HELP FILE

Gedeelde mappen beheren in LastPass Enterprise (gebruikers)

Een gedeelde map is een map in uw kluis die u kunt gebruiken om op een eenvoudige en veilige manier wachtwoorden voor websites en veilige notities te delen met andere LastPass-gebruikers en -groepen.

Hoewel er geen beperking geldt voor het aantal gebruikers dat u aan een gedeelde map kunt toevoegen, kunnen de accountprestaties minder worden als een gedeelde map aan meer dan 1000 gebruikers wordt toegewezen.

Als u LastPass Enterprise-beheerder bent, raadpleegt u Gedeelde mappen bekijken en beheren in LastPass Enterprise (beheerders) voor meer informatie.

Meer info over het delen van individuele items (gebruikersnamen, wachtwoorden, veilige notities, enzovoort) in plaats van een map is te vinden bij Het Sharing Center gebruiken.

Gedeelde mappen worden ook ondersteund in LastPass Families- en Teams-accounts. U kunt ook meer te weten komen over de beperkingen en beheeropties van gedeelde mappen.

Als u een LastPass Teams-, Enterprise- of Identity-account heeft, kan de mogelijkheid om deze handelingen uit te voeren beperkt worden door eventuele beleidsregels die door uw LastPass-beheerder zijn ingesteld.

Een gedeelde map aanmaken

Ga als volgt te werk om een nieuwe gedeelde map aan te maken in uw LastPass-kluis:

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk om u aan te melden bij LastPass en uw kluis te openen:
    • Klik in de knoppenbalk van uw browser op het LastPass-pictogram LastPass en klik vervolgens op Mijn kluis openen.
    • Ga naar https://lastpass.com/?ac=1 en meld u aan met uw gebruikersnaam en hoofdwachtwoord.
  2. Klik op Sharing Center in het navigatiegedeelte links.
  3. Klik bovenaan op het tabblad Gedeelde mappen beheren en klik vervolgens op Gedeelde map toevoegen.
  4. Geef een naam op voor uw gedeelde map en klik op Maken.
  5. Nadat de map is gemaakt, kunt u op Beheren klikken om de items in deze gedeelde map, de gebruikers en/of groepen die toegang tot de map hebben en de machtigingen per individu of groep aan te passen.

Items in een gedeelde map beheren

Er zijn verschillende manieren om een enkel item of meerdere items tegelijk naar een gedeelde map of een of meer items uit één map naar een gedeelde map te verplaatsen. Alle items die in een gedeelde map worden geplaatst, zijn standaard beschikbaar voor elke gebruiker of groep, tenzij er beperkingen worden ingesteld.

Let op het volgende:
  • U kunt geen items verplaatsen die individueel met u gedeeld zijn via uw eigen gedeelde map.
  • Als u een item verplaatst naar een gedeelde map, wordt een extra back-up van het gedeelde item automatisch verplaatst naar de map Verwijderde Items en daar tot 30 dagen opgeslagen. Dit is een voorzorgsmaatregel zodat u het geback-upte item in uw Verwijderde Items eventueel kunt herstellen, voor het geval u het gedeelde item niet langer kunt lokaliseren of een poging doet dat item te delen. Lees hoe u verwijderde items kunt herstellen.

Slepen en neerzetten

  1. Ga In uw LastPass-kluis naar het gewenste item.
  2. Klik op het item en sleep het naar de gewenste map. Als u verschillende items tegelijk wilt verplaatsen, schakelt u bij ieder item het selectievakje rechtsboven in, klikt u op een van de geselecteerde items en sleept u het naar de gewenste map. Hiermee worden alle geselecteerde items verplaatst.
  3. Wanneer u gevraagd wordt te bevestigen dat u de items wilt verplaatsen, klikt u op Ja.

Rechtsklikken

  1. Ga In uw LastPass-kluis naar het gewenste item.
  2. Klik met de rechtermuisknop op uw item en selecteer Naar map verplaatsen. Selecteer vervolgens de gewenste map. Als u verschillende items tegelijk wilt verplaatsen, schakel dan bij ieder item het selectievakje rechtsboven in. Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde items en selecteer Naar map verplaatsen. Selecteer vervolgens de gewenste map.
  3. Wanneer u gevraagd wordt te bevestigen dat u de items wilt verplaatsen, klikt u op Ja.

Actiemenu

  1. Ga In uw LastPass-kluis naar de gewenste items.
  2. Schakel de selectievakjes rechtsboven in.
  3. Klik op de vervolgkeuzelijst Acties en selecteer Organiseren of Naar map verplaatsen. Selecteer vervolgens de gewenste map.
  4. Wanneer u gevraagd wordt te bevestigen dat u de items wilt verplaatsen, klikt u op Ja.

