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Planifier une réunion dans Salesforce

Vous pouvez planifier une réunion pour un contact, un prospect ou une opportunité dans Salesforce. Vous pouvez également démarrer une réunion spontanée sans la planifier.

Planifier une nouvelle réunion

1. Dans Salesforce, ouvrez l'un des onglets suivants : Leads (Prospects), Contacts ou Opportunities (Opportunités).

2. Cliquez sur le nom du prospect, de l'opportunité ou du contact pour afficher la page Event Detail (Détails de l'événement) correspondante. Sur la page Event Detail (Détails de l'événement), vous pouvez sélectionner les options suivantes :

3. Pour planifier une nouvelle réunion, cliquez sur New GoToMeeting (Nouvelle réunion GoToMeeting). Un formulaire de création de réunion s'affiche.

4. Dans le formulaire Create GoToMeeting (Créer une réunion GoToMeeting), plusieurs champs sont renseignés automatiquement :

  • Assigned To (Affecté à) : utilisateur Salesforce actuel
  • Name (Nom) : prospect, contact ou opportunité sélectionné
  • Location (Emplacement) : URL de la réunion depuis GoToMeeting
  • Description : message d'invitation standard que vous pouvez modifier, copier et envoyer aux participants

Renseignez les champs suivants (les champs obligatoires sont indiqués par une barre rouge) :

  • Start (Début) : date et heure de début au format JJ/MM/AAAA hh:mm AM
  • End (Fin) : date et heure de fin au même format
  • Description : vous pouvez modifier l'invitation selon vos besoins

5. Sélectionnez le bouton Add invitees (Ajouter des invités) en bas de la page. La page Select event invitees (Sélectionner les invités à l'événement) s'affiche.

6. Utilisez l'encadré en haut pour rechercher et ajouter des invités. Cochez la case en regard d'un nom et cliquez sur Add to list (Ajouter à la liste) pour ajouter cette personne comme invité. Utilisez l'encadré du bas pour finaliser votre liste. Cliquez sur Remove (Supprimer) en regard d'un nom pour supprimer cet invité.

7. Une fois la liste des participants finalisée, cliquez sur Insert selected (Insérer les personnes sélectionnées) pour ajouter la liste des noms à la liste d'invitations. La boîte de dialogue Select event invitees (Sélectionner les invités à l'événement) se ferme.

8. Dans la page Create GoToMeeting (Créer une réunion GoToMeeting), vérifiez les détails de la réunion et cliquez sur Save and send invite (Enregistrer et envoyer l'invitation). L'enregistrement est effectué et un e-mail d'invitation avec une pièce jointe .ics est envoyé à tous les invités.

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