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FAQ des fonctionnalités de l'organisateur

Consulter les questions fréquemment posées sur le rôle de l'organisateur.

Dois-je avoir ouvert une session sur le site Web pour planifier, réaliser ou contrôler un appel ?

L'organisateur peut-il créer un code confidentiel pour chaque réunion ?

Est-ce que les appels peuvent se voir attribuer un code de frais interne ?

Un indicateur visuel existe-t-il sur la page des contrôles Web qui alerte l'organisateur de quelle ligne ou participant provient du bruit ?

Une liste de présence existe-t-elle ?

Une fonctionnalité de code de frais existe-t-elle ?

Peut-il exister plusieurs organisateurs sur un appel ?

Qu'est-ce sont les conférences en mode Lecture ?

Qu'est-ce que la fonction de main levée ?

Quelle est la fréquence d'actualisation sur la page des contrôles Web ?

J'ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je récupérer mon mot de passe ?

Existe-t-il une façon de désactiver la musique d'attente ?

Existe-t-il une façon de désactiver les bips d'entrée/de sortie ?

La téléconférence peut-elle continuer même après le départ de l'organisateur ?

Dois-je avoir ouvert une session sur le site Web pour planifier, réaliser ou contrôler un appel ?

Non. L'organisateur de la téléconférence n'a pas à ouvrir une session sur le site Web pour pouvoir planifier, réaliser ou contrôler une téléconférence. OpenVoice est un service de conférence sans réservation qui fournit à chaque organisateur un ensemble de numéros d'accès fixe, un ID de salle de conférence et un code confidentiel d'organisateur à tout moment. L'organisateur peut choisir de gérer un appel à l'aide des commandes de téléphone ou des contrôles Web.

Toutefois, il existe des avantages à l'utilisation d'un portail Web d'organisateur. Ceux-ci comprennent : contrôles Web pour l'audio, la fonction de main levée, la création de rapports d'utilisation et la planification Web pour améliorer l'expérience de gestion de la réunion.

L'organisateur peut-il créer un code confidentiel pour chaque réunion ?

Oui, en tant qu'organisateur, vous pouvez sécuriser votre conférence en définissant un code de sécurité que les participants doivent fournir pour rejoindre la conférence.

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Dans la page Paramètres, accédez à la section Sécurité des conférences.

4. Vous pouvez sélectionner Oui pour implémenter un code de sécurité par session. Vous pouvez définir un code de sécurité par défaut dans la page Paramètres, mais vous aurez la possibilité de substituer ce code de sécurité par défaut lorsque vous démarrez votre téléconférence.

Rappelez-vous que la longueur du code de sécurité doit se situer entre 4 à 20 chiffres.

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Un indicateur visuel existe-t-il sur la page des contrôles Web qui alerte l'organisateur de quelle ligne ou participant provient du bruit ?

Non.

Une liste de présence existe-t-elle ?

Oui. Les organisateurs peuvent demander aux participants d'enregistrer leur nom lorsqu'ils rejoignent une conférence. Le système annoncera l'arrivée et le départ de chaque participant avec le nom enregistré qui lui correspond. Vous pouvez activer cette fonctionnalité en sélectionnant l'option appropriée dans la section Gestion des conférences de la page Paramètres.

L'organisateur peut écouter une lecture de tous les participants présents dans une téléconférence en entrant la commande téléphonique #3.

Est-ce que les appels peuvent se voir attribuer un code de frais interne ?

Oui. Cette fonctionnalité de préférences peut être activée par votre gestionnaire de compte. La fonctionnalité de code de frais permet à l'organisateur d'entrer un numéro avant le début d'une réunion. Ce numéro apparaîtra ensuite dans les réunions associées à celui-ci sur l'instruction Truth-In-Billing envoyée à votre contact Montant à payer à la fin du cycle de facturation. La fonctionnalité de code de frais permet à des sociétés de capturer ces données lors de la téléconférence et de trier les données de facturation à des fins de remboursement.

Pour définir la fonctionnalité de code de frais :

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres.

