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Funzionalità per l'organizzatore, domande frequenti

Esaminare le domande frequenti relative al ruolo dell'organizzatore.

È necessario avere effettuato l'accesso al sito Web per pianificare, organizzare o controllare una chiamata?

L'organizzatore può creare un PIN di sicurezza per ciascuna riunione?

Si può assegnare un codice di addebito interno alle chiamate?

È presente un indicatore visivo sulla pagina Controlli Web che consenta all'organizzatore di individuare la linea o il partecipante particolare da cui proviene rumore?

Vi è una funzionalità appello?

Vi è una funzionalità codice di addebito?

Possono esserci più organizzatori per una chiamata?

Che cos'è la Modalità Conferenza?

Che cos'è la funzionalità alzata di mano?

Qual è la frequenza di aggiornamento della pagina Controlli Web?

Password dimenticata. Come posso recuperare la password?

Vi è un modo per disattivare la musica di attesa?

Vi è un modo per disattivare i segnali acustici di ingresso/uscita?

La conferenza telefonica può continuare anche dopo l'abbandono da parte dell'organizzatore?

È necessario avere effettuato l'accesso al sito Web per pianificare, organizzare o controllare una chiamata?

No. L'organizzatore di una conferenza telefonica non deve effettuare l'accesso al sito Web per pianificare, organizzare o controllare una chiamata. OpenVoice è un servizio di conferenza senza necessità di prenotazione che fornisce a ciascun organizzatore un determinato insieme di numeri di accesso, un ID sala conferenza virtuale e un PIN organizzatore da utilizzare in qualsiasi momento. L'organizzatore può scegliere di gestire una chiamata tramite i Comandi del telefono o i Controlli Web.

Tuttavia, vi sono dei vantaggi se si utilizza il portale Web dell'organizzatore. Fra questi vi sono: i Controlli Web per l'audio, la funzionalità alzata di mano, la creazione di relazioni sull'utilizzo e la pianificazione basata su Web per migliorare l'esperienza di utilizzo della gestione delle riunioni.

L'organizzatore può creare un PIN di sicurezza per ciascuna riunione?

Sì, come organizzatore è possibile proteggere la conferenza mediante l'impostazione di un codice di sicurezza che i partecipanti devono fornire per accedere alla conferenza.

1. Accedere all'account OpenVoice

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Sicurezza conferenza.

4. Selezionare per implementare un codice di sicurezza per la sessione. È possibile impostare un codice di sicurezza predefinito nella pagina Impostazioni; tuttavia, si avrà l'opzione di ignorare il codice di sicurezza predefinito quando si avvierà la conferenza telefonica.

Tenere presente che la lunghezza del codice di sicurezza deve essere compresa tra 4 e 20 cifre numeriche.

5. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.

È presente un indicatore visivo sulla pagina Controlli Web che consenta all'organizzatore di individuare la linea o il partecipante particolare da cui proviene rumore?

No.

Vi è una funzionalità appello?

Sì. Gli organizzatori possono richiedere ai partecipanti di registrare il proprio nome durante il collegamento a una conferenza. Il sistema annuncerà l'arrivo e l'abbandono di ciascun partecipante utilizzando il nome registrato. È possibile attivare questa funzionalità selezionando l'opzione appropriata nella sezione Gestione conferenza nella pagina Impostazioni

L'organizzatore può ascoltare la riproduzione dei nomi di tutti i partecipanti presenti alla conferenza telefonica, se immette il comando del telefono #3.

Si può assegnare un codice di addebito interno alle chiamate?

Sì. Questa funzionalità speciale può essere attivata dal manager dell'account. La funzionalità codice di addebito consente all'organizzatore di immettere un numero prima dell'inizio di una riunione. Questo numero verrà poi visualizzato insieme alle riunioni associate ad esso nel documento Chiarezza nella fatturazione che verrà inviato al contatto del reparto addetto alla contabilità fornitori alla fine del ciclo di fatturazione. La funzionalità codice di addebito consente alle aziende di acquisire questi dati durante una conferenza telefonica e ordinare i dati di fatturazione per poter addebitare i costi di utilizzo.

