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Paramètres

Les organisateurs peuvent définir les préférences pour leurs conférences dans la page Paramètres. Les préférences qui peuvent être définies sur la page Paramètres sont les suivantes :

Les comptes des administrateurs peuvent verrouiller les paramètres de conférence spécifiques à l'aide de leurs informations d'identification administrateur. L'état verrouillé de certains des paramètres de conférence peuvent être identifiés par les boutons grisés de la page Paramètres. Cela signifie que vous ne pouvez pas modifier l'état de ces paramètres pour votre compte.

Pour « déverrouiller » ou modifier le statut de ces paramètres, vous devez contacter votre administrateur.

Par exemple, référez-vous à la capture d'écran ci-dessous pour afficher une fonctionnalité grisée qui indique que la fonctionnalité est « verrouillée » et ne peut pas être modifiée par l'organisateur dans la page Paramètres.

Gestion des conférences

En tant qu'organisateur, vous pouvez gérer votre conférence et les privilèges que vous souhaitez étendre à vos participants. Pour gérer vos conférences, effectuez les opérations suivantes :

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Dans la page Paramètres, accédez à la section Gestion des conférences. Vous pouvez sélectionner Oui ou Non pour gérer les préférences suivantes :

  • Désactiver ou activer le son des participants
  • Autorisez la conférence à continuer après déconnexion de l'organisateur. Vous pouvez définir le nombre de minutes avec une limite supérieure de 60 minutes
  • Demander le nom du participant
  • Annoncer l'arrivée du participant
  • Annoncer le départ du participant
  • La conférence démarre si l’organisateur est le premier participant
  • Autoriser les participants à démarrer des conférences

4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.


Remarque : la page Paramètres autorise ou interdit également certaines configurations basées sur la sélection de l'utilisateur. Par exemple, si vous sélectionnez le bouton radio Oui pour démarrer une conférence si l'organisateur est le premier participant, puis par défaut vous ne pouvez pas autoriser les participants à démarrer des conférences.

Laisser les participants accéder à la conférence avec le son désactivé tout en leur permettant de l'activer

L'organisateur peut forcer tous les participants à se joindre à la conférence avec leur son désactivé. Toutefois, les participants peuvent basculer l'état activé/désactivé de leur ligne à l'aide des touches ( *2) sur le clavier de leur téléphone.

Autoriser les participants à poursuivre la conférence lorsque vous vous déconnectez

Il se peut qu'il existe des situations où l'organisateur souhaite autoriser les participants à continuer la conférence après son départ. En définissant cette fonctionnalité sur Oui, l'organisateur offre la possibilité de spécifier une valeur personnalisée (1-60 minutes) pour permettre à une téléconférence de continuer après que l'organisateur soit parti et cette valeur est enregistrée dans le compte de l'organisateur. La valeur système par défaut est de 60 minutes.

Remarque :

- Si le paramètre ci-dessus est défini sur Oui, il peut être remplacé pendant une conférence active, en appuyant simplement sur #2 sur le clavier du téléphone avant la déconnexion et tous les participants seront ignorés.

- Si le paramètre ci-dessus est défini sur Non, il peut être remplacé pendant une conférence active, en appuyant simplement sur #2 sur le clavier du téléphone avant la déconnexion et tous les participants seront autorisés à rester dans la conférence jusqu'à ce que la valeur présélectionnée (1-60 minutes) soit atteinte.

Important :

afin que la fonctionnalité ci-dessus fonctionne pour le paramètre suivant, il doit se trouver dans l'état <B>Non</B>.

Demander son nom au participant qui rejoint la conférence (défini également la méthode d'annonce du participant : Oui=nom, Non=bip)

Si vous (l'organisateur) nécessitez que les participants fournissent leur nom lorsqu'ils se joignent à la réunion, la définition de cette fonctionnalité sur Oui obligera le système à leur demander d'enregistrer leur nom. Après capture de l'enregistrement, le participant sera autorisé à se joindre à la conférence.

