HELP FILE

FAQ sur la planification

Consultez la FAQ sur la planification de réunions ci-dessous !

Remarque : si vous vous êtes inscrit à Public Meeting Spaces bêta, la procédure sera différente de celle indiquée ci-dessous. En savoir plus.

Rubriques de cet article :

Questions générales

C'est la première fois que j'utilise GoToMeeting et je dois organiser une réunion. Que dois-je faire ?

Quelle est la différence entre une réunion ponctuelle et une réunion récurrente ?

Planification d'une réunion

Comment organiser une réunion récurrente (par exemple, tous les lundis) ?

Comment modifier la date et l'heure de ma réunion récurrente ?

Je n'arrive pas à sélectionner l'heure appropriée pour ma réunion.

Puis-je conserver les mêmes identifiant de réunion et/ou numéros de téléphone pour toutes mes réunions ?

Comment inviter des participants à ma réunion ?

Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?

Combien de temps peut durer une réunion ?

Combien de temps à l'avance puis-je planifier une réunion ?

Démarrage d'une réunion

Comment démarrer ma réunion ?

Puis-je démarrer ma réunion avant l'heure planifiée ?

Puis-je démarrer une réunion après l'heure planifiée ?

Que se passe-t-il si ma réunion dépasse la durée planifiée ?

Je ne vois pas ma réunion dans la liste Mes réunions. Que s'est-il passé ?

Configuration de votre réunion

Comment définir ou modifier le fuseau horaire de mon compte ?

Si je modifie une réunion planifiée, l'identifiant de la réunion et les informations de connexion sont-ils modifiés ?

Comment définir ou modifier les options audio de mes réunions ?

Puis-je planifier une réunion par téléconférence uniquement ?

Qu'est-ce qu'un numéro préféré et comment puis-je le définir ?

J'ai besoin de numéros de téléphone pour d'autres pays. Comment définir ou modifier les pays des numéros d'appel ?

Comment annuler ou supprimer une réunion ?

Dépannage

Ma réunion s'est arrêtée et une erreur s'affiche lorsque j'essaie de démarrer une réunion. Quelle est la cause du problème ?

Le message «  Une autre réunion est déjà planifiée pour cet horaire. » s'affiche. Qu'est-ce que cela signifie ?

Ma réunion va-t-elle expirer ?

 

Questions générales

 

C'est la première fois que j'utilise GoToMeeting et je dois organiser une réunion. Que dois-je faire ?

Bienvenue ! Nous allons vous accompagner dans vos premiers pas ! Pour commencer, ouvrez une session sur votre compte et cliquez sur le bouton Planifier orange. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les détails de votre réunion s'ouvre. Voir pour plus d'informations.

 

Planification d'une réunion

 

Comment organiser une réunion récurrente (par exemple, tous les lundis) ?

Il vous suffit de sélectionner «  Se produit plusieurs fois » dans le menu déroulant directement sous le titre de la réunion (lors de la planification d'une nouvelle réunion ou de la modification d'une réunion existante).

Lorsque vous sélectionnez cette option, les menus déroulants de date et d'heure disparaissent, car votre réunion étant récurrente, elle n'expire jamais et reste toujours disponible ! Lorsque vous invitez des personnes à rejoindre votre réunion à l'aide d'une application de calendrier tierce (par exemple, Microsoft Outlook ou Google Agenda), il vous suffit d'inclure l'URL de connexion pour votre nouvelle réunion.

 

Comment modifier la date et l'heure de ma réunion récurrente ?

Étant donné que votre réunion récurrente n'est associée à aucune date ou heure (car elle n'expire jamais), vous n'avez pas besoin de mettre à jour GoToMeeting même si vous modifiez la réunion. Il vous suffit de mettre à jour la date et l'heure dans l'application de calendrier que vous avez utilisée pour inviter d'autres personnes à votre réunion pour leur signaler que vous avez apporté des modifications !

Si vous avez planifié une seule réunion, vous devrez modifier la date et l'heure de la réunion.

