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Condivisione formazione, gestione iscrizione e invio di e-mail

Dopo aver pianificato e impostato la formazione, è possibile invitare i partecipanti nonché impostare e gestire l'iscrizione.

Invito dei partecipanti

Visualizzazione dell'URL di iscrizione e dell'ID formazione

Impostazioni di iscrizione

Approvazione, rifiuto o annullamento dell'iscrizione

Dati sull'iscritto

E-mail

Invito dei partecipanti

1 . Accedere all'account di GoToTraining .

2. Selezionare Formazione pianificata ( My Trainings) dalla barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo della formazione.

3. Nella pagina Gestisci formazione, selezionare Condividi (Share) nell'angolo superiore sinistro.

Altrimenti, scorrere fino alla sezione Condividere la formazione e selezionare l'opzione di consegna:

  • Invia e-mail con l'URL di iscrizione: inviare le informazioni sull'iscrizione alla formazione a tutti gli utenti che si desiderano invitare.
  • Copia informazioni formazione: copiare e incollare le informazioni dell'iscrizione alla formazione sulla pagina Web, sul documento o su qualsiasi supporto. Per selezionare il testo visualizzato, fare clic su Seleziona tutto, per evidenziare ogni cosa e copiarla ed incollarla facendo clic con il pulsante destro del mouse sul testo evidenziato e selezionando Copia. Altrimenti, è possibile selezionare il testo evidenziato e premere il tasto Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo e Ctrl + V per incollarlo da qualche parte.

Visualizzazione dell'URL di iscrizione e dell'ID formazione

1 . Accedere all'account di GoToTraining .

2. Selezionare Formazione pianificata ( My Trainings) dalla barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo della formazione.

3. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere fino alla sezione Condividere la formazione in cui vengono visualizzati l'URL di iscrizione e l'ID formazione. È possibile fare clic sull'URL di iscrizione per visualizzare il modulo di iscrizione che appare ai partecipanti.

Impostazioni di iscrizione

1 . Accedere all'account di GoToTraining .

2. Selezionare Formazione pianificata ( My Trainings ) dalla barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo della formazione.

4. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere fino alla sezione Condividere la formazione (Share Your Training).

5. Fare clic su Modifica (Edit) nella sezione Impostazioni di iscrizione e di pagamento (Registration and Payment Settings) per gestire l'iscrizione.

  • Prezzo (formazioni pagate)
  • Limite partecipanti
  • Chiudi iscrizione
  • Approvazione automatica o manuale
  • Notifica iscrizione
Limitazione del numero di partecipanti

1. Nella pagina Gestisci iscrizione nella scheda Iscrizione è possibile limitare il numero di partecipanti che possono effettuare l'iscrizione alla formazione. Il numero predefinito di partecipanti può essere fino a un massimo di 25, ma è possibile digitare un numero inferiore nel campo Limite partecipanti se lo si desidera. Nessun utente sarà più in grado di iscriversi se è stato raggiunto il Limite partecipanti.

2. Fare clic su Salva (Save).

Impostazione della chiusura dell'iscrizione

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, passare alla sezione Chiudi iscrizione (Close Registration).

2. Dal menu a discesa, selezionare quando si desidera chiudere l'iscrizione. Nessun utente sarà più in grado di iscriversi se l'iscrizione è stata chiusa.

3. Fare clic su Salva (Save).

Aggiunta di ulteriori campi di iscrizione

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, è possibile selezionare campi di iscrizione aggiuntivi obbligatori o facoltativi da far compilare ai partecipanti:

  • Indirizzo
  • Città
  • Stato/Provincia
  • CAP
  • Paese
  • Telefono
  • Organizzazione
  • Qualifica
  • Domande e commenti

2. A meno che venga selezionata la casella di controllo "Richiesto" accanto a ciascun campo di iscrizione aggiuntivo, esso sarà facoltativo, per impostazione predefinita.
3. Fare clic su Salva (Save). È possibile fare clic sull'URL di iscrizione nella pagina Gestisci formazione per visualizzare ciò che appare agli iscritti.

Creazione, modifica, cambiamento dell'ordine ed eliminazione delle domande di iscrizione personalizzate

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, andare alla sezione Creare la domanda. È vietato richiedere informazioni personali riservate (dati della carta di credito, numeri di codice fiscale, ecc.) nelle domande relative all'iscrizione.

