenVoice è una piattaforma di conferenza che non richiede prenotazioni; in qualità di organizzatore è possibile organizzare riunioni per telefono 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, tutti i giorni dell'anno. Non è necessaria le pianificazione per effettuare una conferenza telefonica OpenVoice. È sufficiente fornire ai partecipanti le informazioni per l'accesso telefonico a OpenVoice e sarà possibile avviare una chiamata in qualsiasi momento.

Pianificazione di una conferenza

È possibile pianificare una conferenza per più partecipanti utilizzando i dati di accesso dell'organizzatore o utilizzando il plugin OpenVoice Outlook.

Pianificazione di una conferenza da Web

Pianificazione di una conferenza con il plugin di Outlook

Nota: la funzionalità Invita e pianifica di OpenVoice non è in grado di effettuare la sincronizzazione con il programma di calendario. È necessario accedere al proprio account OpenVoice per visualizzare informazioni sulla conferenza pianificata.

Pianificazione di una conferenza da Web

1. Accedere all'account OpenVoice.

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Invita e pianifica.

3. Immettere il proprio nome e l'oggetto della riunione come si desidera vengano visualizzati negli inviti alla conferenza e fare clic su Pianifica.

4. Nei campo Dettagli, fornire ai partecipanti le informazioni sulla conferenza telefonica come si desidera vengano visualizzate negli inviti. Selezionare la data e l'ora di inizio e la durata prevista della conferenza telefonica.

Nota: il fuso orario predefinito selezionato per la conferenza telefonica è basato su quello visualizzato nel computer da cui si sta effettuando la pianificazione della conferenza telefonica. Questo elemento non è collegato al fuso orario selezionato nella sezione Informazioni personali di Account personale.

5. È possibile aggiungere i partecipanti, eseguendo una delle operazioni seguenti o entrambe:

  • Aggiungere manualmente, immettere il nome e l'indirizzo e-mail dei contatti individualmente per aggiungere partecipanti alla conferenza telefonica

a. Immettere il nome del contatto e l'indirizzo e-mail del contatto.

b. Fare clic sul pulsante Aggiungi altri partecipanti per visualizzare più campi e inserire i nomi dei contatti e i loro indirizzi e-mail.

c. Fare clic sul pulsante per rimuovere i contatti.

d. Per salvare il gruppo di contatti per le chiamate future, fare clic sul pulsante Salva il gruppo di contatti. Immettere il Nome gruppo e fare clic su Salva.

  • Aggiungere i nomi da Contatti personali, selezionare i partecipanti alla conferenza telefonica nel campo Contatti personali.

a. Nel campo Contatti personali, scegliere i nomi dei contatti che si desiderano aggiungere. Il nome e l'indirizzo e-mail del contatto verranno automaticamente aggiunti all'elenco dei partecipanti.

b. Fare clic su Salva al termine dell'operazione.

Ciascun partecipante riceverà un messaggio e-mail con l'invito a partecipare alla conferenza. La riunione pianificata verrà visualizzata in “Conferenze programmate” nella pagina Invita e pianifica.

Nota: non è necessario pianificare una conferenza per utilizzare il servizio. Tuttavia, la procedura consigliata consiste nel pianificare una conferenza in anticipo, in modo che tutti i partecipanti possano essere avvisati e ricevano i dettagli sulla conferenza telefonica.

Pianificazione di una conferenza con il plugin Outlook

1. Nella barra degli strumenti di Outlook, fare clic su Schedule OpenVoice Conference (Pianifica conferenza OpenVoice).

Office 2003/2007

Office 2010/2013

2. Selezionare la data e l'ora della riunione, aggiungere gli indirizzi e-mail degli invitati e, se necessario, modificare l'oggetto dell'invito.

3. Fare clic su Send (Invia) per inviare l'invito alla conferenza.