Een site-wachtwoord of veilige notitie bewerken

U kunt een item ook naar een gedeelde map verplaatsen tijdens het bewerken ervan. Lees voor meer informatie Uw websites beheren of Uw veilige notities beheren.

Gebruikers en groepslidmaatschappen beheren

U kunt individuele gebruikers aan gedeelde mappen toevoegen, of meerdere gebruikers via gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen worden op dezelfde manier aan gedeelde mappen toegevoegd als individuele gebruikers; de groepen worden gemaakt in de Admin Console en zijn beschikbaar in de vervolgkeuzelijst met gebruikers wanneer u een gedeelde map maakt of bewerkt.

Als u een gedeelde map heeft gemaakt, kunt u als volgt nieuwe gebruikers/groepen uitnodigen:

  1. Selecteer in uw LastPass-kluis Sharing Center in het navigatiegedeelte links.
  2. Houd de cursor boven de gewenste gedeelde map en klik op Beheren.
  3. Voer in het veld "Gebruikers of groepen uitnodigen" de naam in van elke gebruiker of groep die u wilt uitnodigen en selecteer elk daarvan wanneer de namen zijn ingevuld. U kunt ook andere gebruikers buiten uw Enterprise-account uitnodigen met wie u de map wilt delen (als er geen beleidsregel is die deze mogelijkheid beperkt).
  4. Als u wilt, kunt u het selectievakje bij E-mail verzenden inschakelen om de geselecteerde gebruikers of groepen via e-mail te informeren over de uitnodiging om de gedeelde map te gebruiken.
  5. In het gedeelte "Machtigingen" kunt u een of meer selectievakjes inschakelen om de toegang voor de geselecteerde gebruikers of groepen te regelen.
  6. Nadat u de selecties heeft gemaakt, klikt u op Uitnodigen. De uitgenodigde gebruikers en groepen worden aan de lijst met goedgekeurde gebruikers toegevoegd.
  7. Als de gebruikers zijn toegevoegd, kunt u in de kolom "Uitnodiging geaccepteerd" volgen wanneer de gebruikers of groepen de uitnodiging accepteren via het Sharing Center in hun eigen account.
  8. U kunt aanvullende wijzigingen op basis van machtigingen aanbrengen en op Opslaan klikken als u klaar bent.

Gebruikers en groepen toegang verlenen

Nadat u de lidmaatschapen voor gebruikers en groepen voor uw gedeelde map heeft toegewezen, kunt u machtigingen aan elk daarvan toekennen.

  1. Klik in uw LastPass-kluis op de gewenste gedeelde map op Beheren.
  2. In het navigatiegedeelte rechts van het venster "Lidmaatschappen" gebruikt u de kolommen "Alleen-lezen", "Beheerder" en "Wachtwoorden verbergen" om de relevante machtigingen voor elke gebruiker of groep te wijzigen:
    • Alleen-lezen voorkomt dat de gebruiker of groep items toevoegt aan of verwijdert uit een gedeelde map. Ook voorkomt deze optie dat er bijgewerkte informatie over gebruikersnamen, wachtwoorden of veilige notities in de map wordt opgeslagen. Als evenwel blijkt dat er een wijziging op siteniveau is aangebracht, dan kunnen we dit niet blokkeren. Deze optie zou er dus eventueel toe kunnen leiden dat de rest van het team wordt buitengesloten. Het is ons advies om buiten LastPass een beleidsregel op te stellen die bijwerken uitsluit (als dat uw doel is) en niet "Alleen-lezen" als machtigingsoptie te selecteren. Als een gebruiker toch de aanmeldingsgegevens bijwerkt, wordt deze wijziging in LastPass opgeslagen en wordt deze gebeurtenis in de rapporten geregistreerd zodat u dit naar de eigenaar kunt terugleiden.
    • Beheerder geeft de gebruiker gelijke beheerdersrechten over de gedeelde map, waaronder: het toevoegen en verwijderen van gebruikers en het beperken van toegang tot afzonderlijke site-wachtwoorden in de map. Een beheerder van gedeelde mappen is niet dezelfde rol als een LastPass Enterprise-beheerder. Lees meer over de opties voor gedeelde mappen die beschikbaar zijn voor LastPass Enterprise-beheerders.
    • Wachtwoorden verbergen voorkomt dat de gebruikers de aanmeldingsgegevens zien. Ze kunnen de tools gebruiken via automatisch invullen of automatisch aanmelden maar ze zullen de feitelijke aanmeldingsgegevens niet zien. Lees meer over verborgen wachtwoorden.
  3. Nadat u de gewenste selecties heeft gemaakt, klik u op Opslaan en krijgen de gebruikers en/of groepen de machtigingen die u heeft toegekend.

