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¿Qué son las carpetas compartidas?

Una carpeta compartida es una carpeta especial de su bóveda que puede usar para compartir entradas de contraseñas de sitios y notas seguras de una forma segura y fácil con otros usuarios de LastPass. Los cambios que se realizan en la carpeta compartida se sincronizan automáticamente para todos los usuarios con los que se comparte la carpeta.

Pueden establecerse distintos controles de acceso, como "Ocultar contraseñas", por usuario. Las carpetas compartidas usan la misma tecnología para cifrar y descifrar datos que una cuenta de LastPass habitual, pero están diseñadas para alojar varios usuarios en la misma carpeta.

Con carpetas compartidas:

  • Cualquier persona puede crear una carpeta compartida.
  • Puede configurarla y mantenerla muy fácilmente.
  • Puede compartir cientos de contraseñas con cientos de usuarios.
  • Los cambios se propagan de forma automática a todos los usuarios asignados.

Nota: En función del tipo de cuenta de LastPass que tenga, la capacidad de realizar estas acciones puede estar limitada o prohibida debido a las políticas que haya activado su administrador de LastPass.

Limitaciones de las carpetas compartidas

  • En cada carpeta compartida se puede añadir una cantidad ilimitada de elementos (excepto si se usa LastPass en Internet Explorer o en la aplicación LastPass for Windows Desktop, en cuyo caso el límite es de 5000 elementos como máximo). Sin embargo, es normal que los usuarios noten una reducción del rendimiento si se añaden 2000 elementos o más para el resto de navegadores web y aplicaciones.
  • Los sitios se pueden copiar en varias carpetas, pero deben actualizarse en cada carpeta de forma manual. Por este motivo, se recomienda usar la opción de "restringir" para limitar el acceso de un subconjunto específico de usuarios, en lugar de copiar la entrada del sitio en varias carpetas.
  • Las entradas de sitios no se pueden importar directamente en carpetas compartidas.
  • Los perfiles para completar formularios no se pueden compartir.
  • Los sitios compartidos de forma individual no se pueden añadir a una carpeta compartida; es necesario realizar una copia.
  • Si se añade un usuario más de una vez a una carpeta compartida con distintos permisos, tendrá prioridad la configuración más restrictiva. Si se añade un usuario a la carpeta por separado y mediante los grupos de usuarios, se aplicará el permiso individual. Es importante tenerlo en cuenta cuando un administrador es también parte de un grupo, ya que este hecho podría limitar sus privilegios.

    Nota: Las grupos de usuarios no son compatibles con LastPass Teams, por lo que no pueden usarse para asignar carpetas compartidas ni políticas.

  • Una subcarpeta no puede tener permisos distintos de los que contiene la carpeta compartida principal.
  • Los usuarios deben generar claves de uso compartido antes de que se les añada a las carpetas compartidas. Esto ocurre de forma automática al iniciar sesión en la extensión para navegadores web de LastPass al menos una vez después de crear la cuenta. Si no se ha instalado aún la extensión para navegadores web, se pueden crear las claves de uso compartido con la opción "Generar claves de uso compartido" en la bóveda en línea (descubra cómo hacerlo aquí). Esto solo puede llevarse a cabo si se ha activado la política "Crear previamente clave de uso compartido". Más información sobre políticas.

    Nota: Las políticas no son compatibles con cuentas de LastPass Teams.

  • Aunque no existe ninguna limitación sobre la cantidad de usuarios que puede añadir a una carpeta compartida, el rendimiento de la cuenta puede verse afectado si se asignan a una carpeta compartida más de 1000 usuarios.

    Nota: Las cuentas de LastPass Teams tienen un límite de 50 usuarios, así que no hay riesgo de que se produzca un deterioro del rendimiento en este sentido.

  • Puede invitar a un máximo de 5 usuarios externos (aquellos que tienen una cuenta de LastPass activa, pero su cuenta no está asociada a su cuenta empresarial) a una carpeta compartida

Permisos de acceso a carpetas compartidas

Estos son los niveles de permiso que puede definir para cada una de sus carpetas compartidas:

  • La opción Solo lectura prohíbe a los usuarios o grupos añadir elementos a una carpeta compartida o eliminarlos de dicha carpeta. También impide que guarden información actualizada de elementos de la carpeta. Sin embargo, no podemos impedir que esas actualizaciones se revelen en los sitios. Esto podría provocar un bloqueo para el resto del equipo. Nuestra recomendación es que establezca una política de "no actualizar" fuera de LastPass (si este es su objetivo), y que no seleccione "Solo lectura" como tipo de permiso. Si aun así el usuario actualiza las credenciales, el cambio se guardará en LastPass, y el evento se registrará en los informes para que pueda saber quién es el autor.
  • El administrador concederá al usuario los mismos derechos que tiene el administrador sobre la carpeta compartida, incluidos los siguientes: adición y eliminación de usuarios y limitación del acceso a sitios concretos de la carpeta.

    Nota: El rol de administrador de una carpeta compartida no es el mismo que el de administrador de LastPass Enterprise. Más información acerca de las opciones de carpeta compartida disponibles para administradores de LastPass Enterprise.

  • La opción Ocultar contraseñas prohíbe al usuario ver las credenciales. Podrá usar las herramientas mediante Autocompletar o Inicio de sesión automático, pero no podrá ver las credenciales.

Opciones de gestión de carpetas compartidas

Una vez que el administrador ha creado una carpeta y ha guardado elementos en ella, existen tres formas distintas de asignarla a usuarios adicionales:

  • El administrador de la carpeta la asigna y gestiona de forma manual. Desde su bóveda, el administrador de la carpeta (por ejemplo, el director de un departamento) puede añadir y eliminar usuarios y editar permisos de usuarios de forma individual.
  • Se automatizan las asignaciones de carpetas mediante las asignaciones de grupos de usuarios de Active Directory. La persona que crea la carpeta puede asignarla al grupo de usuarios adecuado de los grupos existentes en Active Directory. Una vez finalizada la asignación, Active Directory Connector gestionará todas las adiciones y eliminaciones de usuarios en función de los cambios importantes que se produzcan en el entorno de Active Directory.

    Nota: Esta opción no se aplica a las cuentas de LastPass Teams.

  • Se centraliza la función de gestión y existe una persona que se encarga de gestionar los grupos de forma manual en la Consola de administración. En este caso, esa persona debe ser un administrador de LastPass. Mediante los grupos de la Consola de administración, el administrador puede añadir y eliminar usuarios de los grupos y asignar esos grupos a sus carpetas compartidas correspondientes. La persona que crea la carpeta solo tiene que asignarla al grupo de usuarios adecuado. En ese caso, lo normal es publicar el punto de contacto en la wiki de LastPass de su organización o en la página interna de preguntas y respuestas, para que los usuarios sepan a quién deben dirigir las solicitudes de cambios.

    Nota: Esta opción no se aplica a las cuentas de LastPass Teams.