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Intégrer les calendriers Office 365 ou Microsoft Exchange à GoToRoom

L'intégration des services de calendrier Office 365 ou Microsoft Exchange vous permet de choisir la salle comme lieu de réunion depuis votre calendrier et de voir les réunions planifiées dans la salle directement depuis l'équipement GoToRoom. Avant de commencer à planifier des réunions et d'attribuer des salles depuis votre calendrier, vous devez autoriser Cronofy Enterprise Connect à intégrer votre calendrier.

Cette fonction nécessite uniquement un accès administrateur informatique et un accès administrateur GoToMeeting.

GoToRoom Home Screen

Étape 1 : Intégration à Cronofy (administrateurs informatiques)

Le service tiers Cronofy Enterprise Connect facilite l'intégration de votre calendrier Office 365 ou Microsoft Exchange à GoToRoom. Les administrateurs nécessitent l'accès à l'API Exchange Web Services.

Si vous n'êtes pas l'administrateur informatique du compte, contactez votre service informatique pour la configuration des prochaines étapes.

  1. Créez un nouveau compte de service. Obtenez de l'aide supplémentaire ici.
  2. Créez un nouveau rôle de gestion et ajoutez le rôle ApplicationImpersonation. Définissez ensuite le compte de service comme membre.

  1. Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un calendrier de ressources pour la salle de conférence avec le système GoToRoom. Obtenez de l'aide supplémentaire ici.
  2. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell en suivant les étapes 1 à 3 disponibles ici. Si votre organisation utilise MFA, accédez ici et connectez-vous à l'aide d'Internet Explorer ou de Microsoft Edge.
  3. Créez une liste de salles en copiant et en collant la commande PowerShell disponible sous « Création d'une liste de salles » ici. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom de la liste de salles.
  4. Ajoutez vos salles de conférence à la liste des salles en copiant et en collant la commande PowerShell disponible sous « Ajout d'une ressource existante à une liste de salles » ici, puis changez le nom du membre en nom du calendrier de ressources.

Si vous avez changé le nom de la liste de salles, assurez-vous que les noms sont cohérents dans toutes ces étapes.

  1. Vous avez terminé l'intégration à Cronofy ! Connectez-vous au Centre d'administration pour terminer le processus de connexion.

Étape 2 : Connectez votre calendrier Office 365 ou Microsoft Exchange Calendar à GoToRoom (administrateurs GoToMeeting)

  1. Dans le Centre d'administration, cliquez sur Paramètres administrateur dans le menu de gauche.
  2. Défilez jusqu'à la section GoToRoom et cliquez sur l'onglet du service de calendrier que vous utilisez.
  3. Sous « Étape 2 », cliquez sur Connexion, puis sur Continuer.

  1. Dans la fenêtre de connexion, entrez l'adresse e-mail du compte de service créé dans l'étape 1 dans le champ Adresse e-mail et dans le champ E-mail d'impersonation. Entrez ensuite le mot de passe du compte de service, cochez les cases Terms of Service (Conditions de service) et Privacy Policy agreeement (Accord de politique de confidentialité), puis cliquez sur Link Account (Lier le compte).

  1. Votre service est maintenant connecté. Cliquez sur Open Manage Rooms (Ouvrir la gestion des salles) pour commencer à gérer vos calendriers.

Ajout et gestion d'un calendrier (administrateurs GoToMeeting)

  1. Dans la page Manage Rooms (Gérer les salles) du centre d'administration, cliquez sur Add a calendar (Ajouter un calendrier) en regard de l'appareil de la salle.
  2. Sélectionnez le calendrier que vous voulez affecter, puis cliquez sur Apply (Appliquer).