Info over toegang voor gebruikersgroepen

Wanneer u gebruikersgroepen aan gedeelde mappen toewijst, moet u op het volgende letten om conflicten te voorkomen:

  • Als u een gebruiker toevoegt aan een gebruikersgroep die aan een gedeelde map is toegewezen, krijgt de gebruiker toegang tot die gedeelde map.
  • Als u een gebruiker toevoegt via automatische inrichting (bijv. Active Directory Connector) en de gebruiker wordt toegewezen aan een groep die al toegang heeft tot een gedeelde map, krijgt de gebruiker pas toegang tot die gedeelde map wanneer een ander groepslid van de map zich bij LastPass aanmeldt via de browserextensie. Bij deze gebeurtenis worden de deelsleutels uitgewisseld tussen de twee gebruikersaccounts, waardoor de nieuwe gebruiker toegang krijgt. Om dit automatisch te laten gebeuren nadat de nieuwe gebruiker aan de groep is toegewezen en gesynchroniseerd, moet u de beleidsregel "Deelsleutel vooraf maken" inschakelen.
  • Wanneer een LastPass-gebruiker (die geen LastPass Enterprise-beheerder is) een gedeelde map maakt, wordt deze de beheerder van de gedeelde map en kan hij of zij zowel individuen als groepen aan die map toevoegen. Deze beheerders van gedeelde mappen hebben evenwel niet de mogelijkheid te zien wie de leden van een groep zijn. Dit is uitsluitend voorbehouden aan LastPass Enterprise-beheerders via de Admin Console). Om die reden moeten beheerders van gedeelde mappen (die niet ook LastPass Enterprise-beheerder zijn) terughoudend te werk gaan bij het toevoegen van gebruikersgroepen aan een gedeelde map, aangezien de groep gebruikers kan bevatten die geen toegang tot items in die map zouden moeten krijgen.
Opmerking: Als gebruikers via groepslidmaatschappen meerdere keren aan een gedeelde map worden toegevoegd, gelden de meest beperkende machtigingen voor hun toegang. Als ze meerdere keren op individuele titel worden toegevoegd, hebben de machtigingen die voor de share zelf gelden prioriteit.

De toegang voor gebruikers en groepen beperken

Als beheerder van een gedeelde map kunt u de toegang tot elke website en veilige notitie beperken per gebruiker of groep.

  1. Klik in uw LastPass-kluis op de gewenste gedeelde map op Beheren.
  2. Klik in de kolom "Actie" op het pictogram Bewerken naast de beoogde gebruiker of groep en maak vervolgens een keuze uit de volgende opties:
    • Niet-beschikbare items selecteren (opt-out) – Klik en versleep items van de kolom "Beschikbare items" naar de kolom "Niet-beschikbare items" om te voorkomen dat uw gebruiker of groep de geselecteerde items opent. Als er een nieuw item aan de gedeelde map wordt toegevoegd, is het direct beschikbaar voor alle leden, tenzij u het verplaatst naar de kolom "Niet-beschikbaar" om de toegang te beperken.
    • Beschikbare items selecteren (opt-in) – Schakel het selectievakje in voor de optie Liever dan niet-beschikbare items opgeven... om de kolommen van positie te laten verwisselen, en klik en versleep vervolgens items van de kolom "Niet-beschikbare items" naar de kolom "Beschikbare items" om alleen uw gebruiker of groep toegang tot de geselecteerde items te verlenen. Als er een nieuw item aan de gedeelde map wordt toegevoegd, wordt het direct toegevoegd aan de kolom "Niet-beschikbare items" en hebben uw gebruiker of groep geen toegang tot het item totdat u het versleept naar de kolom "Beschikbare items" om de toegang toe te staan.
  3. Desgewenst kunt u het selectievakje bij de optie Toepassen op andere gebruikers inschakelen om de selecties voor toegangsmachtigingen ook voor andere gebruikers en groepen te laten gelden.
  4. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

De toegang voor gebruikers of groepen intrekken

Als beheerder van een gedeelde map kunt u de toegang tot uw gedeelde map per gebruiker of groep verwijderen. Hiermee wordt de toegang tot de map en eventuele site-wachtwoorden en/of veilige notities in de map ingetrokken.

  1. Klik in uw LastPass-kluis op de gewenste gedeelde map op Beheren.
  2. Klik in het navigatiegedeelte rechts van het venster "Lidmaatschappen" op het pictogram Verwijderen naast de beoogde gebruiker of groep.
  3. Wanneer u gevraagd wordt te bevestigen, klikt u op Ja.

