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Fragen und Antworten zu den Organisatorfunktionen

Nachfolgend finden Sie die häufig gestellten Fragen zur Organisatorrolle.

Muss ich bei der Website angemeldet sein, um eine Konferenz zu planen, durchzuführen oder zu steuern?

Kann der Organisator eine Sicherheits-PIN pro Konferenz erstellen?

Ist es möglich, Konferenzen einen internen Abrechnungscode zuzuweisen?

Gibt es einen optischen Hinweis auf der Seite "Websteuerelemente", der den Organisator darüber informiert, welche Leitung oder welcher Teilnehmer für Geräusche oder Störungen verantwortlich ist?

Gibt es eine Funktion zum Aufrufen der Konferenzteilnehmer?

Gibt es eine Funktion zum Verwenden von Abrechnungscodes?

Können mehrere Organisatoren an einer Konferenz teilnehmen?

Was ist der für Konferenzen verfügbare Vortragsmodus?

Was sind Handzeichen?

Was ist die Aktualisierungsrate auf der Seite "Websteuerelemente"?

Ich habe mein Kennwort vergessen. Wie kann ich eine Erinnerung an mein Kennwort erhalten?

Gibt es eine Möglichkeit, die Warteschleifenmusik auszuschalten?

Gibt es eine Möglichkeit, die Ein- und Austrittstonsignale auszuschalten?

Kann die Telefonkonferenz auch nachdem der Organisator die Konferenz verlassen hat, fortgesetzt werden?

Muss ich bei der Website angemeldet sein, um eine Konferenz zu planen, durchzuführen oder zu steuern?

Nein. Der Organisator für eine Konferenz muss sich nicht bei der Website anmelden, um eine Telefonkonferenz zu planen, durchzuführen oder zu steuern. OpenVoice ist ein Konferenzdienst ohne Reservierungspflicht, der für jeden Organisator eine feste Anzahl von Einwahlnummern, einen Konferenzraum und eine Organisator-PIN bereitstellt, die jederzeit verwendet werden können. Der Organisator kann die Konferenz wahlweise über Telefonbefehle oder Websteuerelemente verwalten.

Die Verwendung des Organisator-Webportals hat jedoch Vorteile. Dazu gehören: Websteuerelemente für die Audioübertragung, Handzeichen, Berichte zur Nutzung und die webbasierte Planung zur besseren Verwaltung von Konferenzen.

Kann der Organisator eine Sicherheits-PIN pro Konferenz erstellen?

Ja, als Organisator können Sie Ihre Konferenz sichern, indem Sie einen Sicherheitscode festlegen, den Ihre Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz eingeben müssen.

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Auf der Seite 'Einstellungen' gehen Sie zum Abschnitt Konferenzsicherheit.

4. Wählen Sie Ja zum Implementieren eines Sicherheitscodes pro Sitzung. Sie können einen Standardsicherheitscode auf der Seite Einstellungen festlegen. Sie haben jedoch die Option, diesen Standardsicherheitscode außer Kraft zu setzen, wenn Sie die Konferenz starten.

Bitte beachten Sie, dass der Sicherheitscode zwischen 4 und 20 Ziffern lang sein muss.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Gibt es einen optischen Hinweis auf der Seite "Websteuerelemente", der den Organisator darüber informiert, welche Leitung oder welcher Teilnehmer für Geräusche oder Störungen verantwortlich ist?

Nein.

Gibt es eine Funktion zum Aufrufen der Konferenzteilnehmer?

Ja. Die Organisatoren können die Teilnehmer bitten, ihren Namen aufzuzeichnen, während sie in die Konferenz eintreten. Das System wird die Ankunft jedes Teilnehmers und sein Verlassen der Konferenz mit der Ansage des aufgezeichneten Namens kundtun. Sie können diese Funktion einschalten, indem Sie die entsprechende Option auf der Seite Einstellungen im Abschnitt Konferenzverwaltung aktivieren.

Der Organisator kann durch Eingabe des Telefonbefehls #3 die Wiedergabe aller in einer Telefonkonferenz anwesenden Teilnehmer anhören.

Ist es möglich, Konferenzen einen internen Abrechnungscode zuzuweisen?

Ja. Diese Funktion kann von Ihrem Kontoadministrator aktiviert werden. Mit der Funktion zum Verwenden von Abrechnungscodes kann der Organisator vor Beginn einer Konferenz eine Nummer eingeben. Dieser Wert wird dann zusammen mit der zugeordneten Konferenz in der punktgenauen Abrechnungsübersicht aufgeführt, die am Ende eines Abrechnungszyklus an Ihre Kreditorenbuchhaltung gesendet wird. Die Funktion des Abrechnungscodes ermöglicht Unternehmen, diese Daten während einer Konferenz zu erfassen und Abrechnungsdaten zu Zwecken der Rückbelastung zu filtern.

Einrichten der Funktion des Abrechnungscodes:

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Gehen Sie auf der Seite Einstellungen zum Abschnitt Abrechnung per Abrechnungscode.

