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Intégrer Google Calendar à GoToRoom

L'intégration du service de calendrier Google Calendar à GoToRoom vous permet de choisir la salle comme lieu de réunion depuis votre calendrier et de voir les réunions planifiées dans la salle directement depuis l'équipement GoToRoom. Avant de commencer à planifier des réunions et d'attribuer des salles depuis votre calendrier, vous devez autoriser Cronofy Enterprise Connect à intégrer votre calendrier.

Cette fonction nécessite uniquement un accès administrateur informatique et un accès administrateur GoToMeeting.

GoToRoom Home Screen

Ajout d'un calendrier (administrateurs GoToMeeting)

Les administrateurs de compte peuvent ajouter Google Calendar et démarrer le processus d'intégration depuis le Centre d'administration.

  1. Connectez-vous à l'adresse https://admin.logmeininc.com.
  2. Cliquez sur Paramètres administrateur dans le menu de gauche.
  3. Sous GoToRoom, le champ Intégration de calendrier permet d'intégrer Google Agenda, Office 365 et Microsoft Exchange.
  4. Cliquez sur l'onglet Google Calendar et commencez le processus d'intégration et de connexion en deux étapes (étapes 1 et 2 ci-dessous).

Étape 1 : Intégration à Cronofy (administrateurs informatiques)

Le service tiers Cronofy Enterprise Connect facilite l'intégration de Google Calendar à GoToRoom. Après avoir choisi Google Calendar sur la page Intégration de calendrier du Centre d'administration, vous devez terminer l'intégration. Notez que les applications Office 365 et Microsoft Exchange nécessitent un accès à l'API Exchange Web Services.

  1. Dans le Centre d'administration, cliquez sur Install App (Installer une application)
  2. Cliquez sur Sign In (Connexion) et entrez vos  informations d'identification G-Suite permettant d'avoir accès en tant qu'administrateur, puis cliquez sur Next (Suivant). Notez que l'application Cronofy ne s'installera pas correctement si vous ne disposez pas des droits d'administrateur.
  3. Cliquez sur Domain Install (Installation du domaine), puis sur Continue (Continuer) pour autoriser l'installation de Cronofy.
  4. Cochez les cases Terms of Service (Conditions de service) et Privacy Policy (Politique de confidentialité), puis cliquez sur Accepter.
  5. L'intégration à Cronofy est terminée ! Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un calendrier de ressources.

Remarque : après l'installation de Cronofy, vous pouvez consulter les informations supplémentaires sur la configuration en cliquant sur Suviant. Cependant, cela n'a pas d'incidence sur l'intégration à Google Calendar et à GoToRoom.

 

Créer un calendrier de ressources

  1. Dans le Centre d'administration Google, cliquez sur Building and Resources (Création et ressources).
  2. Cliquez sur Edit Resources (Éditer les ressources) pour créer une ressource.
  3. Remplissez les champs obligatoires :
    • Catégorie : autre
    • Nom de la ressource : nom du système de la salle.
  1. Cliquez sur Add Resource (Ajouter une ressource).
  2. La création du calendrier de ressources est terminée ! Vous pouvez maintenant revenir au Centre d'administration.

Étape 2 : Connecter Google Calendar à GoToRoom à l'aide de Cronofy (administrateurs GoToMeeting)

  1. Retournez dans l'onglet du navigateur avec le Centre d'administration pour finaliser la connexion de votre calendrier.
  2. Sous l'étape 2, cliquez sur Connect (Connecter). Un message vous rappelle d'effectuer l'étape 1. Si vous l'avez déjà fait, cliquez sur Continue (Continuer).
  3. Cochez la case des conditions générales d'utilisation et de la politique de confidentialité de Cronofy avant de cliquer sur Link G Suite Domain (Lier le domaine G Suite).
  4. Sélectionnez un compte pour poursuivre vers Cronofy. Vous êtes redirigé vers le Centre d'administration GoToMeeting qui affiche un message « Your calendar service is connected » (Votre service de calendrier est connecté). Cliquez sur Open Manage Rooms (Ouvrir la gestion des salles) pour gérer vos salles et vos calendriers.