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Starten, Planen und Verwalten von Konferenzen

Bei OpenVoice handelt es sich um eine Konferenzplattform ohne Reservierungspflicht und Sie als Organisator von Konferenzen können 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche an 365 Tagen im Jahr Konferenzen planen und abhalten. Es ist keine Planung erforderlich, um eine OpenVoice-Telefonkonferenz durchzuführen. Teilen Sie Ihren Teilnehmern einfach Ihre OpenVoice-Einwahlinformationen mit und Sie können jederzeit eine Konferenz starten.

Eine Konferenz planen

Sie können eine Konferenz für mehrere Teilnehmer mithilfe der Organisatoranmeldeinformationen oder mit dem OpenVoice-Outlook-Plug-In planen.

Planen einer Konferenz über das Web

Planen von Konferenzen mit dem Outlook-Plug-In

Hinweis: Die Funktion Einladen & Planen in OpenVoice wird nicht automatisch mit Ihrem Kalenderprogramm synchronisiert. Sie müssen sich bei Ihrem OpenVoice-Konto anmelden, um sich die Informationen von geplanten Konferenzen anzeigen zu lassen.

Planen einer Konferenz über das Web

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einladen & Planen.

3. Geben Sie Ihren Namen und das Thema für die Konferenz so ein, wie sie in den Konferenzeinladungen angezeigt werden sollen, und klicken Sie auf Planen.

4. Geben Sie im Feld Details für die Teilnehmer Informationen über die Telefonkonferenz so ein, wie sie in den Konferenzeinladungen angezeigt werden sollen. Wählen Sie anschließend das Datum, die Startzeit und die geschätzte Dauer für die Telefonkonferenz aus.

Hinweis: die standardmäßige Zeitzone für die Konferenz basiert auf der Zeitzone, die auf dem Computer eingestellt ist, von dem aus Sie Ihre Konferenz planen. Die Zeitzone entspricht also nicht der Zeitzone, die im Abschnitt persönliche Informationen auf der Seite Mein Konto ausgewählt wurde.

5. Sie können Teilnehmer hinzufügen, indem Sie einen oder beide der folgenden Schritte ausführen:

  • Manuell hinzufügen: Geben Sie Namen und E-Mail-Adressen der einzelnen Kontakte ein, um der Telefonkonferenz Teilnehmer hinzuzufügen.

a. Füllen Sie die Felder Kontaktname und Kontakt-E-Mail aus.

b. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Teilnehmer hinzufügen, um weitere Felder zur Eingabe von Kontakten und deren E-Mail-Adressen anzuzeigen.

c. Klicken Sie auf die Schaltfläche , um Kontakte zu entfernen.

d. Wenn Sie eine Gruppe von Kontakten für zukünftige Konferenzen speichern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Kontaktgruppe speichern. Geben Sie den Gruppennamen ein und klicken Sie auf Speichern.

  • Aus meinen Kontakten hinzufügen: Wählen Sie die Teilnehmer für Ihre Telefonkonferenz aus dem Feld "Meine Kontakte".

a. Klicken Sie im Feld Meine Kontakte auf die Namen der Kontakte, die hinzugefügt werden sollen. Die Namen und E-Mail-Adressen der Kontakte werden der Teilnehmerliste automatisch hinzugefügt.

b. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit der Einladung zur Konferenz. Die geplante Konferenz wird auf der Seite "Einladen und Planen" unter "Bevorstehende Konferenzen" aufgeführt.

Hinweis: Es ist nicht notwendig, eine Konferenz zu planen, um den Dienst zu verwenden. Als optimales Verfahren wird jedoch empfohlen, Konferenzen im Voraus zu planen, so dass alle Teilnehmer die Details der Telefonkonferenz in einer Benachrichtigung erhalten können.

Planen von Konferenzen mit dem Outlook-Plug-In

1. Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf Schedule OpenVoice Conference (OpenVoice-Konferenz planen).

Office 2003/2007

Office 2010/2013

2. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für die Konferenz, fügen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer hinzu und ändern Sie ggf. die Betreffzeile der Einladung.

3. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zur Konferenz per E-Mail zu versenden.