 

Je n'arrive pas à sélectionner l'heure appropriée pour ma réunion.

Si vous planifiez une réunion qui se produira plusieurs fois (c'est-à-dire une réunion récurrente), il n'est pas nécessaire de planifier une date et une heure. Les réunions récurrentes sont disponibles 24h/24 et 7j/7 et n'expirent jamais !

Si vous planifiez une réunion qui n'aura lieu qu'une seule fois, GoToMeeting affichera automatiquement la date d'aujourd'hui et l'heure la plus proche dans le futur en fonction du fuseau horaire de votre compte. Vous pouvez modifier la date et l'heure par défaut comme suit :

  • Date : cliquez sur la date pour ouvrir le menu déroulant de calendrier, puis sur la date souhaitée (utilisez les flèches de défilement pour modifier les mois).
  • Heure : cliquez sur l'heure pour ouvrir le menu déroulant, puis entrez l'heure de début en séparant l'heure et les minutes par un signe deux-points. Vous pouvez également entrer l'heure au format 24h sans avoir à spécifier AM et PM (par exemple, «  14:00 » définira automatiquement l'heure de début sur 2:00 PM, même si le menu déroulant est défini sur AM). Notez que vous pouvez uniquement planifier une réunion dans le futur.
  • Durée : cliquez sur le menu déroulant de durée, puis sélectionnez la durée souhaitée de la réunion (par ex., 30 min, 60 min).
  • Fuseau horaire : si vous le souhaitez, cliquez sur Fuseau horaire de la réunion pour modifier le fuseau horaire dans lequel la réunion a été planifiée. Si vous recevez un message d'avertissement sur l'heure de début, vérifiez la date ou le fuseau horaire de votre compte. Si vous préférez, vous pouvez sélectionner un autre fuseau horaire dans lequel planifier la réunion (tel que le fuseau horaire de vos participants). GoToMeeting convertit automatiquement l'heure de début dans votre fuseau horaire pour faciliter la planification.
 

Puis-je conserver les mêmes identifiant de réunion et/ou numéros de téléphone pour toutes mes réunions ?

Oui. Vous pouvez procéder de deux façons :

  • Simplifiez vos réunions en réservant votre page de réunion personnalisée, qui est dotée d'une URL personnalisée et accessible 24h/24 et 7j/7 à l'aide d'un identifiant de réunion récurrente spécifique.

  • Vous pouvez également planifier une nouvelle réunion récurrente qui n'expire jamais et reste toujours disponible. Chaque réunion que vous planifiez dans GoToMeeting se voit attribuer un identifiant de réunion et des informations audio uniques, mais si vous utilisez la même réunion récurrente pour chaque occurrence de votre série de réunions (au lieu de planifier une nouvelle réunion pour chaque session), votre identifiant de réunion et vos informations audio restent les mêmes.

Remarque : gardez à l'esprit que les numéros de téléphone peuvent changer si vous ajoutez ou supprimez des pays à partir desquels il est possible de passer des appels (numéros interurbains et/ou numéros de téléphone gratuits), car GoToMeeting va générer des numéros de téléphone pour tous les pays sélectionnés.

 
 

Comment inviter des participants à ma réunion ?

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer pour planifier une réunion, GoToMeeting génère automatiquement le texte d'invitation avec toutes les informations permettant de participer à la réunion, y compris les informations audio.

Copiez le texte d'invitation et ouvrez votre application de calendrier, telle que Microsoft Outlook ou Google Agenda. Ouvrez une nouvelle réunion ou un nouveau rendez-vous dans votre calendrier, sélectionnez la date et l'heure et ajoutez des personnes à partir de votre liste de contacts comme vous le faites normalement pour d'autres réunions. Ensuite, il vous suffit de coller les informations de GoToMeeting et d'envoyer l'invitation de calendrier.

Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connectez-vous à votre compte en ligne et accédez à la page Paramètres pour plus d'informations.