2. Fare clic su Nuova domanda per creare una domanda di iscrizione.

3. Selezionare il tipo di domanda:

  • Risposta breve: fornisce agli iscritti una risposta aperta.
  • Scelta multipla con una risposta sola: offre agli iscritti la scelta di selezionare una risposta fra diverse opzioni disponibili.

4. Immettere il quesito nel campo Domanda. Se si sceglie il tipo di domanda a scelta multipla, immettere almeno 2 risposte nel campo Risposte. Se si desiderano aggiungere più di 3 opzioni d risposta, fare clic su Aggiungi un'altra risposta.

5. Fare clic su Crea per salvare la domanda.

  • Per modificare la domanda, fare clic su quella attuale nella pagina Gestisci iscrizione. Dopo aver effettuato le modifiche, fare clic su Aggiorna.
  • Per rendere la domanda personalizzata obbligatoria, selezionare la casella di controllo "Richiesto" accanto alla domanda nella pagina Gestisci iscrizione.
  • Per eliminare la domanda, fare clic sull'icona Rimuovi accanto ad essa nella pagina Gestisci iscrizione.
  • Per modificare l'ordine delle domande, selezionare e trascinare la domanda in alto o in basso nell'elenco delle domande nella pagina Gestisci iscrizione.

6. Fare clic su Salva (Save).

Approvazione degli iscritti automatica o manuale

1. Nella pagina Gestisci iscrizione, scorrere fino alla sezione Approvazione.

2. Selezionare una delle opzioni di approvazione:

  • Approvazione automatica (Automatic Approval): gli iscritti riceveranno immediatamente le informazioni su come partecipare alla formazione una volta effettuata l'iscrizione.
  • Approvazione manuale (Manual Approval): è necessario approvare l'iscrizione prima che gli interessati ricevano le informazioni su come partecipare alla formazione.

3. Se si desidera ricevere un messaggio e-mail ogni qualvolta qualcuno si iscrive, selezionare la casella di controllo "Notifica iscrizione". Se tale opzione non viene selezionata, è possibile tornare alla pagina Gestisci formazione, fare clic su Gestisci o sul collegamento del numero dell'iscritto nella sezione Monitoraggio iscritti, per approvare o rifiutare le iscrizioni.

4. Fare clic su Salva (Save).

Approvazione, rifiuto o annullamento dell'iscrizione

1. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere verso il basso fino alla sezione Monitoraggio iscritti.

2. Fare clic su Gestisci o sul numero di iscritti, per approvare o rifiutare le iscrizioni.

3. Nella pagina Iscritti, selezionare uno o più iscritti dalla scheda Attesa approvazione, quindi fare clic su Approva o Rifiuta.

Gli iscritti la cui iscrizione è stata approvata riceveranno un messaggio e-mail di conferma e i loro nomi verranno spostati nella scheda Approvate nella pagina Iscritti. È ancora possibile annullare l'iscrizione dopo che è stata già approvata e i nomi degli iscritti verranno spostati nella scheda Iscrizioni rifiutate.

I nomi degli iscritti la cui iscrizione è stata rifiutata verranno spostati nella scheda Rifiutate, dove sarà ancora possibile approvare l'iscrizione, se si cambia idea.

  • Per visualizzare i dati di un iscritto, fare clic sul suo nome nella pagina Iscritti:
    • Stato: Attesa approvazione, Pagamento in sospeso, Iscrizione approvata o Iscrizione rifiutata
    • Iscritto: data in cui la persona si è iscritta alla formazione
    • E-mail: indirizzo e-mail dell'iscritto
  • Per esportare i dati d'iscrizione in Excel, fare clic su Relazione Iscrizioni nella pagina Iscritti.

Dati sull'iscritto

1. Nella pagina Gestisci formazione, fare clic sul collegamento Numero di iscritti (Registrants number).

2. Nella pagina Iscritti, fare clic sul nome della persona per visualizzare i dati dell'iscritto. Secondo le impostazioni attivate per la formazione, è possibile visualizzare le informazioni di pagamento dell'iscritto (per le sessioni di formazione che richiedono pagamento), dettagli sull'iscrizione e risposte ai test.

