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Inicio, programación y administración de conferencias

OpenVoice es una plataforma de conferencias sin necesidad de reservas. Como organizador u organizadora de reuniones puede organizar reuniones desde su teléfono las 24 horas al día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. No es necesario realizar ninguna programación para las llamadas de conferencia de OpenVoice. Basta con proporcionar a los asistentes la información de acceso telefónico de OpenVoice y podrá iniciar llamadas en cualquier momento.

Programar conferencias

Puede programar conferencias para varios participantes con las credenciales de organizador o con el plugin de OpenVoice para Outlook.

Programar conferencias desde la web

Programar conferencias con el plugin para Outlook

Nota: la función Invitar y programar de OpenVoice no se sincroniza con su programa de calendario. Deberá volver a iniciar sesión en su cuenta de OpenVoice para ver la información de las conferencias programadas.

Programar conferencias desde la web

1. Inicie sesión en su cuenta de OpenVoice.

2. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Invitar y programar.

3. Escriba su nombre y el asunto de la reunión que desea que aparezcan en las invitaciones a la conferencia y haga clic en Programar.

4. En el campo Detalles, puede indicar a los participantes información acerca de la llamada de conferencia tal y como desea que aparezca en las invitaciones. Seleccione la fecha, la hora de inicio y la duración estimada de la llamada de conferencia.

Nota: la zona horaria predeterminada seleccionada para la llamada de conferencia depende de la zona horaria del equipo en el que está programando la llamada de conferencia. Esto no está vinculado a la zona horaria seleccionada en la sección Información personal de la página Mi cuenta.

5. Puede añadir participantes a través de cualquiera de las siguientes opciones:

  • Añadir manualmente. Especifique el nombre y la dirección de correo electrónico de los contactos de forma individual para añadir participantes a la llamada de conferencia.

a. Especifique el nombre y el correo electrónico del contacto.

b. Haga clic en el botón Añadir más participantes para mostrar más campos en los que especificar los contactos junto a sus direcciones de correo electrónico.

c. Haga clic en el botón para eliminar los contactos.

d. Para guardar este grupo de contactos para futuras llamadas, haga clic en el botón Guardar este grupo de contactos. Escriba el nombre del grupo y haga clic en Guardar.

  • Añadir de Mis contactos. Seleccione los participantes de la llamada de conferencia desde el campo Mis contactos.

a. En el campo Mis contactos, haga clic en el nombre de los contactos que desea añadir. El nombre y la dirección de correo electrónico de los contactos se añadirán automáticamente a la lista de participantes.

b. Cuando haya terminado haga clic en Guardar.

Cada participante recibirá un correo de invitación a la conferencia, y la reunión programada aparecerá en "Conferencias próximas", en la página Invitar y programar.

Nota: no es necesario programar ninguna conferencia para usar el servicio. Sin embargo, a modo de recomendación, aconsejamos programar las conferencias por adelantado para que pueda notificar a todos los participantes con los datos de la conferencia.

Programar conferencias con el plugin para Outlook

1. En la barra de herramientas de Outlook, haga clic en Schedule OpenVoice Conference (Programar conferencia de OpenVoice).

Office 2003/2007

Office 2010/2013

2. Seleccione la fecha y la hora de la reunión, añada la dirección de correo electrónico de los invitados y, si lo desea, cambie el asunto de la invitación.

3. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a la conferencia.