Iniciar o programar reuniones con el complemento de GoTo Meeting para Outlook
Si está ejecutando Windows, el complemento de GoTo Meeting para Outlook permite ver, programar, unirse, editar y eliminar reuniones directamente desde el calendario de Microsoft Outlook.
Si quiere utilizar el complemento de
GoTo Meeting para Outlook, se recomienda que programe, actualice y cancele las reuniones solo en Outlook. Esto se debe a que, mientras que todos los cambios que realice en el complemento se reflejarán en el portal web, los cambios realizados en el portal web
no se duplican en el complemento de Outlook. Además, si cambia la programación de las reuniones mientras Outlook esté en el modo sin conexión, los cambios no aparecerán en el sitio de administración de
GoTo Meeting.
Nota: El plugin para Outlook utiliza automáticamente los ajustes de audio predeterminados al programar reuniones. Consulte Instalar GoTo Meeting en Microsoft Outlook (Windows) para obtener instrucciones de instalación en el modo silencioso de administrador y una sola máquina.
Atención: Es hora de cambiar a la nuevo GoTo for Integración de Outlook! Puede seguir usando el GoTo Meeting plug-in de Outlook o complemento, pero tenga en cuenta que ya no es compatible con futuras versiones futuras, por lo que puede que Microsoft pueda interrumpir su participación en cualquier momento.
Iniciar una reunión rápida en Outlook (Windows)
La Reunión rápida crea una invitación en un formato de correo electrónico de Outlook, todo listo para enviar.
- En la barra de menús de Outlook, haga clic en Reunión rápida. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoTo Meeting.
- Se abrirá un formulario de correo electrónico con la invitación a la reunión ya introducida. La primera vez, recibirá el mensaje "La invitación por correo ya puede enviarse.". Marque la casilla No volver a mostrar si quiere omitir el mensaje en el futuro. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.
- Añada las direcciones de correo electrónico de los invitados, modifique el asunto según corresponda y realice los cambios necesarios en el cuerpo del correo.
- Haga clic en Enviar.
Programar una reunión en Outlook (Windows)
- En la barra de menús de Outlook, haga clic en Programar reunión. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoTo Meeting.
- Se abrirá un formulario de correo electrónico con la invitación a la reunión (incluyendo enlaces para unirse y los números para llamar) rellenada previamente. Si tiene países preferidos establecidos, se usarán. Si no es así y está seleccionado EE. UU., se utilizará EE. UU. Para todos los demás casos, se utiliza el primer país seleccionado por orden alfabético.
- Utilice los campos de Outlook para especificar el asunto, la fecha y las horas de inicio y finalización. La URL de acceso a la reunión se añade automáticamente al campo Ubicación del correo electrónico. Puede añadir una sala de reuniones física, si fuera necesario.
- Invite a los asistentes añadiendo sus direcciones de correo electrónico al campo Para.
- Haga clic en Enviar cuando haya terminado.
Editar una reunión desde Outlook (Windows)
Puede actualizar fácilmente cualquier sesión con un coorganizador, añadir una contraseña a la reunión o editar los ajustes de audio mediante el plugin de Outlook. Todos los cambios guardados se actualizarán automáticamente en el correo electrónico previamente rellenado.
Nota: Si una reunión se programó desde la aplicación web o la aplicación de escritorio en lugar del complemento, al actualizarla en el calendario de Outlook no se actualizará automáticamente en el portal de GoTo Meeting.
Seleccione la reunión que quiere y, a continuación, haga clic en Editar reunión. Al hacerlo, se abrirá una ventana pequeña de opciones de edición.
- Pestaña Audio: Seleccione y cambie los ajustes de audio.
- Pestaña Coorganizador: Busque y añada coorganizadores en su cuenta de GoTo Meeting y, a continuación, haga clic en Guardar.
- Pestaña Contraseña: Añada una contraseña a la reunión mediante la opción Requerir una contraseña de reunión, tras lo cual debe añadir una contraseña y guardar.
Eliminar una reunión desde una cita de Outlook
Si es necesario, puede quitar la información de sesión de una cita sin cancelar la cita. Se mantendrá la cita en el calendario (y en el de los asistentes), pero se quitará la reunión del sistema de
GoTo Meeting.
- Abra la cita correspondiente en el calendario de Outlook.
- En la cinta de opciones, haga clic en Eliminar reunión.
- Haga clic en Enviar actualización cuando haya terminado.