HELP FILE

Iniciar o programar reuniones con el plug-in de GoToMeeting para Outlook

Si está ejecutando Windows, el plug-in de GoToMeeting para Outlook permite ver, programar, unirse, editar y eliminar reuniones directamente desde el calendario de Microsoft Outlook.

Si quiere utilizar el plug-in de GoToMeeting para Outlook, se recomienda que programe, actualice y cancele las reuniones solo en Outlook. Esto se debe a que, mientras que todos los cambios que realice en el plug-in se reflejarán en el portal web, los cambios realizados en el portal web no se duplican en el plug-in de Outlook. Además, si cambia la programación de las reuniones mientras Outlook esté en el modo sin conexión, los cambios no aparecerán en el sitio de administración de GoToMeeting.
Nota: El plug-in para Outlook utiliza automáticamente los ajustes de audio predeterminados al programar reuniones. Consulte Instalar GoToMeeting en Microsoft Outlook (Windows) para obtener instrucciones de instalación en el modo silencioso de administrador y una sola máquina.

Iniciar una reunión rápida en Outlook (Windows)

La Reunión rápida crea una invitación en un formato de correo electrónico de Outlook, todo listo para enviar.
  1. En la barra de menús de Outlook, haga clic en Reunión rápida. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoToMeeting.
  2. Se abrirá un formulario de correo electrónico con la invitación a la reunión ya introducida. La primera vez, recibirá el mensaje "Hay una invitación de correo electrónico lista para enviar". Marque la casilla No volver a mostrar si desea omitir el mensaje en el futuro. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.
  3. Añada las direcciones de correo electrónico de los invitados, modifique el asunto según corresponda y realice los cambios necesarios en el cuerpo del correo.
  4. Haga clic en Enviar.

Programar una reunión en Outlook (Windows)

  1. En la barra de menús de Outlook, haga clic en Programar reunión. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoToMeeting.
  2. Se abrirá un formulario de correo electrónico con la invitación a la reunión (incluyendo enlaces para unirse y los números para llamar) rellenada previamente. Si tiene países preferidos establecidos, se usarán. Si no es así y está seleccionado EE. UU., se utilizará EE. UU. Para todos los demás casos, se utiliza el primer país seleccionado por orden alfabético.
  3. Utilice los campos de Outlook para especificar el asunto, la fecha y las horas de inicio y finalización. La URL de acceso a la reunión se añade automáticamente al campo Ubicación del correo electrónico. Puede añadir una sala de reuniones física, si fuera necesario.
  4. Invite a los asistentes añadiendo sus direcciones de correo electrónico al campo Para.
  5. Haga clic en Enviar cuando haya terminado.

Editar una reunión desde Outlook (Windows)

Puede actualizar fácilmente cualquier sesión con un coorganizador, añadir una contraseña a la reunión o editar los ajustes de audio mediante el plugin de Outlook. Todos los cambios guardados se actualizarán automáticamente en el correo electrónico previamente rellenado.
Nota: Si una reunión se programó desde la aplicación web o la aplicación de escritorio en lugar del plug-in, al actualizarla en el calendario de Outlook no se actualizará automáticamente en el portal de GoToMeeting.
  1. Seleccione la reunión que desea y, a continuación, haga clic en Editar reunión. Al hacerlo, se abrirá una ventana pequeña de opciones de edición.

    • Pestaña Audio: Seleccione y cambie los ajustes de audio.
    • Pestaña Coorganizador: Busque y añada coorganizadores con su cuenta de GoToMeeting y, a continuación, haga clic en Guardar.
    • Pestaña Contraseña: Añada una contraseña a la reunión seleccionando la opción Requerir una contraseña de reunión, añadiendo una contraseña y guardando.

Eliminar una reunión desde una cita de Outlook

Si es necesario, puede quitar la información de sesión de una cita sin cancelar la cita. Se mantendrá la cita en el calendario (y en el de los asistentes), pero se quitará la reunión del sistema de GoToMeeting.
  1. Abra la cita correspondiente en el calendario de Outlook.
  2. En la cinta de opciones, haga clic en Eliminar reunión.
  3. Haga clic en Enviar actualización cuando haya terminado.