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Démarrer, planifier et gérer des conférences

OpenVoice est une plate-forme de conférence sans réservation, en tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez organiser des réunions sur votre téléphone 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. La planification n'est pas obligatoire pour effectuer une téléconférence OpenVoice. Il vous suffit de fournir aux participants des informations de connexion OpenVoice et vous pouvez démarrer un appel à tout moment.

Planifier une conférence

Vous pouvez planifier une conférence pour plusieurs participants en utilisant vos informations d'identification d'organisateur ou à l'aide de votre plug-in Outlook OpenVoice.

Planifier une conférence à partir du Web

Planifier une conférence avec le plug-in Outlook

Remarque : la fonctionnalité Inviter & Planifier dans OpenVoice n'est pas synchronisée avec votre programme de calendrier. Vous devez ouvrir une session sur votre compte OpenVoice pour consulter vos informations de conférences planifiées.

Planifier une conférence à partir du Web

1. Ouvrez une session sur votre compte OpenVoice.

2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Inviter & Planifier.

3. Entrez votre nom et l'objet de la réunion comme vous souhaitez les voir affichés dans les invitations des conférences, puis cliquez sur Planifier.

4. Dans le champ Détails, fournissez aux participants les informations sur la téléconférence, telles que vous voulez qu'elles apparaissent dans les invitations. Puis sélectionnez la date, l'heure de début et la durée estimée de la téléconférence.

Remarque : le fuseau horaire par défaut sélectionné pour la téléconférence est basé sur le fuseau horaire affiché sur l'ordinateur à partir duquel vous effectuez la planification de la conférence. Il n'est pas lié au fuseau horaire sélectionné sous les informations personnelles sur la page Mon compte.

5. Vous pouvez ajouter des participants en effectuant l'une des opérations suivantes :

  • Ajouter manuellement : entrez le nom et l'adresse e-mail du ou des contact(s) individuellement pour ajouter des participants à votre téléconférence

a. Entrez le nom du contact et l'adresse e-mail du contact.

b. Cliquez sur le bouton Ajouter des participants pour afficher plus de champs pour entrer des contacts et leurs adresses e-mail.

c. Cliquez sur le bouton pour supprimer des contacts.

d. Enregistrer ce groupe de contacts pour les appels à venir, cliquez sur le bouton Enregistrer ce groupe de contacts. Entrez le nom de groupe, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Ajouter à Mes Contacts : sélectionnez les participants à la téléconférence à partir du champ Mes contacts.

a. Dans le champ Mes contacts, cliquez sur le nom du ou des contact(s) que vous voulez ajouter. Le nom et l'adresse e-mail du contact sera automatiquement ajoutée à votre liste des participants.

b. Cliquez sur  Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Chaque participant recevra une invitation à la conférence par e-mail et la réunion planifiée apparaîtra sous « Prochaines conférences » sur la page Inviter et planifier.

Remarque : il n'est pas nécessaire de planifier une conférence pour utiliser le service. Toutefois, il est recommandé de planifier une conférence à l'avance afin que tous les participants puissent être notifiés avec les détails de la téléconférence.

Planifier une conférence avec le plug-in Outlook

1. Sur la barre d'outils Outlook, cliquez sur Schedule OpenVoice Conference (Planifier une conférence OpenVoice).

Office 2003/2007

Office 2010/2013

2. Sélectionnez la date et l'heure de votre réunion, ajoutez les adresses e-mail des invités et, éventuellement, modifiez le sujet de votre invitation.

3. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre e-mail d'invitation à la conférence.