 

Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?

Oui. Il est possible de planifier plusieurs réunions sur la même plage horaire, mais n'oubliez pas que vous ne pouvez organiser qu'une réunion à la fois. Un message vous informe du conflit lorsque vous essayez de planifier des réunions qui se chevauchent.

Toutefois, vous pouvez attribuer à toutes vos réunions un co-organisateur qui sera en mesure de démarrer la réunion pour vous. En outre, si vous devez quitter une réunion en cours sans pour autant y mettre fin, vous pouvez promouvoir un participant comme organisateur de façon à ce que la réunion puisse continuer sans vous.

Veuillez noter que pour attribuer un co-organisateur, vous devez tous les deux appartenir à un compte multi-utilisateur GoToMeeting. Vous pouvez modifier votre abonnement à tout moment pour ajouter des postes à votre compte.

 

Combien de temps peut durer une réunion ?

Dans le cas des réunions planifiées pour se produire une seule fois, vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 heures dans le menu déroulant. Vous pouvez également taper manuellement la durée souhaitée (en minutes). Veuillez noter que votre réunion ne sera pas coupée si vous dépassez cette durée.

Si vous souhaitez planifier une réunion sans spécifier de durée, essayez de planifier une réunion récurrente. Ces réunions ne sont liées à aucune date ou heure et n'expirent jamais !

 

Combien de temps à l'avance puis-je planifier une réunion ?

Vous pouvez planifier votre réunion autant de temps à l'avance que vous le vous souhaitez ; utilisez simplement les icônes de flèche sur le menu déroulant de calendrier pour faire défiler les mois et les années.

 

Démarrage d'une réunion

 

Comment démarrer ma réunion ?

Vous pouvez facilement démarrer votre réunion en y accédant depuis l'application de bureau ou l'application Web GoToMeeting ou tout simplement en cliquant sur l'URL de connexion. Consultez la section pour plus de détails sur le lancement de votre session.

Consultez les vidéos de formation pour Windows et Mac pour en savoir plus sur la manière de contrôler votre audio, de partager votre écran et d'utiliser d'autres fonctionnalités pendant une réunion.

 

Puis-je démarrer ma réunion avant l'heure planifiée ?

Oui. Votre réunion est disponible immédiatement après sa planification, vous pouvez donc la démarrer quand vous le souhaitez.

Vous pouvez également démarrer votre réunion plusieurs fois ; il s'agit du meilleur moyen de vous préparer à des conditions réelles ! Le démarrage d'une réunion en avance n'affecte en aucun cas votre planification ou l'invitation, il n'y a donc pas de raison de s'inquiéter.

Remarque : gardez à l'esprit que si vous avez planifié une réunion récurrente, vous pouvez l'utiliser à tout moment et elle n'expire jamais !

 

Puis-je démarrer une réunion après l'heure planifiée ?

Oui, les réunions sont créées avec suffisamment de marge au-delà de l'heure planifiée pour que vous puissiez poursuivre votre réunion en dépit de changements de dernière minute. Vos réunions planifiées resteront disponibles pendant 30 jours après l'heure de fin planifiée. Passé ce délai, l'identifiant de la réunion expirera et vous devrez planifier une nouvelle session.

Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion récurrente !

 

Que se passe-t-il si ma réunion dépasse la durée planifiée ?

Votre réunion se poursuivra sans interruption jusqu'à ce que vous la quittiez ou que vous y mettiez fin. Gardez à l'esprit que si vous utilisez une page de réunion personnalisée et que vous avez planifié des réunions consécutives, les participants à votre prochaine réunion pourront rejoindre votre première réunion si le délai imparti à cette dernière est dépassé !

 

Je ne vois pas ma réunion dans la liste Mes réunions. Que s'est-il passé ?

La page Mes réunions répertorie toutes vos réunions récurrentes, en cours et à venir. Si vous venez de planifier une réunion, essayez d'actualiser la page pour qu'elle apparaisse. Vous pouvez également cliquer sur Afficher les réunions des 30 derniers jours pour afficher plus de réunions (y compris celles dont l'heure de début est déjà passée).