Een gedeelde map verwijderen

  1. Selecteer vanuit de kluis Sharing Center in het navigatiegedeelte links.
  2. Klik op het tabblad Gedeelde mappen beheren.
  3. Zoek de gewenste gedeelde map en klik op het pictogram Verwijderen in het navigatiegedeelte rechts.
  4. Wanneer u gevraagd wordt te bevestigen, klikt u op Ja.

Uw gedeelde map is nu verplaatst naar uw Verwijderde Items.

Best practices voor het verwijderen van een gedeelde map

  1. Verplaats alle items uit uw gedeelde map naar een (niet-gedeelde) standaardmap (lees hierboven hoe u dat doet).
  2. Verwijder alle toegewezen gebruikers voor de gedeelde map (lees hierboven hoe u dat doet).
  3. Verwijder de (nu lege) gedeelde map (ga naar het Sharing Center in het navigatiegedeelte links > Gedeelde mappen beheren > klik op het pictogram Verwijderen Ja om te bevestigen).

Uw gedeelde map is nu verplaatst naar uw Verwijderde Items.

Een gedeelde map definitief verwijderen

  1. Selecteer vanuit de kluis Sharing Center in het navigatiegedeelte links.
  2. Klik op het tabblad Gedeelde mappen beheren en schakel het selectievakje in bij de optie Verwijderde gedeelde mappen weergeven.
  3. Klik op het pictogram Definitief verwijderen .
  4. Klik op Ja om te bevestigen.

Een map veranderen in een gedeelde map

Als u uw site-wachtwoorden en/of veilige notities heeft georganiseerd in standaardmappen, kunt u deze mappen eenvoudig omzetten naar een gedeelde map. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. Ga In uw LastPass-kluis naar de gewenste map.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer Delen.
  3. Voer een naam in voor de zojuist omgezette gedeelde map en klik vervolgens op Maken.
  4. Klik in het menu links op Sharing Center en vervolgens op de nieuwe gedeelde map op Beheren om wijzigingen aan te brengen voor de items in deze gedeelde map, de gebruikers en/of groepen die toegang hebben en de machtigingen per individu of groep.

Mappen delen met gebruikers buiten uw Enterprise-account

Wilt u een map delen met iemand buiten uw Enterprise-account? U kunt per gedeelde map maximaal vijf LastPass-gebruikers buiten uw Enterprise uitnodigen, ongeacht hun type account (tenzij uw beheerder beleidsregels heeft ingesteld om deze mogelijkheid te beperken).

  1. Selecteer in uw LastPass-kluis Sharing Center in het navigatiegedeelte links.
  2. Houd de cursor boven de gewenste gedeelde map en klik op Beheren.
  3. Voer in het gedeelte "Gebruikers of groepen uitnodigen" handmatig de naam in van de LastPass-gebruiker buiten uw Enterprise-account. Schakel indien gewenst het selectievakje in bij de optie "E-mail verzenden".
  4. Selecteer in het gedeelte "Machtigingen" de gewenste toegang voor de uitgenodigde gebruiker.
    Opmerking: Een uitgenodigde gebruiker buiten uw Enterprise-account kan geen beheerder van een gedeelde map zijn – deze gebruiker krijgt alleen-lezen-toegang.
  5. Als u klaar bent, klikt u op Uitnodigen om aan de gebruiker door te geven dat u een map met hem of haar wilt delen.
  6. Zodra de gebruiker is uitgenodigd, verschijnt de statusvermelding "Buiten uw Enterprise" onder de gebruikersnaam om het onderscheid met de gebruikers binnen uw Enterprise-account duidelijk te maken.

Info over verborgen wachtwoorden voor items in gedeelde mappen

Wanneer u een item deelt, moet u zich – ongeacht de vraag of u de optie "Ontvanger toestaan om het wachtwoord te zien" inschakelt – bewust zijn van het volgende:

  • Behendige eindgebruikers kunnen in principe het wachtwoord achterhalen als ze gebruikmaken van geavanceerde technieken, maar LastPass kan deze gegevens in geen geval inzien aangezien deze versleuteld zijn met hun openbare sleutel.
  • Het is ook mogelijk gedeelde wachtwoorden te achterhalen met gebruikmaking van een andere wachtwoordbeheerder.

Om deze redenen adviseert LastPass u een veilig wachtwoord aan te maken dat uitsluitend bedoeld is voor de site die u deelt. Zo voorkomt u het delen van wachtwoorden waarvan u niet wilt dat de ontvanger die heeft.