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Iniciar o programar reuniones en Microsoft Outlook

Si está ejecutando Windows, el plugin de GoToMeeting para Outlook permite ver, programar, unirse, editar y eliminar reuniones directamente desde el calendario de Microsoft Outlook. El plugin de Outlook para Mac le permite programar reuniones y seguir sincronizado. Si actualiza o vuelve a programar una cita en el calendario, la reunión con la que esté relacionada también se volverá a programar en GoToMeeting.

IMPORTANTE: Si quiere utilizar el plugin de GoToMeeting para Outlook, se recomienda que programe, actualice y/o cancele reuniones solo en Outlook. Esto se debe a que, mientras que todos los cambios que realice en el plugin se reflejarán en el portal web, los cambios realizados en el portal web no se duplican en el plugin de Outlook. Además, si cambia la programación de las reuniones mientras Outlook esté en el modo sin conexión, los cambios no aparecerán en el sitio de administración de GoToMeeting.

Notas: El plugin para Outlook utiliza automáticamente los ajustes de audio predeterminados al programar reuniones. Consulte Instalar GoToMeeting en Microsoft Outlook (Windows) para obtener instrucciones de instalación en el modo silencioso de administrador y una sola máquina.

Temas tratados en este artículo:

Iniciar una reunión en Outlook

Programar una reunión en Outlook (Windows)

Programar una reunión en Outlook (Mac)

Editar una reunión desde Outlook (Windows)

Eliminar una reunión desde una cita de Outlook

 

Iniciar una reunión rápida en Outlook (Windows)

La Reunión rápida crea una invitación en un formato de correo electrónico de Outlook, todo listo para enviar.

1. En la barra de menú de Outlook, haga clic en Reunión rápida. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoToMeeting.

2. Un formulario de correo electrónico se abrirá con la invitación de la reunión rellenada previamente. La primera vez, recibirá el mensaje "Hay una invitación de correo electrónico lista para enviar". Marque la casilla No volver a mostrar si desea omitir el mensaje en el futuro. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.

3. Añada las direcciones de correo electrónico de los invitados, modifique el asunto si es necesario y haga los cambios que desee en el cuerpo del correo.

4. Haga clic en Enviar.

 

Programar una reunión en Outlook (Windows)

1. En la barra de menú de Outlook, haga clic en Programar reunión. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de GoToMeeting.

2. Se abrirá un formulario de correo electrónico con la invitación a la reunión (incluyendo enlaces para unirse y los números para llamar) rellenada previamente. Si tiene un países preferidos establecidos, se usarán. Si no es así y está seleccionado EE. UU., se utilizará EE. UU. Para todos los demás casos, se utiliza el primer país seleccionado por orden alfabético.

3. Utilice los campos de Outlook para especificar el asunto, la fecha y las horas de inicio y finalización. La URL de acceso a la reunión se añade automáticamente al campo Ubicación del correo electrónico. Puede añadir una sala de reuniones física, si fuera necesario.

4. Invite a los asistentes añadiendo sus direcciones de correo electrónico al campo Para.

6. Haga clic en Enviar cuando haya terminado.

 

Programar una reunión en Outlook (Mac)

1. Si ha iniciado sesión en GoToMeeting, los botones Programar reunión/Agregar reunión se muestran al hacer clic en el icono de margarita de GoToMeeting del menú superior.

Nota: Si tiene una reunión o cita de Outlook abierta actualmente, verá el botón Añadir reunión. De lo contrario, verá el botón Programar reunión.

2. Especifique los datos de la reunión como lo haría para cualquier reunión en Outlook: la hora, el asunto, los invitados y las notas de la reunión que quiere configurar.

3. Las citas programadas de Outlook y la información de sesión de GoToMeeting (fecha/hora/asunto) se sincronizarán de nuevo en GoToMeeting cada minuto que la aplicación Outlook esté ejecutándose en segundo plano.

 

Editar una reunión desde Outlook (Windows)

Puede actualizar fácilmente cualquier sesión con un coorganizador, añadir una contraseña a la reunión o editar los ajustes de audio mediante el plugin de Outlook. Todos los cambios guardados se actualizarán automáticamente en el correo electrónico previamente rellenado.

Nota: Si una reunión se programó desde la aplicación web o la aplicación de escritorio en lugar de desde el plugin, al actualizarla en el calendario de Outlook no se actualizará automáticamente en el portal de GoToMeeting.

1. Seleccione la reunión que desea y, a continuación, haga clic en Editar reunión. Al hacerlo, se abrirá una ventana pequeña de opciones de edición.

  • Pestaña Audio: Seleccione y cambie los ajustes de audio.
  • Pestaña Coorganizador: Busque y añada coorganizadores con su cuenta de GoToMeeting y, a continuación, haga clic en Guardar.
  • Pestaña Contraseña: Añada una contraseña a la reunión seleccionando la opción Requerir una contraseña de reunión, añadiendo una contraseña y guardando.

 

Eliminar una reunión desde una cita de Outlook

Si es necesario, puede quitar la información de sesión de una cita sin cancelar la cita. Se mantendrá la cita en el calendario (y en el de los asistentes), pero se quitará la reunión del sistema de GoToMeeting.

1. Abra la cita correspondiente en el calendario de Outlook.

2. En la cinta de opciones, haga clic en Eliminar reunión.

3. Haga clic en Enviar actualización cuando haya terminado.

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