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Créer et gérer des documents

Les documents sont des fichiers multimédias et des liens Web que vos participants peuvent télécharger sur leurs appareils. Vous pouvez utiliser les documents pour que vos participants en vérifient le contenu ou effectuent des tâches avant, pendant et après une session.

Rubriques de cet article :

Créer un nouveau document

Ajouter des documents à une session

Partager des documents avec les participants

Modifier ou supprimer des documents dans une session

Créer un nouveau document

1. Connectez-vous à votre compte en ligne.

2. Sélectionnez Bibliothèque dans la navigation de gauche.

3. Sur l'onglet Documents, cliquez sur Créer un nouveau document.

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Depuis l'ordinateur : utilisez cette option pour télécharger un fichier à partir de votre ordinateur. Cliquez sur le lien Sélectionnez un fichier de moins de 100 Mo, sélectionnez le fichier, entrez une description, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Ajouter un lien : utilisez cette option pour ajouter un lien hypertexte vers un fichier qui est hébergé ailleurs (par exemple une vidéo téléchargée sur YouTube). Ajoutez l'adresse URL, un titre et une description, puis cliquez sur Ajouter un lien.

5. Le document sera automatiquement enregistré dans votre bibliothèque, où vous pouvez y accéder à tout moment et l'ajouter à des sessions ultérieures.

Ajouter des documents à une session

Vous pouvez ajouter autant de documents que vous le souhaitez à votre session.

1. Sur la page Gérer la formation, cliquez sur Modifier en regard de Documents.

2. Cliquez sur Ajouter un document, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Depuis l'ordinateur : utilisez cette option pour télécharger un fichier à partir de votre ordinateur. Cliquez sur le lien Sélectionnez un fichier de moins de 100 Mo, sélectionnez le fichier, entrez une description, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Depuis la bibliothèque : utilisez cette option pour sélectionner un fichier qui a été téléchargé et se trouve maintenant dans votre bibliothèque. Sélectionnez les cases à cocher des documents téléchargés, puis cliquez sur Ajouter des documents.

  • Ajouter un lien : utilisez cette option pour ajouter un lien hypertexte vers un fichier qui est hébergé ailleurs (par exemple une vidéo téléchargée sur YouTube). Ajoutez l'adresse URL, un titre et une description, puis cliquez sur Ajouter un lien.

3. Le document est ajouté à la page Documents. Cliquez sur l'icône Paramètres en regard du document pour spécifier lorsqu'il sera disponible pour les participants, comme suit :

  • Lors de l'inscription : si vous sélectionnez cette option, les participants verront une section sur la page de confirmation d'inscription (et dans l'e-mail de confirmation) qui leur indiquera de consulter les documents avant la session. Ce lien les dirige vers la Page de documents des participants.
  • Pendant la session de formation : si vous sélectionnez cette option, le document ne sera pas affiché dans la page de documents des participants avant le début de la session. Les participants verront un panneau Documents dans le Panneau de configuration ou la barre d'outils de l'application. Ils peuvent télécharger des documents à partir de ce panneau.
  • Après la session de formation : si vous sélectionnez cette option, le document ne sera pas affiché dans la page de documents des participants avant la fin de la session.

Partager des documents avec les participants

Vous pouvez partager des documents avec les participants de plusieurs manières. Cela dépend en grande partie des paramètres de disponibilité que vous spécifiez pour chaque document.

  • Inclure dans l'e-mail de confirmation
    Vous pouvez automatiquement inclure un lien vers la page des documents des participants dans votre e-mail de confirmation de la session. Pour ce faire, sélectionnez la case « Lors de l'inscription » lorsque vous modifiez la disponibilité des documents.
  • Afficher pendant la session
    Vous pouvez faire apparaître les documents dans un panneau Documents spécial du Panneau de configuration ou la barre d'outils. Pour ce faire, sélectionnez la case « Pendant la session de formation » lorsque vous modifiez la disponibilité des documents.
  • Inclure dans l'e-mail de suivi
    Vous pouvez automatiquement inclure un lien vers la page des documents des participants dans votre e-mail de suivi pour la session. Pour ce faire, sélectionnez la case « Après la session de formation » lorsque vous modifiez la disponibilité des documents.
  • Partager la page des documents des participants à tout moment
    La page des documents des participants affiche les documents téléchargés dans une session. Selon les paramètres spécifiés sur la page Documents, certains documents peuvent ne pas apparaître avant le début ou la fin de la session (ou peuvent disparaître une fois qu'une session est terminée). Toute personne disposant de l'URL direct peut accéder à la page. Pour accéder à l'URL, cliquez sur le lien Page de documents des participants sous Gérer la formation > Documents [Modifier].

Modifier ou supprimer des documents dans une session

1. Dans la page Gérer la formation, cliquez sur Modifier dans la section Tests.

  • Pour modifier le document, cliquez sur son titre.
  • Pour supprimer le document, cliquez sur l'icône Supprimer en regard de son titre. Attention : cette action ne peut pas être annulée.