Si vous ne voyez pas vos réunions dans la section Afficher les réunions des 30 derniers jours, il est possible que votre réunion ait expiré. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, vous pouvez planifier une réunion récurrente.

 

Configuration de votre réunion

 

Comment définir ou modifier le fuseau horaire de mon compte ?

Cliquez sur le menu Bonjour, en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez Mon compte dans la zone de navigation de droite. Cliquez sur Modifier en regard de « Informations personnelles » pour modifier le fuseau horaire.

 

Si je modifie une réunion planifiée, l'identifiant de la réunion et les informations de connexion sont-ils modifiés ?

La modification des détails de la réunion, tels que la date et l'heure, ne modifie pas l'identifiant ou les informations audio d'une réunion déjà planifiée.

Si vous ajoutez des numéros d'appel pour davantage de pays, les numéros d'appel pour tous les pays seront modifiés, car GoToMeeting génère de façon aléatoire des informations d'accès pour tous les pays sélectionnés.

Un texte d'invitation mis à jour est fourni lorsque vous enregistrez les modifications apportées à une réunion planifiée. Vous pouvez utiliser ce texte pour informer les participants des nouveaux horaires ou des informations audio supplémentaires.

 

Comment définir ou modifier les options audio de mes réunions ?

Pour afficher ou modifier les préférences audio de toutes vos réunions, ouvrez une session sur votre compte et accédez à Paramètres.

Vous pouvez également modifier les options audio pour une réunion particulière lors de la planification ou de la modification d'une réunion. Pour modifier votre réunion, recherchez-la dans Mes réunions et cliquez sur l'icône Modifier sur la droite.

GoToMeeting offre les options audio intégrées suivantes :

  • VoIP : vos participants et vous pouvez utiliser l'audio de votre ordinateur via le microphone et les haut-parleurs. Utilisez un casque pour une qualité sonore optimale.
  • Appel interurbain : GoToMeeting génère un numéro de téléphone aléatoire pour la connexion.
  • Numéros d'appels gratuits : si vous disposez d'OpenVoice Integrated, vous pouvez inclure des numéros d'appel gratuits pour la connexion. Apprenez-en plus sur le service audio d'appel gratuit ici ou apprenez comment ajouter OpenVoice Integrated à votre abonnement GoToMeeting.

Il vous suffit de cocher la case en regard de chaque option pour l'activer. Il est recommandé de fournir les options VoIP et d'appel par téléphone pour permettre à vos participants de choisir l'option audio qui leur convient le mieux.

Si vous souhaitez utiliser votre propre service de téléconférence au lieu de l'audio intégré de GoToMeeting, vous pouvez ajouter ces informations dans GoToMeeting. Il vous suffit de sélectionner l'option « Utiliser un service de téléconférence privé » et d'ajouter les instructions pour vos participants.

 

Puis-je planifier une réunion par téléconférence uniquement ?

Vous pouvez définir les options audio des réunions de manière à utiliser uniquement des numéros interurbains et/ou des numéros de téléphone gratuits, de façon à ce que tous les participants utilisent le téléphone pour se connecter à l'audio. Vous n'avez aucune obligation de partager votre écran ou d'utiliser toute autre fonctionnalité durant la réunion si ce n'est pas nécessaire.

Toutefois, vous devrez démarrer votre réunion en tant qu'organisateur avant que quiconque puisse se connecter. Vous pouvez démarrer votre réunion en cliquant sur Démarrer dans Mes réunions, via le lien de réunion disponible dans l'invitation, ou à l'aide de l'application GoToMeeting si vous l'avez installée.

 

Qu'est-ce qu'un numéro préféré et comment puis-je le définir ?

Vous pouvez inclure des numéros d'appel pour plus de 50 pays à l'aide de la fonction audio intégrée de GoToMeeting. Le texte d'invitation répertorie tous les numéros pour vos participants. Un numéro préféré est le numéro qui apparaît en haut de cette liste.

