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Integration von OpenVoice mit Outlook

Bevor Sie Ihre Konferenzen direkt aus Outlook heraus verwalten können, müssen Sie das Plug-In mit Ihren OpenVoice-Anmeldeinformationen konfigurieren.

Konfigurieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.

2. Basierend auf Ihrer Version von Outlook, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einstellungen der Plug-Ins zu verwalten:

  • Office 2003/2007: Klicken Sie auf das Dropdownmenü Manage OpenVoice Plugin (OpenVoice-Plug-In verwalten) und wählen Sie OpenVoice Plugin Settings (OpenVoice-Plug-In-Einstellungen).

  • Office 2010/2013: Klicken Sie auf das Dropdownmenü Manage OpenVoice Plugin (OpenVoice-Plug-In verwalten) (auf der Registerkarte "OpenVoice Plug-In" im Menüband) und wählen Sie OpenVoice Plugin Settings (OpenVoice-Plug-In-Einstellungen).

3. Im Fenster OpenVoice Plug-In-Einstellungen geben Sie die Ihre Organisator-E-Mail-Adresse und das Ihnen von Ihrem Konto-Administrator zugewiesene Kennwort ein und klicken Sie auf Einwahlnummern herunterladen.

4. Microsoft Outlook ruft die OpenVoice-Anmeldeinformationen automatisch ab und fügt sie in das Fenster OpenVoice Plug-In-Einstellungen ein. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, das den Erfolg anzeigt.

5. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen nach Wunsch:

Invitation Preferences (Einladungseinstellungen):

  • Wählen Sie eine Standardtelefonnummer, die im Veranstaltungsortsfeld in der Outlook-Einladung angezeigt werden soll.
  • Geben Sie den Namen ein, der in der Outlook-Einladung angezeigt werden soll.

Additional Numbers (Zusätzliche Einwahlnummern):

  • Sie können zusätzliche gebührenpflichtige und/oder gebührenfreie Einwahlnummern im Text der Einladung einfügen.

Hinweis: Wenn Sie nicht explizit zusätzliche Einwahlnummern wählen, werden Ihren Konferenzteilnehmern nur die Standardeinwahlnummern in Ihrer Outlook-Einladung angezeigt.

Proxy Configuration (Proxykonfiguration):

  • Falls von der IT-Abteilung gefordert, geben Sie die Proxyserverinformationen ein, die für Internet-fähige Anwendungen erforderlich sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie mit der IT-Abteilung.
  • Sie können auch überprüfen, ob Sie einen Proxy benötigen, indem Sie die Option "Proxy verwenden” aktivieren und auf die Schaltfläche Automatische Erkennung klicken. Wenn keine Proxy-Konfiguration erforderlich ist, wird ein Popupfenster Sie informieren, dass kein Proxy erkannt wurde.

Hinweis: In den meisten Installationen sind Proxyserverinformationen nicht erforderlich.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatically check for updates to OpenVoice Plugin" (Automatische Überprüfung auf Aktualisierungen des OpenVoice-Plug-Ins), um benachrichtigt zu werden, wenn eine neuere Version des Plug-Ins verfügbar ist

7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern, die Sie an Ihren Einstellungen vorgenommen haben.

Herzlichen Glückwunsch – das OpenVoice-Outlook-Plug-In ist nun vollständig installiert.

Um eine Konferenz mit dem Outlook-Plug-In zu planen, klicken Sie hier.