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Public Meeting Spaces (Beta)

如果使用 Public Meeting Spaces beta 版,则每次您创建新会议时(无论是已安排的会议还是定期循环会议),都会为该会议创建一个唯一的登录页面,称为“会议室”。随后您可以使用该页面准备召开会议,方法是配置会议的设置、上传文件、发布议程等!您甚至可以在会议开始之前、会议期间以及会议结束后邀请与会者查看该会议室。

仅在付费计划上 可用了解更多信息

本文中的主题:

选择试用 Public Meeting Spaces beta 版

通过会议室安排会议

定制和编辑会议室

邀请与会者加入会议室

一般性常见问题解答

选择试用 Public Meeting Spaces beta 版

注意:如果您在“Beta”选项卡下暂未看到此选项,则表示 Public Meeting Spaces beta 版可能暂时对您的帐户不可用。敬请期待!

1. 登录,网址为 https://global.gotomeeting.com

2. 单击右上角中的“菜单”图标,然后选择 Labs

3. 单击 Beta 选项卡。

4. 启用 Terms of Service(服务条款)复选框,然后单击 Join the Beta(加入 Beta 版)。

通过会议室安排会议

注意:Public Meeting Spaces beta 版目前仅支持从 Web 安排的会议。如果您从桌面应用程序、移动应用程序或日历插件安排会议,beta 版将不适用,并且不会创建会议室。

1. 登录,网址为 https://global.gotomeeting.com

2. 在“我的帐户”页面上,单击 安排

3. 输入会议标题并选择该会议发生的频率。

4. 单击 保存。随后将为您的新会议创建一个唯一的会议室,并且您将被自动定向到该会议室。

5. 这样就安排了一个会议!之后您将能够随时从“我的会议”页面访问您的会议室。

定制和编辑会议室

可以定制会议的会议室以帮助与会者提前为会议做好准备。使用会议室,可以添加其他信息,甚至可以更改会议本身。

(a) 编辑标题:单击标题可更改标题。

(b) 编辑日期和时间:单击日期/时间会看到显示新字段,这允许您选择新日期和时间。

(c) 添加会议说明:在会议室上方添加说明,使与会者知晓会议预期。

(d) 开始会议:单击 Start the meeting(开始会议)可自动启动会议。

(e) 添加会议议程:可以根据需要随时使用此功能!可以在会议开始之前添加议程以设定预期,或者在会议期间打开会议室以实时做会议记录。您可以随时编辑议程。

(f) 上传和管理文件:在会议开始之前或会议期间上传文件以供与会者访问(所有文件类型都兼容)。与会者只需单击某个文件即可下载。您可以随时添加或删除文件。

(g) 邀请与会者:单击 Copy invitation(复制邀请)可访问会议室的直接 URL,随后可以将邀请发送给与会者,使其能够查看该页面并用来加入会议。

(h) 编辑音频设置:单击“Audio”(音频)可更改要向与会者提供的音频类型(例如,VoIP、免费电话、定制)。

邀请与会者加入会议室

会议室用作登录页面,您可以在与会者加入会议之前从中发送与会者。与会者可以使用会议室提前做好准备、在会议期间跟踪实时变更或以后返回查看会议记录和材料。

1. 在会议室中,单击 Copy invitation(复制邀请)。

2. 弹出窗口将显示会议室 URL、会议说明、议程、文件和音频信息。

3. 根据需要复制信息并将其发送给与会者(例如,通过电子邮件、通过即时消息)。只要收到 URL,与会者即可访问会议室!

4. 与会者进入会议室后,能够查看议程、下载文件以及加入会议!

一般性常见问题解答

beta 版有哪些系统要求?

只要您使用更新的 Web 浏览器(Google Chrome、Mozilla Firefox、Safari、Internet Explorer v9 或更高版本)从 Windows 或 Mac 计算机安排会议,都会自动为您的会议创建会议室。

注意:虽然使用移动浏览器创建的会议可以使用会议室,但移动浏览器不被正式支持。如果您使用桌面应用程序、移动应用程序或日历插件创建会议,则不会创建会议室。

我看不到“Beta”选项卡,我如何选择试用?