Pour définir votre numéro préféré, ouvrez une session sur votre compte et accédez à la page Paramètres. Dans la section Audio, cliquez sur Modifier en regard de l'option de connexion. Cochez les cases en regard de tous les pays que vous voulez inclure dans les informations d'appel. Cliquez sur l'icône d'étoile pour le définir en tant que numéro préféré. Cela permet de s'assurer que le numéro d'appel pour ce pays est toujours affiché en haut de la liste.

Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul numéro préféré à la fois.

 

J'ai besoin de numéros de téléphone pour d'autres pays. Comment définir ou modifier les pays des numéros d'appel ?

Vous pouvez inclure des numéros d'appel pour plus de 50 pays en sélectionnant les pays dans les paramètres audio.

Cliquez sur Modifier en regard de l'option de connexion dans les paramètres audio. Sélectionnez tous les pays que vous souhaitez inclure en cochant les cases correspondantes et en cliquant sur Enregistrer.

Si vous disposez d'OpenVoice Integrated, vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros d'appel gratuits de la même manière. Cliquez sur Modifier en regard des numéros d'appel gratuits et sélectionnez les pays que vous souhaitez.

Pour mettre à jour les préférences audio pour toutes vos réunions ultérieures, accédez à la page Paramètres de votre compte et apportez les modifications dans la section Audio.

 

Comment annuler ou supprimer une réunion ?

Si vous avez utilisé une application de calendrier tierce (par exemple, Outlook ou Google Agenda) pour inviter des participants à votre réunion, utilisez la même application pour les informer que la session est annulée. Vous n'avez pas besoin d'apporter des modifications à GoToMeeting, car votre session va tout simplement expirer.

Si vous souhaitez reporter votre réunion, vous pouvez modifier la date et l'heure. Consultez la section Modifier une réunion planifiée pour plus d'informations. Si vous souhaitez supprimer définitivement une réunion, veuillez consulter la section Annuler une réunion.

Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connectez-vous à votre compte en ligne et accédez à la page Paramètres pour plus d'informations.

 

Dépannage

 

Ma réunion s'est arrêtée et une erreur s'affiche lorsque j'essaie de démarrer une réunion. Quelle est la cause du problème ?

La réunion a peut-être expiré si elle a été planifiée pour se produire une seule fois et que l'heure de début programmée est dépassée.

Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion récurrente !

Si vous ne parvenez pas à démarrer une réunion et que des erreurs s'affichent lors de l'ouverture de session, veuillez nous contacter de façon à ce que nous puissions vérifier l'état de votre compte.

 

Le message «  Une autre réunion est déjà planifiée pour cet horaire. » s'affiche. Qu'est-ce que cela signifie ?

En tant qu'organisateur, vous ne pouvez organiser qu'une seule réunion à la fois. Il est donc possible que vous ayez déjà planifié une réunion qui entre en conflit avec celle que vous essayez de planifier. Pour plus d'informations, consultez la section Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?

Ces conflits peuvent se produire si vous partagez un compte GoToMeeting. Vous pouvez facilement ajouter des organisateurs à votre compte de sorte que chacun puisse planifier et organiser des réunions comme bon lui semble. Si vous avez besoin d'ajouter vos collègues à votre compte, vous pouvez nous contacter ou modifier votre abonnement à tout moment.

 

Ma réunion va-t-elle expirer ?

Dans le cas d'une réunion en cours, la session se poursuivra sans interruption jusqu'à ce que vous y mettiez fin ou que vous la quittiez, même si vous avez dépassé l'heure de fin planifiée.

Cependant, les réunions qui sont planifiées pour une date et une heure spécifiques expireront 30 jours après leur fin prévue et leur identifiant ne sera plus valide. Passé ce délai, l'identifiant de la réunion expirera et vous devrez planifier une nouvelle session. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion récurrente !