E-mail

1 . Accedere all'account di GoToTraining .

2. Selezionare Formazione pianificata ( My Trainings ) dalla barra di navigazione sulla sinistra. Fare clic sul titolo della formazione.

3. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere fino alla sezione E-mail.

4. Fare clic su Modifica accanto al tipo di e-mail da inviare.

Invio di e-mail di conferma agli iscritti

1. Le e-mail di conferma sono inviate immediatamente al momento dell'iscrizione se è attivata l'approvazione automatica. Se è attivata l'approvazione manuale, le e-mail di conferma sono inviate dopo l'approvazione.

Per inviare di nuovo l'e-mail di conferma, andare alla pagina Gestisci formazione.

2. Fare clic su Visualizza accanto a Monitoraggio iscritti (Tracking Registrant). Nella pagina Iscritti, fare clic sul nome della persona.

3. Nella pagina Dati sull'iscritto, fare clic su Invia di nuovo e-mail di conferma ( Resend Confirmation Email).

Invio di e-mail di promemoria agli iscritti

1. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere fino alla sezione E-mail.

2. Fare clic su Modifica nella sezione E-mail di promemoria.

3. Nella pagina E-mail di promemoria, pianificare il messaggio e-mail di promemoria da inviare agli iscritti, scegliendo una o più opzioni:

  • 1 ora prima dell'ora e della data di inizio
  • 1 giorno prima dell'ora e della data di inizio
  • 1 settimana prima dell'ora e della data di inizio

È possibile selezionare Invia copia e-mail di promemoria all'organizzatore se si desidera riceverne una copia.

4. È possibile immettere testo personalizzato nel campo fornito. È possibile personalizzare i messaggi e-mail di promemoria fino a quando non vengono inviati ai partecipanti.

5. Fare clic su Salva (Save). È possibile visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci formazione. Per visualizzare un'anteprima del messaggio e-mail destinato ai partecipanti, selezionare Anteprima.

Invio di e-mail supplementari ai partecipanti e gli assenti

1. Nella pagina Gestisci formazione, scorrere fino alla sezione E-mail.

2. Fare clic su Modifica accanto alla sezione E-mail supplementari (Follow-Up Emails).

3. Nella pagina E-mail supplementare, selezionare la casella di controllo "Invia e-mail supplementare ai partecipanti". Il messaggio e-mail supplementare può essere inviato ai partecipanti fino a 7 giorni dopo la data di fine della formazione pianificata.

4. Scegliere quando si desidera inviare il messaggio e-mail supplementare:

  • 1 giorno dopo la data di fine pianificata
  • 1 giorno dopo la data di fine pianificata
  • 2 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 3 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 4 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 5 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 6 giorni dopo la data di fine pianificata
  • 7 giorni dopo la data di fine pianificata

È possibile selezionare Invia copia e-mail supplementare all'organizzatore se si desidera ricevere una copia.

4. Specificare l'oggetto e il testo del corpo nel campo fornito per personalizzare l'e-mail.

5. Fare clic su Salva (Save). È possibile visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci formazione.

Invio di e-mail di annullamento dell'iscrizione agli iscritti

1. Nella pagina Gestisci formazione, selezionare Annulla (Cancel) nella parte superiore della pagina. Per annullare sessioni specifiche di formazioni ricorrenti personalizzate, fare clic sull'icona Annulla accanto all'ID formazione nella sezione Data e ora.

2. Quando viene richiesto di confermare l'annullamento della formazione, fare clic su Continua.

Invece di annullare completamente una formazione, è possibile fare clic su Cambia data e ora per pianificarla di nuovo.

3. Se vi sono partecipanti iscritti, verrà richiesto di annullare le iscrizioni. Nella pagina Annulla iscrizioni, fare clic su Annulla formazione.

4. È ora possibile personalizzare il testo dell'e-mail di conferma che è inviato agli utenti ed emettere rimborsi per la formazione a pagamento. Nella pagina Invia e-mail di annullamento iscrizione, è possibile aggiungere testo personalizzato al corpo e, al termine, fare clic su Invia.

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Personalizzazione della formazione

Coinvolgimento dei partecipanti con i Materiali, i test, i sondaggi e le valutazioni

Annullamento di una formazione

Avvio di una formazione pianificata