Per impostare la funzionalità Codice di addebito:

1. Accedere all'account OpenVoice.

2. Nel riquadro di navigazione sinistro, fare clic su Impostazioni.

3. Nella pagina Impostazioni, passare alla sezione Fatturazione codice di addebito.

4. Si può selezionare per attivare l'acquisizione del codice di addebito. È possibile impostare un valore predefinito del codice di addebito nella pagina Impostazioni e utilizzarlo per ogni chiamata. È possibile scegliere di ignorare il codice di addebito predefinito all'avvio della conferenza telefonica.

Tenere presente che la lunghezza del codice di addebito deve essere compresa tra 2 e 20 cifre numeriche.

5. Fare clic su Salva per applicare le modifiche.

Possono esserci più organizzatori per una chiamata?

Sì, più organizzatori possono essere collegati a 1 conferenza telefonica. Tuttavia, solo una sala conferenza virtuale e un PIN organizzatore possono essere utilizzati per accedere a una conferenza.

Nota: se più organizzatori si collegano alla riunione con la sala conferenza virtuale dell'organizzatore e il PIN organizzatore, tali utenti verranno visualizzati nell'elenco dei partecipanti online come organizzatori.

Che cos'è la Modalità Conferenza?

La Modalità Conferenza fa in modo che sia disattivato l'audio per tutti i partecipanti alla conferenza ad eccezione degli organizzatori. La maggior parte dei disturbi audio della conferenza è causata da più partecipanti che parlano simultaneamente o da rumori di sottofondo presenti nella conferenza. Se si utilizza la Modalità Conferenza, l'audio di tutti i partecipanti tranne l'organizzatore è disattivato, pertanto la qualità audio della conferenza è migliore. L'organizzatore può attivare questa funzionalità se preme *8 sulla tastiera del telefono:

  • Se si preme la prima volta si imposta la conferenza in Modalità Conferenza, ma si consente tuttavia ai partecipanti di riattivare il proprio audio per parlare.
  • Se si preme la seconda volta si imposta la conferenza in Modalità Conferenza e i partecipanti non possono riattivare il proprio audio.
  • Se si preme la terza volta si disattiva la Modalità Conferenza e l'audio di tutti i partecipanti è riattivato.

Che cos'è la funzionalità alzata di mano?

L'alzata di mano è una funzionalità attivata quando la conferenza è in Modalità Conferenza e consente di avvertire l'organizzatore che un partecipante con l'audio disattivato ha una domanda e desidera parlare. Il partecipante attiva la funzionalità alzata di mano premendo *9 sulla tastiera del telefono. Verrà visualizzata un'icona gialla a forma di mano nello schermo Controlli Web dell'organizzatore per avvertirlo che un partecipante desidera parlare. L'organizzatore può quindi riattivare l'audio della linea del partecipante facendo clic sull'icona Disattiva audio .

Qual è la frequenza di aggiornamento della pagina Controlli Web?

La pagina Controlli Web è aggiornata circa ogni 10 secondi.

Ho dimenticato la password. Come posso recuperare la password?

1. Andare alla pagina Password dimenticata? facendo clic sul collegamento Password dimenticata? nella pagina di accesso.

2. Immettere l'indirizzo e-mail che si utilizza per accedere all'account.

3. Fare clic su Continua per reimpostare la password.

3. Una volta ricevuto il messaggio e-mail Si è dimenticata la password?, fare clic sul collegamento per crearne una nuova. Quindi effettuare l' accesso con la nuova password.

Vi è un modo per disattivare la musica di attesa?

Sì. Nella pagina Impostazioni, nella sezione Gestione conferenza, impostare l'opzione avviare la conferenza solo se l'organizzatore è il primo partecipante su . La riunione verrà avviata quando l'organizzatore si collegherà e la musica verrà disattivata.

Vi è un modo per disattivare i segnali acustici di ingresso/uscita?

Sì. È possibile disattivare i segnali acustici di ingresso/uscita se si preme #1 sulla tastiera del telefono durante la conferenza telefonica.

La conferenza telefonica può continuare anche dopo l'abbandono da parte dell'organizzatore?

Sì. Una conferenza telefonica può continuare con altri partecipanti dopo l'abbandono da parte dell'organizzatore. L'organizzatore può impostare il numero di minuti con un limite massimo di 60 minuti;

Per effettuare questa scelta, selezionare per l'opzione Consenti ai partecipanti di continuare la conferenza quando l'utente si scollega nella pagina Impostazioni, nella sezione Gestione conferenza.