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Espaços de reunião (Beta)

Com a versão beta dos Espaços de reunião, toda vez que você criar uma nova reunião (agendada ou recorrente), uma página inicial exclusiva, conhecida como "espaço de reunião", será criada para essa sessão. Você pode usar essa página para se preparar para a sessão definindo configurações, carregando arquivos, publicando uma agenda e muito mais. Você pode até convidar seus participantes para ver o espaço da reunião antes, durante e depois da sessão.

Os recursos disponíveis em sua conta podem variar dependendo do seu plano de assinatura.

Tópicos neste artigo:

Inscrever-se no Espaços de reunião beta

Agendar uma sessão com um espaço de reunião

Personalizar e editar um espaço de reunião

Convidar participantes para um espaço de reunião

Perguntas frequentes gerais

 

Inscrever-se no Espaços de reunião beta

Observação: se você ainda não vê essa opção na guia Beta, a versão beta dos Espaços de reunião talvez ainda não esteja disponível para sua conta. Fique ligado!

1. Faça logon em https://global.gotomeeting.com.

2. Clique no ícone Menu no canto superior direito e selecione Betas e Labs.

3. Clique na guia Beta no canto superior.

4. Marque a caixa Termos de Serviço e clique em Ingresse na versão beta.

 

Agendar uma sessão com um espaço de reunião

Observação: no momento, os Espaços de reunião Beta oferecem suporte apenas a sessões agendadas da Web. Se você agendar sua reunião a partir do aplicativo da área de trabalho, de aplicativos móveis ou plug-ins de calendário, a versão beta não será aplicada e o espaço de reunião não será criado.

1. Faça logon em https://global.gotomeeting.com.

2. Na página Minhas reuniões, clique em Agendar.

3. Digite um título para a reunião e selecione com que frequência deseja que ela ocorra.

4. Clique em Salvar. Um espaço de reunião exclusivo será criado para sua nova sessão e você será direcionado automaticamente para ela.

5. Pronto! Você poderá acessar seus espaços de reunião a qualquer momento na página Minhas reuniões.

 

Personalizar e editar um espaço de reunião

Você pode personalizar o espaço de reunião de uma sessão para ajudar os participantes a se prepararem para as sessões com antecedência. Usando o espaço de reunião, você pode adicionar mais informações e até mesmo fazer alterações na própria reunião.

(a) Edite o título, a data e a hora: clique no título para alterá-lo ou clique na data/hora para ver novos campos (que permitem selecionar uma nova data e hora).

(b) Adicione uma descrição da reunião: adicione uma descrição à parte superior do espaço da reunião que permita que os participantes saibam o que esperar durante a sessão.

(c)Inicie a reunião: clique em Iniciar a reunião para começar a reunião imediatamente.

(d)Adicione uma pauta de reunião: use este espaço como desejar. Você pode adicionar uma pauta para definir expectativas antes de uma sessão ou abrir o espaço de reunião durante a sessão ativa para fazer anotações em tempo real. Você pode editar a pauta a qualquer momento.

(e) Carregue e gerencie arquivos: carregue arquivos para seus participantes acessarem antes ou durante a sessão (todos os tipos de arquivo são compatíveis). Os participantes podem simplesmente clicar em um arquivo para baixá-lo, e você pode ver uma lista de quem o baixou depois. Você também pode adicionar ou remover arquivos a qualquer momento.

(f) Convide participantes: clique em Copiar convite para acessar a URL direta do espaço de reunião, que você pode enviar aos participantes para que eles visualizem a página e a usem para ingressar na sessão.

(g) Gerencie as configurações: clique em Áudio para alterar o tipo de áudio que você deseja fornecer aos participantes (por exemplo, VoIP, gratuito, personalizado). Clique em Coorganizadores para adicionar organizadores adicionais para ajudá-lo a facilitar a sessão.

 

Convidar participantes para um espaço de reunião

Os espaços de reunião funcionam como uma página inicial que você pode enviar para seus participantes antes de ingressar na sessão. Eles podem usá-los para se preparar antecipadamente, acompanhar as alterações em tempo real durante uma sessão ou consultar as anotações e materiais posteriormente.

1. No espaço de reunião, clique em Copiar convite.

2. Uma janela pop-up exibirá a URL do espaço de reunião, a descrição da reunião, a pauta, os arquivos e as informações de áudio.

3. Copie as informações e envie-as para os participantes como quiser (por exemplo, via email, via mensagem instantânea). Contanto que eles tenham a URL, podem acessar o espaço de reunião.

4. Quando os participantes vão para o espaço de reunião, eles poderão ver a pauta, baixar arquivos e ingressar na reunião.

 

Perguntas frequentes gerais

Quais são os requisitos do sistema para o beta?

Os espaços de reunião serão criados automaticamente para suas sessões, desde que você as agende de um computador Windows ou Mac usando um navegador da Web atualizado (por exemplo, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Internet Explorer v9 ou superior).