Public Meeting Spaces beta 版仅适用于设置了个人会议页面的组织者。如果您尚未执行该操作,请先 设置您的个人会议页面,然后按照 选择试用 beta 版的说明进行操作(可能需要先注销并重新登录)。

如果我以前选择了试用 beta 版,该如何操作?

如果您已选择试用去年的会议室 beta 版,您的现有会议室仍可使用。这些会议室将使用 Public Meeting Spaces 的新外观进行更新,但不具有添加议程或上传文件等附加功能。

我需要使用特定版本的 GoToMeeting 桌面应用程序才能使用此功能吗?

否。由于会议室属于 Web 帐户(而非桌面应用程序)的功能,因此,此功能与您使用的桌面应用程序的版本无关。您的 Web 帐户始终自动获取最新更新。

安排会议常见问题解答

我的每个会议都能获得一个会议室吗?

是。从 Web 安排的每个会议都有各自的唯一会议室。

我可以为任意类型的会议使用会议室吗?

是。无论会议属于定义循环会议还是已安排的会议(例如,一次性会议),都会为其创建一个会议室。

我可以为多个会议室使用相同的名称吗?

否。每个会议室都需要具有唯一的名称,因为会议室的 URL 建立在该名称的基础之上。每个会议室的初始名称都是根据您的会议名称自动创建的,因此,如果安排的会议与以前安排的会议同名,则会在会议室的名称后面添加后缀(例如,名为“Sync Up”的会议可能会被命名为“Sync Up 1”)。

我可以锁定或限制对会议室的访问吗?

否。所有会议室当前都是公开的,可以被拥有直接链接的所有人访问,因此,请务必不要上传任何机密信息。

如果使用 beta 版,我可以更改会议的日期和/或时间吗?

是。您可以从“我的会议”页面编辑会议,也可以单击会议的会议室上方的日期/时间。

我可以从会议室发送邀请电子邮件吗?

会议室尚未集成允许您自动发送电子邮件的功能。但是,您可以单击“Invite attendees”(邀请与会者)下的 Copy invitation(复制邀请)查看邀请内容,然后复制/粘贴到电子邮件中。

我可以删除会议室吗?

否。虽然此功能属于 beta 版,但会议室不会过期,并且无法删除。

我可以从桌面应用程序、移动应用程序或日历插件创建会议室吗?

否。这些功能在会议室完成测试之前不可用,当前安排的可用日期为 2016 年初。

议程和文件常见问题解答

我需要为需要议程的每个会议创建一个新会议室吗?

这取决于您希望使用议程功能的方式。您可以在会议期间编辑议程,因此,您可能希望使用该功能做会议记录。如果希望这些会议记录保持发布状态以供将来访问,则可以在下一个会议期间继续在这些记录下面添加记录,也可以安排一个新会议以重新创建全新的议程。请记住,定期循环会议将仅包含 1 个议程,因此,您需要编辑每个会议的议程或继续向其中添加议程。

我需要有 ShareFile 帐户才能使用会议室吗?

否。虽然会议室使用 ShareFile 集成来托管您的文件,但您不需要有自己的帐户。只需要将文件上传到会议室,系统即可为您处理所有内容!

我需要为上传到会议室的文件获取多少存储空间?

每个组织者有 1 GB 的可用存储空间供其所有会议室使用。如果您的存储空间不足,则可以删除较旧的、不需要使用的会议室中的文件。

我可以向定期循环会议中的每个会议的相同会议室中添加多个文件吗?

是。您可以随时上传文件或编辑议程,因此,可以根据需要在每个会议开始之前更新会议室的内容。

与会者是否能够从会议内部访问上传的文件?

否。与会者在其控制面板或工具栏中看不到这些文件;需要转至会议的会议室页面才能下载文件。