HELP FILE

Configuración

Los organizadores pueden establecer las preferencias de las conferencias en la página Configuración. Las preferencias que se pueden establecer en la página Configuración son:

Los administradores de cuentas pueden bloquear ajustes específicos de las conferencias con sus credenciales de administrador. Se pueden identificar los ajustes bloqueados de la configuración de la conferencia por los botones atenuados de la página Configuración. Esto significa que no puede cambiar el estado de esos ajustes de su cuenta.

Para "desbloquear" o cambiar el estado de los ajustes, debe ponerse en contacto con el administrador.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puede ver una función atenuada que indica que está "bloqueada". Por tanto, el organizador no la puede cambiar en la página Configuración.

Administración de conferencias

Como organizador, puede administrar las conferencias y los privilegios que desea conceder a los participantes. Para administrar las conferencias, puede hacer lo siguiente:

1. Inicie sesión en su cuenta de OpenVoice.

2. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Configuración.

3. En la página Configuración, vaya a la sección Administración de conferencias. Seleccione o No para administrar las siguientes preferencias:

  • Silenciar o reactivar el sonido de los participantes
  • Permitir que la conferencia continúe después de que el organizador se haya desconectado (la cantidad máxima que puede establecer es de 60 minutos)
  • Solicitar el nombre de los participantes
  • Anunciar la llegada de los participantes
  • Anunciar la salida de los participantes
  • Iniciar conferencia solo si el organizador es el primer participante
  • Permitir que los participantes inicien conferencias

4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.


Nota: en la página Configuración también puede habilitar o inhabilitar algunos ajustes según la selección de los usuarios. Por ejemplo, si selecciona el botón de opción para iniciar una conferencia si el organizador es el primer participante, no podrá permitir a los participantes iniciar conferencias de forma predeterminada.

Permitir que todos los participantes entren en la conferencia silenciados pero que puedan reactivarse el sonido ellos mismos

El organizador puede obligar a todos los participantes a que se unan a la conferencia silenciados. Sin embargo, los asistentes pueden alternar el estado silenciado/sonido reactivado de la línea si pulsan *2 en el teclado telefónico.

Permitir a los participantes seguir con la conferencia cuando usted se desconecte

Es posible que se dé la situación en que el organizador desea permitir que sus participantes continúen la conferencia después de que haya salido. Al establecer en el valor de esta opción, el organizador ofrece la capacidad de especificar un valor personalizado (entre 1 y 60 minutos) para la continuación de una llamada de conferencia después de que este la haya abandonado. Este valor se guarda en la cuenta del organizador. El valor predeterminado del sistema es de 60 minutos.

Nota:

- Si el ajuste anterior se establece en , puede quedar anulado durante una conferencia activa al pulsar #2 en el teclado del teléfono antes de desconectarse. De ese modo, todos los participantes también se desconectarán.

- Si el ajuste anterior se establece en No, puede quedar anulado durante una conferencia activa al pulsar #2 en el teclado del teléfono antes de desconectarse. De ese modo, todos los participantes podrán seguir con la conferencia hasta que se alcance el valor predeterminado (entre 1 y 60 minutos).

Notificación importante

Para que la función anterior funcione, el siguiente ajuste debe tener el estado No.

Solicitar el nombre del participante cuando este se una (también establece un método de anuncio de participantes: Sí = nombre, No = sonido)

Si el organizador desea que los participantes proporcionen su nombre al unirse a la reunión, establecer esta opción en hará que el sistema les solicite que registren su nombre. Después del registro, los participantes podrán unirse a la conferencia.

Nota: el método de anuncio de llegada/salida (nombre o sonido) se establece a partir del valor / No. Esto se puede establecer en los dos ajustes siguientes:

Anunciar la llegada de cada participante

Esta opción permite el anuncio de los participantes cuando se unen a la conferencia.

Anunciar la salida de cada participante

Esta función permite el anuncio de los participantes cuando abandonan a la conferencia.

La conferencia empieza si el organizador es el primer participante

Normalmente, la sala de conferencias espera a que un organizador y un participante se unan a la conferencia para comenzar la llamada de conferencia. Sin embargo, si solo se une el organizador, el organizador y el participante seguirán oyendo la música de espera hasta que un segundo participante se una a la conferencia.

Para anular el ajuste predeterminado, debe establecerse en . A continuación, como organizador, no escuchará la música de espera cuando se una a la conferencia como el primer asistente que llame.

Los participantes que llamen antes del comienzo de la conferencia pueden iniciarla (mínimo 2)

Los organizadores pueden iniciar una "conferencia abierta" al establecer la configuración de esta función en . Aquí, los participantes (mínimo 2) pueden iniciar la conferencia sin que el organizador se una a la sesión.

Utilice esta función de manera prudente porque la conferencia finalizará solo cuando el último participante se desconecte.

Notificación importante

1. Para que la función anterior funcione, el siguiente ajuste debe tener el estado No.

2. Cuando se establece una conferencia abierta, el siguiente ajuste (ya sea en el estado Sí o No) no tiene ningún efecto. La conferencia finalizará solo cuando el último participante se desconecte de la llamada.

Seguridad de las conferencias

Como organizador, puede proteger la conferencia con un código de seguridad que los participantes deben proporcionar para participar en ella.

1. Inicie sesión en su cuenta de OpenVoice.

2. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Configuración.

3. En la página Configuración, vaya a la sección Seguridad de las conferencias.

4. Seleccione para implementar un código de seguridad por sesión. Recuerde que el código de seguridad debe tener entre 4 y 20 dígitos.

5. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

Nota: cuando un organizador inicie una conferencia, se le pedirá que confirme el código de seguridad. Del mismo modo, se solicitará a los participantes que especifiquen el mismo código de seguridad para unirse a la reunión. Para obtener más información sobre cómo iniciar una conferencia programada, haga clic aquí.

Notificación importante

Para que el ajuste de la función del código de seguridad funcione, el siguiente ajuste debe tener el estado No.

Facturación con código de cobro

Los organizadores pueden establecer la función de Captura de código de cobro para aplicar un código de facturación interno a cada llamada de conferencia.

1. Inicie sesión en su cuenta de OpenVoice.

2. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Configuración.

3. En la página Configuración, vaya a la sección Facturación con código de cobro.

4. Seleccione o No para habilitar la captura del código de cobro. Recuerde que el código de cobro debe tener entre 2 y 20 dígitos numéricos.

5. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

Nota: cuando un organizador inicie una conferencia, se le solicitará que escriba un código de cobro para esa conferencia concreta. El sistema solicitará al organizador que use el código de cobro predeterminado o que escriba uno nuevo.

Notificación importante

Para que el ajuste de la función del código de cobro funcione, el siguiente ajuste debe tener el estado No.

Notificaciones de conferencia

Como organizador, puede realizar los siguientes cambios en la sección Notificaciones de conferencia:

1. Inicie sesión en su cuenta de OpenVoice.

2. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Configuración.

3. En la página Configuración, vaya a la sección Notificaciones de conferencia. Seleccione o No para administrar las siguientes preferencias:

  • Recibir un correo electrónico de resumen al final de la conferencia.
  • Recibir un correo de aviso que le informe de que el archivo de grabación de la llamada está listo para reproducirse.

Nota: para obtener más información sobre cómo puede grabar, descargar y reproducir grabaciones de conferencias, haga clic aquí.

4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.