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Meeting Spaces (beta)

Con Public Meeting Spaces versión beta, cada vez que crea una nueva reunión (ya sea programada o recurrente), se crea una página de bienvenida única, conocida como "espacio de reunión", para esa sesión. Puede usar esta página para prepararse de cara a la sesión, configurando ajustes, cargando archivos, publicando un programa, etc. Incluso puede invitar a los asistentes a ver el espacio de reunión antes, durante y después de la sesión.

Las funciones disponibles en su cuenta pueden variar en función de su plan de suscripción.

Temas tratados en este artículo:

Participar en la versión beta de Meeting Spaces

Programar una sesión con un espacio de reunión

Personalizar y editar un espacio de reunión

Invitar a los asistentes a un espacio de reunión

Preguntas frecuentes generales

 

Participar en la versión beta de Meeting Spaces

Nota: Si aún no puede ver esta opción en la pestaña Beta, es posible que Meeting Spaces versión beta no esté disponible todavía para su cuenta. ¡Manténgase al tanto!

1. Inicie sesión en https://global.gotomeeting.com.

2. Haga clic en el icono de menú en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione Betas & Labs.

3. Haga clic en la pestaña Beta en la parte superior.

4. Marque la casilla Condiciones de servicio y, a continuación, haga clic en Unirse a la versión beta.

 

Programar una sesión con un espacio de reunión

Nota: En este momento, Meeting Spaces beta solo da respaldo a sesiones que se programan desde la web. Si desea programar la reunión desde la aplicación de escritorio, desde una aplicación móvil o desde los plugins de calendario, la versión beta no se podrá utilizar y no se creará un espacio de reunión.

1. Inicie sesión en https://global.gotomeeting.com.

2. En la página Mis reuniones, haga clic en Programar.

3. Escriba un título para la reunión y seleccione con qué frecuencia desea que tenga lugar.

4. Haga clic en Guardar. Se creará un espacio de reunión exclusivo para la nueva sesión y se le redirigirá a él automáticamente.

5. ¡Ya está! A continuación, podrá obtener acceso a sus espacios de reuniones siempre que quiera desde la página Mis reuniones.

 

Personalizar y editar un espacio de reunión

Puede personalizar el espacio de reunión de una sesión para ayudar a los asistentes a prepararse para las sesiones con antelación. Con el espacio de reunión, puede agregar información adicional e incluso hacer cambios en la propia reunión.

(a) Editar el título, la fecha y la hora: haga clic en el título para cambiarlo o en la fecha y hora para ver nuevos campos que le permiten seleccionar una fecha y una hora nuevas.

(b) Añadir una descripción de la reunión: añada una descripción en la parte superior del espacio de reunión para dar una idea a los asistentes del contenido de la sesión.

(c)Iniciar la reunión: haga clic en Iniciar la reunión para iniciar la sesión inmediatamente.

(d)Añadir un programa de reunión: utilice este espacio como quiera. Puede añadir un programa para establecer las expectativas previamente a la reunión, o tener el espacio de reunión abierto durante la sesión activa para tomar notas en tiempo real. Puede editar el programa cuando quiera.

(e) Cargar y administrar archivos: cargue archivos para que los asistentes puedan acceder a ellos antes o durante la sesión (son compatibles todos los tipos de archivos). Los asistentes pueden hacer clic simplemente en un archivo para descargarlo y podrá ver una lista de las personas que lo han descargado más tarde. También puede añadir o eliminar archivos en cualquier momento.

(f) Invitar asistentes: haga clic en Copiar invitación para acceder a la URL directa de los espacios de reuniones, la cual podrá enviar a los asistentes para que puedan ver la página y usarla para unirse a la sesión.

(g) Administrar configuración: haga clic en Audio para cambiar qué tipo de audio desea proporcionar a los asistentes (por ejemplo, VoIP, línea gratuita, personalizado). Haga clic en Coorganizadores para añadir organizadores adicionales que le ayuden a facilitar la sesión.

 

Invitar a los asistentes a un espacio de reunión

Los espacios de reuniones actúan como páginas de bienvenida adonde puede enviar a los asistentes antes de unirse a la sesión. Las pueden usar para prepararse con antelación, hacer un seguimiento de los cambios durante la sesión, o consultar notas y materiales posteriormente a la sesión.

1. En el espacio de la reunión, haga clic en Copiar invitación.

2. Aparecerá una ventana emergente donde se mostrará la URL del espacio de la reunión, así como la descripción, el programa, los archivos y la información de audio de la reunión.

3. Copie la información y envíela a los asistentes con el método que prefiera (por ejemplo, por correo electrónico o con un mensaje instantáneo). Mientras tengan la dirección URL, pueden acceder al espacio de la reunión.

4. Cuando los asistentes van al espacio de reunión, pueden ver el programa, descargar archivos y unirse a la reunión.

 

Preguntas frecuentes generales

¿Cuáles son los requisitos del sistema para la versión beta?

Los espacios de reunión se crearán automáticamente para sus sesiones siempre que las programe desde un equipo Windows o Mac, con un explorador web actualizado (por ejemplo, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Internet Explorer v9 o una versión más reciente).

