HELP FILE

Démarrer ou planifier des réunions avec le plug-in GoToMeeting Outlook

Si vous utilisez Windows, le plug-in GoToMeeting Outlook vous permet de visualiser, d'organiser, de rejoindre, de modifier et de supprimer des réunions directement à partir de votre calendrier Microsoft Outlook.

Si vous souhaitez utiliser le plug-in GoToMeeting Outlook, il est fortement recommandé de planifier, mettre à jour et/ou annuler les réunions dans Outlook uniquement. En effet, toutes les modifications que vous apportez au plug-in sont automatiquement reflétées dans le portail Web, alors que les modifications apportées dans le portail Web ne sont pas dupliquées dans le plug-in Outlook. En outre, une replanification de réunion dans Outlook en mode hors connexion ne sera pas affichée dans le site d'administration de GoToMeeting.
Remarque :le plug-in Outlook utilise automatiquement vos paramètres audio par défaut lors de la planification des réunions. Consultez l'article Installer GoToMeeting dans Microsoft Outlook (Windows) pour obtenir des instructions détaillées sur l'installation en mode silencieux sur une seule machine.

Démarrer une réunion instantanée depuis Outlook (Windows)

L'option Se réunir maintenant crée une invitation dans un e-mail Outlook prêt à être envoyé.
  1. Dans la barre de menus Outlook, cliquez sur Se réunir maintenant. Si vous y êtes invité, connectez-vous avec vos informations d'identification GoToMeeting.
  2. Un formulaire d'e-mail s'ouvre avec une invitation pré-remplie pour la réunion. La première fois, le message « Un e-mail d'invitation est prêt à être envoyé » s'affiche. Cochez la case Ne plus afficher si vous ne voulez plus voir ce message à l'avenir. Cliquez sur OK pour fermer le message.
  3. Ajoutez les adresses e-mail des invités, modifiez l'objet si nécessaire et effectuez les modifications appropriées dans le corps de l'e-mail.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Planifier une réunion depuis Outlook (Windows)

  1. Dans la barre de menus Outlook, cliquez sur Planifier une réunion. Si vous y êtes invité, connectez-vous avec vos informations d'identification GoToMeeting.
  2. Un formulaire d'e-mail s'ouvre avec une invitation pré-remplie pour la réunion (y compris les liens et les numéros de connexion à la réunion). Si vous avez défini des pays préférés, ils sont utilisés. Si ce n'est pas le cas, et que États-Unis est sélectionné, États-Unis est utilisé. Dans tous les autres cas, le premier pays sélectionné par ordre alphabétique est utilisé.
  3. Utilisez les champs Outlook pour spécifier l'objet, la date et les heures de début et de fin. L'URL de connexion à la réunion est ajoutée automatiquement au champ Emplacement de l'e-mail. Vous pouvez ajouter un lieu de réunion physique.
  4. Invitez des participants en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ À.
  5. Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.

Modifier une réunion depuis Outlook (Windows)

Le plug-in Outlook facilite l'ajout d'un co-organisateur à une session, l'ajout d'un mot de passe à une réunion et la modification des paramètres audio. Toutes les modifications enregistrées sont automatiquement mises à jour dans l'e-mail pré-rempli.
Remarque : si une réunion a été planifiée via l'application Web ou l'application de bureau plutôt que via le plug-in, sa mise à jour dans votre calendrier Outlook ne la met pas automatiquement à jour dans le portail GoToMeeting .
  1. Sélectionnez la réunion souhaitée et cliquez sur Modifier la réunion. Une petite fenêtre de modification des options s'ouvre.

    • Onglet Audio : choisissez et modifiez les paramètres audio.
    • Onglet Co-organisateur : recherchez et ajoutez des co-organisateurs dans votre compte GoToMeeting, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Onglet Mot de passe : pour ajouter un mot de passe à votre réunion, sélectionnez l'option Exiger un mot de passe de réunion, ajoutez le mot de passe et enregistrez.

Supprimer une réunion d'un rendez-vous Outlook

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les informations de session d'un rendez-vous sans pour autant annuler le rendez-vous. Cette opération conserve le rendez-vous dans votre calendrier (et celui de vos participants), mais supprime la réunion du système GoToMeeting.
  1. Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier Outlook.
  2. Dans le ruban, cliquez sur Supprimer une réunion.
  3. Cliquez sur Envoyer la mise à jour lorsque vous avez terminé.