Observação: enquanto as sessões criadas usando um aplicativo de navegador móvel podem funcionar com espaços de reunião, os navegadores de dispositivos móveis não são oficialmente suportados. Os espaços de reunião não serão criados se você criar sua reunião usando o aplicativo da área de trabalho, o aplicativo móvel ou os plug-ins de calendário.

Eu não vejo a guia Beta; como posso me inscrever?

A versão beta dos Espaços de reunião está disponível apenas para os organizadores que configuraram sua página de reunião pessoal. Caso ainda não o tenha feito, primeiro configure sua página de reunião pessoal e siga as instruções para se inscrever no beta (pode ser preciso fazer logout e logon novamente).

E se eu tiver me inscrito nas Salas de reunião beta no passado?

Se você tiver se inscrito nas Salas de reunião beta do ano passado, as salas de reunião existentes continuarão disponíveis. Elas serão atualizadas com a nova aparência dos Espaços de reunião, mas não terão as habilidades adicionais de adicionar pautas ou carregar arquivos.

Preciso usar uma versão específica do aplicativo da área de trabalho GoToMeeting para usar esse recurso?

Não. Como os espaços de reunião são um recurso da sua conta da Web (não do aplicativo da área de trabalho), não importa qual versão do aplicativo da área de trabalho você está usando. Sua conta da Web recebe sempre as atualizações mais recentes automaticamente.

Perguntas frequentes de agendamento

Eu recebo um espaço de reunião para cada reunião?

Sim. Cada reunião agendada pela Web terá seu próprio espaço de reunião exclusivo.

Posso usar espaços de reunião para qualquer tipo de reunião?

Sim. Um espaço de reunião será criado para sua reunião, independentemente de ser uma sessão recorrente ou agendada (isto é, uma vez).

Posso usar o mesmo nome para vários espaços de reunião?

Não. Cada espaço de reunião precisará ter um nome exclusivo, já que a URL do espaço é baseado no nome. O nome inicial de cada espaço de reunião é criado automaticamente com base no nome da reunião, portanto, se você agendar uma reunião com o mesmo nome de uma sessão agendada anteriormente, o nome do espaço de reunião será anexado (por exemplo, uma sessão chamada "Sincronizar" pode ser nomeada como "Sincronizar 1").

Posso bloquear ou restringir o acesso a um espaço de reunião?

Não. No momento, todos os espaços de reunião são públicos e podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha o link direto. Portanto, tenha cuidado para não enviar informações confidenciais.

Poderei alterar a data e/ou a hora das minhas reuniões se estiver usando a versão beta?

Sim. Você pode editar a reunião na página Minhas reuniões ou clicar na data/hora na parte superior do espaço de reunião da sessão.

Posso enviar um email de convite do espaço de reunião?

Não há uma integração que permita enviar automaticamente um email. No entanto, você pode clicar em Copiar convite em "Convidar participantes" para ver o conteúdo do convite e copiar/colar em um email.

Posso excluir um espaço de reunião?

Não. Embora esse recurso esteja na versão beta, os espaços de reunião não expirarão e não poderão ser excluídos.

Posso criar um espaço de reunião no aplicativo da área de trabalho, aplicativos móveis ou plug-ins de calendário?

Não. Esses recursos não estão disponíveis.

Perguntas frequentes sobre pauta e arquivos

Preciso criar um novo espaço de reunião para cada reunião que precisa de uma pauta?

Isso depende de como você deseja usar o recurso de pauta. Como você pode editar a pauta durante a reunião, você pode usá-la para fazer anotações sobre a sessão. Se quiser que essas anotações permaneçam publicadas para acesso posterior, você poderá continuar adicionando anotações abaixo delas durante a próxima sessão ou agendar uma nova sessão para recomeçar com uma nova pauta. Lembre-se de que as reuniões recorrentes terão apenas uma pauta, portanto você precisará editar a pauta de cada sessão ou continuar adicionando a ela.

Preciso de uma conta do ShareFile para usar espaços de reunião?

Não. Embora os espaços de reunião usem uma integração do ShareFile para hospedar seus arquivos, você não precisa ter uma conta própria. Basta fazer carregar um arquivo para o espaço de reunião e tudo é feito para você!

Quanto de armazenamento recebo por arquivos enviados para espaços de reunião?

Cada organizador tem 1 GB de espaço de armazenamento gratuito para todos os espaços de reunião. Se você ficar sem espaço de armazenamento, poderá excluir arquivos de espaços de reunião mais antigos e desnecessários.

Posso adicionar mais arquivos ao mesmo espaço de reunião para cada sessão em uma reunião recorrente?

Sim. Você pode carregar arquivos ou editar a pauta a qualquer momento. Portanto, se você quiser atualizar o conteúdo do espaço de reunião antes de cada sessão, poderá fazê-lo.

Os participantes poderão acessar os arquivos enviados de dentro da sessão?

Não. Os arquivos não estarão visíveis para os participantes no Painel de controle ou na barra de ferramentas; eles precisarão ir para o espaço de reunião da sessão para baixar o arquivo.