Nota: Aunque las sesiones creadas usando una aplicación de explorador web para móviles pueden funcionar con los espacios de reunión, los exploradores web no reciben respaldo oficialmente. No se crearán espacios de reunión si crea la reunión mediante la aplicación de escritorio, una aplicación móvil o un plugin de calendario.

No veo la pestaña Beta; ¿cómo puedo usar esta versión?

Meeting Spaces versión beta solo está disponible para organizadores que han configurado su página personal de reuniones. Si aún no lo ha hecho, primero configure su página personal de reuniones y, a continuación, siga las instrucciones para participar en la versión beta (es posible que tenga que cerrar la sesión y volver a entrar).

¿Qué pasa si ya participé en la Meeting Rooms versión beta en el pasado?

Si ya optó por participar en la versión beta de Meeting Rooms el año pasado, sus espacios de reunión existentes seguirán disponibles. Se le actualizarán con el nuevo diseño de Meeting Spaces, pero no contarán con las capacidades adicionales de añadir programas o cargar archivos.

¿Debo usar una versión específica de la aplicación de escritorio de GoToMeeting para usar esta funcionalidad?

No. Meeting Spaces es una funcionalidad de la cuenta web (no de la aplicación de escritorio). Por lo tanto, no importa qué versión de la aplicación de escritorio está utilizando. Su cuenta web siempre recibe las actualizaciones más recientes automáticamente.

Preguntas frecuentes sobre la programación de reuniones

¿Tengo un espacio de reunión distinto para cada reunión?

Sí. Cada reunión programada desde la web tendrá su espacio de reunión exclusivo.

¿Puedo usar espacios de reunión para cualquier tipo de reunión?

Sí. Se creará un espacio de reunión para la reunión, independientemente de si se trata de una sesión programada (es decir, que sucede puntualmente) o de si es una sesión recurrente.

¿Puedo usar el mismo nombre para varios espacios de reunión?

No. Cada espacio de reunión debe tener un nombre exclusivo, ya que la URL del espacio se basa en el nombre del mismo. El nombre inicial de cada espacio de reunión se crea automáticamente en función del nombre de la reunión. Por lo tanto, si programa una reunión con el mismo nombre que una sesión previamente programada, se le agregará el nombre del espacio de reunión (es decir, una sesión que se llame "Sync Up", puede recibir el nombre "Sync Up 1").

¿Puedo bloquear o restringir el acceso a un espacio de reunión?

No. En este momento, todos los espacios de reuniones son públicos y cualquier persona que tenga el enlace directo puede acceder a ellos. Por lo tanto, tenga cuidado de no cargar información confidencial en estos espacios.

¿Puedo cambiar la fecha y la hora de mis reuniones si estoy usando la versión beta?

Sí. Puede editar la reunión desde la página Mis reuniones, o puede hacer clic en la fecha y la hora en la parte superior del espacio de reunión de la sesión.

¿Puedo enviar un correo electrónico de invitación desde el espacio de reunión?

No hay una integración que le permita enviar automáticamente un mensaje de correo electrónico. Sin embargo, puede hacer clic en Copiar invitación bajo "Invitar asistentes" para ver el contenido de la invitación y, a continuación, copiarlo y pegarlo en un mensaje de correo electrónico.

¿Puedo eliminar un espacio de reunión?

No. Aunque esta funcionalidad aún está en fase beta, los espacios de reuniones no caducan y no se pueden eliminar.

¿Puedo crear un espacio de reunión desde la aplicación de escritorio, las aplicaciones móviles o los plugins de calendario?

No. Estas funciones no están disponibles.

Preguntas frecuentes acerca de los programas y los archivos

¿Necesito crear un nuevo espacio de reunión para cada reunión que necesita un programa?

Esto depende de cómo quiera usar las funciones de programa. Puesto que es posible editar el programa durante la reunión, puede interesarle usarlo para tomar notas durante la sesión. Si quiere que estas notas permanezcan disponibles para acceder a ellas después de la sesión, puede continuar añadiendo notas debajo de ellas durante la sesión siguiente o programar una nueva sesión para volver a empezar con un programa nuevo. Tenga en cuenta que las reuniones recurrentes solo tienen un programa, por lo que tendrá que modificarlo para cada sesión o seguir añadiendo notas debajo de las anteriores.

¿Necesito una cuenta de ShareFile para usar espacios de reuniones?

No. Aunque los espacios de reuniones hacen uso de una integración con ShareFile para alojar sus archivos, no es necesario tener una cuenta propia. Simplemente cargue un archivo en el espacio de la reunión y no tiene que hacer nada más.

¿Cuánto almacenamiento obtengo para los archivos cargados en los espacios de reuniones?

Cada organizador dispone de 1 GB de espacio libre de almacenamiento para todos sus espacios de reuniones. Si se queda sin espacio, puede eliminar archivos de los espacios de reuniones antiguos o que ya no necesite.

¿Puedo agregar más archivos a un mismo espacio de reunión para cada sesión en una reunión recurrente?

Sí. Puede cargar archivos o editar el programa cuando quiera, de modo que si quiere actualizar el contenido del espacio de reunión antes de cada sesión, puede hacerlo sin problemas.

¿Podrán los asistentes acceder a los archivos cargados desde dentro de la sesión?

No. Los archivos no estarán visibles para los asistentes desde su panel de control o barra de herramientas; tendrán que volver al espacio de reunión de la sesión para descargar los archivos que deseen.