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Meeting Spaces (bêta)

Avec Meeting Spaces bêta, chaque fois que vous créez une nouvelle réunion, qu'elle soit planifiée ou récurrente, une page unique appelée « espace de réunion » est créée pour cette session. Vous pouvez utiliser cette page pour préparer la session en configurant les paramètres, en chargeant des fichiers, en publiant un ordre du jour et bien plus encore ! Vous pouvez même inviter vos participants à accéder à l'espace de réunion avant, pendant et après la session.

Les fonctionnalités disponibles sur votre compte peuvent varier selon votre abonnement.

Rubriques de cet article :

S'inscrire à Meeting Spaces bêta

Planifier une session avec un espace de réunion

Personnaliser et modifier un espace de réunion

Inviter des participants à un espace de réunion

FAQ générale

 

S'inscrire à Meeting Spaces bêta

Remarque : si vous ne voyez pas cette option dans l'onglet Bêta, Meeting Spaces bêta n'est probablement pas encore disponible pour votre compte. Veuillez patienter !

1. Connectez-vous à https://global.gotomeeting.com.

2. Cliquez sur l'icône de menu dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Versions Bêta et Labs.

3. Cliquez sur l'onglet Bêta dans la partie supérieure.

4. Cochez la case Conditions d'utilisation du service, puis cliquez sur Rejoindre la version bêta.

 

Planifier une session avec un espace de réunion

Remarque : pour le moment, Meeting Spaces bêta prend uniquement en charge les sessions planifiées à partir du Web. Si vous planifiez votre réunion à partir de l'application de bureau, d'applications mobiles ou de plug-ins de calendrier, cette version bêta ne s'appliquera pas et aucun espace de réunion ne sera créé.

1. Connectez-vous à https://global.gotomeeting.com.

2. Sur la page Mes réunions, cliquez sur Planifier.

3. Entrez un titre pour la réunion, puis sélectionnez la fréquence à laquelle elle doit avoir lieu.

4. Cliquez sur Enregistrer. Un espace de réunion unique va être créé pour votre nouvelle session, et vous serez redirigé vers cet espace automatiquement.

5. Et voilà ! Vous serez alors en mesure d'accéder à vos espaces de réunion à tout moment à partir de la page Mes réunions.

 

Personnaliser et modifier un espace de réunion

Vous pouvez personnaliser l'espace de réunion d'une session pour aider les participants à préparer les sessions à l'avance. À l'aide de l'espace de réunion, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires et même apporter des modifications à la réunion.

(a) Modifier le titre, la date et l'heure : cliquez sur le titre pour le modifier. Cliquez sur la date et l'heure pour afficher de nouveaux champs qui vous permettront de sélectionner de nouvelles date et heure.

(b) Ajouter une description : ajoutez une description en haut de l'espace de réunion afin que les participants sachent à quoi s’attendre durant la session.

(c) Démarrer la réunion : cliquez sur Démarrer la réunion pour démarrer immédiatement la session.

(d) Ajouter un ordre du jour : utilisez cet espace comme bon vous semble ! Vous pouvez ajouter un ordre du jour afin de déterminer les attentes avant une session, ou faire en sorte que l'espace de réunion s'ouvre durant la session active pour prendre des notes en temps réel. Vous pouvez modifier l'ordre du jour à tout moment.

(e) Charger et gérer des fichiers : chargez des fichiers pour vos participants avant ou pendant la session (tous les types de fichiers sont compatibles). Pour télécharger un fichier, les participants n'ont qu'à cliquer dessus. Vous pourrez ensuite voir la liste des personnes qui l'ont téléchargé. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des fichiers à tout moment.

(f) Inviter des participants : cliquez sur Copier l'invitation pour accéder à l'URL de l'espace de réunion, que vous pouvez envoyer aux participants afin qu'ils puissent afficher la page et l'utiliser pour rejoindre la session.

(g) Gérer les paramètres : cliquez sur Audio pour modifier le type d'audio que vous souhaitez offrir aux participants (par ex., VoIP, appel gratuit, personnalisé). Cliquez sur Co-organisateurs pour ajouter des organisateurs supplémentaires qui vous aideront à gérer la réunion.

 

Inviter des participants à un espace de réunion

Les espaces de réunion font office de page d'accueil vers laquelle vous pouvez diriger vos participants avant qu'ils rejoignent la session. Ils peuvent les utiliser pour se préparer à l'avance, suivre les modifications en temps réel au cours d'une session ou consulter des notes et des documents a posteriori.

1. Dans l'espace de réunion, cliquez sur Copier l'invitation.

2. Une fenêtre contextuelle affiche l'URL de l'espace de réunion, une description de la réunion, l'ordre du jour, les fichiers et les informations audio.

3. Copiez les informations et envoyez-les aux participants à l'aide de la méthode de votre choix (par exemple, par e-mail, message instantané, etc.). Dans la mesure où ils disposent de l'URL, ils peuvent accéder à l'espace de réunion.

4. Lorsque les participants accèdent à l'espace de réunion, ils peuvent afficher l'ordre du jour, télécharger des fichiers et participer à la réunion !

 

FAQ générale

Quelle est la configuration système requise pour la version bêta ?

Des espaces de réunion seront automatiquement créés pour vos sessions tant que vous les planifiez depuis un ordinateur Windows ou Mac équipé d'un navigateur Web à jour (par exemple, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari et Internet Explorer v9 ou version ultérieure).