3. Sur la page Paramètres, accédez à la section Facturation du code de frais.

4. Vous pouvez sélectionner Oui pour activer la capture de code de frais. Vous pouvez définir le code de frais par défaut sur la page Paramètres, puis l'utiliser pour chaque appel. Vous avez la possibilité de substituer ce code de frais par défaut lorsque vous démarrez votre téléconférence.

N'oubliez pas que la longueur du code de frais doit se situer entre 2 et 20 caractères numériques.

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Peut-il exister plusieurs organisateurs sur un appel ?

Oui, plusieurs organisateurs peuvent avoir ouvert une session dans une téléconférence. Toutefois, seule une salle de conférence et un code confidentiel de l'organisateur peuvent être utilisés pour joindre une conférence.

Remarque : lorsque plusieurs organisateurs se connectent à la réunion avec la salle de conférence et le code confidentiel de l'organisateur, ces utilisateurs s'afficheront dans la liste des participants en ligne comme organisateurs.

Qu'est-ce sont les conférences en mode Lecture ?

La fonctionnalité de mode Lecture désactive le son de tous les participants à la conférence à l'exception de l'organisateur (ou des organisateurs). La plupart des perturbations audio durant les conférences sont dues au fait qu'un ou plusieurs participants parle(nt) simultanément ou qu'il existe des bruits de fond dans la conférence. En utilisant le mode Lecture, le son de tous les participants à l'exception de l'hôte ou de l'organisateur est désactivé, améliorant ainsi la qualité audio de la conférence. L'organisateur peut activer cette fonctionnalité en appuyant sur *8 sur le clavier numérique de son téléphone :

  • Le fait d'appuyer sur une première fois place la conférence en mode Lecture, mais les participants peuvent toujours activer leur microphone par eux-mêmes pour parler.
  • Le fait d'appuyer sur une seconde fois place la conférence en mode Lecture et les participants ne peuvent pas activer leur microphone eux-mêmes.
  • Le fait d'appuyer sur une troisième fois désactive le mode Lecture et le son de tous les participants est activé.

Qu'est-ce que la fonction de main levée ?

La fonction de main levée est une fonctionnalité, activée lorsque la conférence est en mode Lecture, qui permet d'alerter l'hôte qu'un participant dont le son est désactivé veut poser une question et voudrait parler. Le participant active la fonction de main levée en appuyant sur *9 sur le clavier numérique de son téléphone. Une icône jaune en forme de main apparaît sur l'écran des contrôles Web de l'organisateur pour l'alerter du participant qui voudrait parler. L'organisateur peut ensuite activer le son de la ligne de ce participant en cliquant sur l'icône de désactivation du son .

Quelle est la fréquence d'actualisation sur la page des contrôles Web ?

La page des contrôles Web s'actualise environ toutes les dix secondes.

J'ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je récupérer mon mot de passe ?

1. Accédez à la page Mot de passe oublié ? en cliquant sur le lien Mot de passe oublié ? sur la page d'ouverture de session.

2. Entrez l'adresse e-mail que vous utilisez pour ouvrir une session sur votre compte.

3. Cliquez sur Continuer pour réinitialiser votre mot de passe.

3. Une fois que vous aurez reçu l'e-mail Mot de passe oublié, cliquez sur le lien pour créer un nouveau mot de passe. Puis ouvrez une session à l'aide de votre nouveau mot de passe.

Existe-t-il une façon de désactiver la musique d'attente ?

Oui. Dans la page Paramètres, sous la section Gestion des conférences, définissez l'option La conférence démarre si l’organisateur est le premier participant sur Oui. La réunion sera démarrée lorsque l'organisateur se connecte et la musique sera désactivée.

Existe-t-il une façon de désactiver les bips d'entrée/de sortie ?

Oui. Vous pouvez désactiver les bips d'entrée/de sortie en appuyant sur #1 sur votre téléphone lors de la téléconférence.

La téléconférence peut-elle continuer même après le départ de l'organisateur ?

Oui. Une conférence peut continuer avec les autres participants après le départ de l'organisateur. L'organisateur peut définir le nombre de minutes avec une limite maximale de 60 minutes

Pour cela, vous devez sélectionnez Oui pour l'option Autoriser les participants à poursuivre la conférence lorsque vous vous déconnectez dans la page Paramètres, sous la section Gestion des conférences.