4. Wählen Sie Ja zum Aktivieren der Abrechnungscode-Erfassung. Sie können einen Standardabrechnungscode auf der Seite Einstellungen festlegen und für jede Konferenz verwenden. Sie haben die Option, diesen Standardabrechnungscode außer Kraft zu setzen, wenn Sie eine Konferenz starten.

Bitte beachten Sie, dass der Abrechnungscode zwischen 2 und 20 Ziffern lang sein muss.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Können mehrere Organisatoren an einer Konferenz teilnehmen?

Ja, mehrere Organisatoren können bei einer einzelnen Telefonkonferenz angemeldet sein. Es kann jedoch nur ein Konferenzraum und eine Organisator-PIN zur Teilnahme an einer Konferenz verwendet werden.

Hinweis: Wenn mehrere Organisatoren mit dem Organisator-Konferenzraum und der Organisator-PIN eine Verbindung zu einer Konferenz herstellen, werden diese Benutzer alle auf der Online-Teilnehmerliste als Organisator aufgeführt.

Was ist der für Konferenzen verfügbare Vortragsmodus?

Im Vortragsmodus werden alle Teilnehmer außer den Organisatoren stummgeschaltet. Die meisten Störungen bei Konferenzen werden dadurch verursacht, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen oder dass Hintergrundgeräusche in die Konferenz gelangen. Ist der Vortragsmodus aktiviert, werden alle Teilnehmer außer dem Konferenzleiter oder Organisator stummgeschaltet. Auf diese Weise wird die Tonqualität der Konferenz verbessert. Der Organisator kann diese Funktion aktivieren, indem er auf der Telefontastatur die Tasten *8 drückt:

  • Wenn ein einziges Mal gedrückt wird, wird der Vortragsmodus für diese Konferenz aktiviert, die Teilnehmer können jedoch weiterhin die Stummschaltung aufheben, um zu sprechen.
  • Wenn zwei Mal gedrückt wird, wird der Vortragsmodus für diese Konferenz aktiviert. Die Teilnehmer können nun die Stummschaltung nicht mehr aufheben.
  • Wenn drei Mal gedrückt wird, wird der Vortragsmodus deaktiviert und die Stummschaltung wird für die Teilnehmer aufgehoben.

Was sind Handzeichen?

Handzeichen sind eine Funktion, die für Konferenzen im Vortragsmodus aktiviert wird und die den Host darüber in Kenntnis setzt, dass ein stummgeschalteter Teilnehmer eine Frage hat oder etwas sagen möchte. Der Teilnehmer aktiviert das Handzeichen durch Eingabe von *9 auf der Telefontastatur. Ein gelbes Handsymbol wird im Fenster Websteuerelemente des Organisators angezeigt als Hinweis, dass ein Teilnehmer etwas sagen möchte. Der Organisator kann dann die Stummschaltung für diesen Teilnehmer aufheben, indem er auf das Stummschaltensymbol klickt.

Was ist die Aktualisierungsrate auf der Seite "Websteuerelemente"?

Die Seite Websteuerelemente wird etwa alle 10 Sekunden aktualisiert.

Ich habe mein Kennwort vergessen. Wie kann ich eine Erinnerung an mein Kennwort erhalten?

1. Navigieren Sie zur Seite Kennwort vergessen?, indem Sie auf den Link Kennwort vergessen? auf der Anmeldeseite klicken.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie verwenden, um sich an Ihrem Konto anzumelden.

3. Klicken Sie auf Fortfahren, um Ihr Kennwort zurückzusetzen.

3. Wenn Sie Ihr Kennwort-vergessen-E-Mail erhalten haben, klicken Sie auf den Link, um ein neues Kennwort erstellen. Melden Sie sich mit Ihrem neu erstellten Kennwort an.

Gibt es eine Möglichkeit, die Warteschleifenmusik auszuschalten?

Ja. Setzen Sie auf der Seite Einstellungen im Abschnitt Konferenzverwaltung die Option Konferenz nur dann starten, wenn der Organisator der erste Teilnehmer ist auf Ja. Die Konferenz wird gestartet, wenn der Organisator eine Verbindung herstellt, und die Musik wird deaktiviert.

Gibt es eine Möglichkeit, die Eintritts- und Austrittstonsignale auszuschalten?

Ja. Sie können Ein- und Austrittstonsignale während der Konferenz durch Eingabe von # 1 auf Ihrem Telefon ausschalten.

Kann die Telefonkonferenz auch nachdem der Organisator die Konferenz verlassen hat, fortgesetzt werden?

Ja. Eine Konferenz kann mit anderen Teilnehmern fortgeführt werden, nachdem der Organisator die Konferenz verlassen hat. Der Organisator kann die Anzahl der Minuten auf maximal 60 Minuten festlegen.

Um dies zu ermöglichen, müssen Sie auf der Seite Einstellungen im Abschnitt Konferenzverwaltung für die Option Teilnehmern erlauben, die Konferenz fortzuführen, wenn Sie Ihre Verbindung trennen Ja wählen.