Remarque : bien que les sessions créées à l'aide d'une application de navigateur mobile puissent fonctionner avec les espaces de réunion, les navigateurs mobiles ne sont pas officiellement pris en charge. Aucun espace de réunion ne sera créé si vous créez votre réunion à l'aide de l'application de bureau, de l'application mobile ou de plug-ins de calendrier.

Je ne vois pas l'onglet Bêta ; comment puis-je m'inscrire ?

Meeting Spaces bêta est uniquement disponible pour les organisateurs ayant configuré leur page de réunion personnelle. Si ce n'est pas encore fait, vous devez d'abord configurer votre page de réunion personnelle, puis suivre les instructions pour vous inscrire à la version bêta (vous devrez peut-être vous déconnecter, puis vous reconnecter).

Que se passe-t-il si j'ai déjà utilisé la version Meeting Rooms bêta dans le passé ?

Si vous vous êtes inscrit à la version Meeting Rooms bêta l'année dernière, vos espaces de réunion existants seront toujours disponibles. Ils seront mis à jour avec la nouvelle apparence de la fonctionnalité Meeting Spaces, mais ils ne permettront pas d'ajouter des ordres du jour ni de charger des fichiers.

Dois-je utiliser une version spécifique de l'application de bureau GoToMeeting pour utiliser cette fonctionnalité ?

Non. Étant donné que les espaces de réunion sont une fonctionnalité de votre compte Web (et non de l'application de bureau), la version de l'application de bureau que vous utilisez n'a pas d'importance. Votre compte Web reçoit automatiquement les dernières mises à jour.

FAQ sur la planification

Est-ce que je bénéficie d'un espace de réunion pour chaque réunion ?

Oui. Chaque réunion planifiée depuis le Web disposera de son propre espace de réunion unique.

Puis-je utiliser les espaces de réunion pour tout type de réunion ?

Oui. Un espace de réunion sera créé pour votre réunion, qu'elle soit récurrente ou planifiée (par exemple, ponctuelle).

Puis-je utiliser le même nom pour plusieurs espaces de réunion ?

Non. Chaque espace de réunion doit avoir un nom unique, car l'URL de l'espace est basée sur le nom. Le nom initial de chaque espace de réunion est créé automatiquement en fonction du nom de votre réunion. Par conséquent, si vous planifiez une réunion avec le même nom qu'une session planifiée précédemment, le nom de l'espace de réunion sera ajouté (par exemple, une session nommée « Synchronisation » peut être nommée « Synchronisation 1 »).

Puis-je verrouiller un espace de réunion ou en restreindre l'accès ?

Non. Tous les espaces de réunion sont publics et toute personne en possession du lien direct peut y accéder, il est donc recommandé de ne pas charger d'informations confidentielles.

Puis-je modifier la date et/ou l'heure de mes réunions si j'utilise la version bêta ?

Oui. Vous pouvez modifier la réunion à partir de la page Mes réunions, ou cliquer sur la date/l'heure en haut de l'espace de réunion de la session.

Puis-je envoyer un e-mail d'invitation à partir de l'espace de réunion ?

Aucune intégration ne vous permet d'envoyer automatiquement un e-mail. Toutefois, vous pouvez cliquer sur Copier l'invitation sous « Inviter des participants » pour afficher le contenu de l'invitation, puis le copier/coller dans un e-mail.

Puis-je supprimer un espace de réunion ?

Non. Dans la version bêta, les espaces de réunion n'expirent pas et ne peuvent pas être supprimés.

Puis-je créer un espace de réunion à partir de l'application de bureau, d'applications mobiles ou de plug-ins de calendrier ?

Non. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles.

FAQ sur l'ordre du jour et les fichiers

Ai-je besoin de créer un nouvel espace de réunion pour chaque réunion nécessitant un ordre du jour ?

Cela dépend de la façon dont vous souhaitez utiliser la fonction d'ordre du jour. Étant donné que vous pouvez modifier l'ordre du jour au cours de la réunion, vous pouvez l'utiliser pour prendre des notes sur la session. Si vous souhaitez que ces notes restent publiées afin de pouvoir y accéder ultérieurement, vous pouvez continuer à ajouter des notes au cours de la session suivante, ou planifier une nouvelle session avec un nouvel ordre du jour. Gardez à l'esprit que les réunions récurrentes n'ont qu'un seul ordre du jour, par conséquent vous devrez soit modifier l'ordre du jour pour chaque session, soit continuer à en ajouter.

Dois-je disposer d'un compte ShareFile pour utiliser les espaces de réunion ?

Non. Bien que les espaces de réunion utilisent une intégration ShareFile pour héberger vos fichiers, vous n'avez pas besoin d'avoir de compte. Il vous suffit de charger un fichier sur l'espace de réunion et nous nous occupons du reste !

Quel est l'espace de stockage disponible pour charger des fichiers sur les espaces de réunion ?

Chaque organisateur dispose d'un espace de stockage de 1 Go pour tous ses espaces de réunion. Si vous manquez d'espace de stockage, vous pouvez supprimer des fichiers d'anciens espaces de réunion dont vous n'avez plus besoin.

Puis-je ajouter plusieurs fichiers au même espace de réunion pour chaque session d'une réunion récurrente ?

Oui. Vous pouvez charger des fichiers ou modifier l'ordre du jour à tout moment, par conséquent vous pouvez, si vous le souhaitez, mettre à jour le contenu de l'espace de réunion avant chaque session.

Les participants pourront-ils accéder aux fichiers chargés depuis la session ?

Non. Les participants ne verront pas les fichiers dans le Panneau de configuration ou la barre d'outils ; ils devront accéder à l'espace de réunion de la session pour les télécharger.