Remarque : la valeur Oui/ Non décide de la méthode d'annonce de départ/d'arrivée (par nom ou bip). Cette méthode peut être définie dans les 2 paramètres suivants

Annoncer l'arrivée de chaque participant

Cette fonctionnalité vous permet d'annoncer vos participants lorsqu'ils se joignent à votre conférence.

Annoncer le départ de chaque participant

Cette fonctionnalité vous permet d'annoncer vos participants lorsqu'ils ont quitté la conférence.

La conférence démarre si l'organisateur est le premier participant

Généralement, la salle de conférence requiert un organisateur et un seul participant à la conférence afin de démarrer la téléconférence. Cependant, si l'organisateur est le seul à se joindre à la conférence, l'organisateur et le participant continueront à entendre la musique d'attente jusqu'à ce qu'un deuxième participant rejoigne la conférence.

Pour remplacer le paramètre par défaut, ce paramètre doit être défini sur Oui. Ensuite, en tant qu'organisateur, vous n'entendrez plus la musique d'attente lorsque vous rejoignez la conférence comme premier appelant.

Les participants qui appellent avant le début de la conférence peuvent la démarrer (2 minimum requis)

Les organisateurs peuvent configurer une « conférence ouverte » en définissant cette fonctionnalité sur Oui. Ici, les participants (2 requis minimum) peuvent commencer la conférence sans que l'organisateur y participe.

Veuillez utiliser cette fonctionnalité attentivement, car la conférence prendra fin uniquement lorsque le dernier participant se déconnecte.

Important :

1. Pour que la fonctionnalité ci-dessus fonctionne, le paramètre suivant doit se trouver dans l'état <B>Non</B>.

2. Lorsqu'une conférence ouverte est définie, le paramètre suivant (soit dans l'état Oui soit Non) n'a aucun effet. La conférence ne se terminera que lorsque le dernier participant déconnecte l'appel.

Sécurité des conférences

En tant qu'organisateur, vous pouvez sécuriser votre conférence en définissant un code de sécurité que les participants doivent fournir pour se joindre à la conférence.

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Dans la page Paramètres, accédez à la section Sécurité des conférences.

4. Vous pouvez sélectionner Oui pour implémenter un code de sécurité par session. N'oubliez pas que la longueur du code de sécurité doit être comprise entre 4 à 20 chiffres.

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Remarque : chaque fois qu'un organisateur commence une conférence, il est invité à confirmer le code de sécurité. De même, les participants seront également invités à entrer le code de sécurité pour participer à la réunion. Pour savoir comment doit démarrer une conférence planifiée, cliquez ici.

Important :

Pour que le paramètre de la fonctionnalité de code de sécurité fonctionne, le paramètre suivant doit se trouver dans l'état Non.

Facturation par code de coût

Les organisateurs peuvent définir la fonctionnalité de capture de code de frais pour appliquer un code de facturation à chaque téléconférence.

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Sur la page Paramètres, accédez à la section Facturation du code de frais.

4. Vous pouvez sélectionner Oui ou Non pour activer la capture du code de frais. N'oubliez pas que la longueur du code de frais doit se situer entre 2 et 20 caractères numériques.

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Remarque: chaque fois qu'un organisateur commence une conférence, il est invité à entrer un code de frais pour cette conférence particulière. Le système demandera à l'organisateur d'utiliser la valeur par défaut du code de frais ou d'entrer un nouveau code de frais.

Important :

Pour que le paramètre de la fonctionnalité de code de sécurité fonctionne, le paramètre suivant doit se trouver dans l'état Non.

Notifications de conférences

En tant qu'organisateur, vous pouvez effectuer les modifications suivantes dans la section Notifications de conférence :

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Dans la page Paramètres, accédez à la section Notifications de conférence. Vous pouvez sélectionner Oui ou Non pour gérer les préférences suivantes :

  • Recevoir un e-mail de synthèse à la fin de la conférence.
  • Recevoir une alerte par e-mail vous informant que le fichier d'enregistrement de l'appel est prêt à être lu.

Remarque : pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez enregistrer, téléchargez et lire vos enregistrements de conférence, cliquez ici.

4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.