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Einstellungen

Organisatoren können Einstellungen für die Konferenzen auf der Seite Einstellungen vornehmen. Folgende Einstellungen können auf der Seite Einstellungen vorgenommen werden:

Konto-Administratoren können bestimmte Konferenzeinstellungen mit ihren Administratoranmeldeinformationen sperren. Das einige der Einstellungen gesperrt sind, können Sie anhand der ausgegrauten Schaltflächen auf der Seite Einstellungen erkennen. Dies bedeutet, dass Sie keine Änderungen am Status dieser Einstellungen für Ihr Konto vornehmen können.


Um den Status der Einstellungen zu "entsperren" oder zu ändern, wenden sich an Ihren Administrator.

Zum Beispiel finden Sie im Screenshot unten eine Funktion, die ausgegraut ist, woran zu erkennen ist, dass sie "gesperrt" ist und nicht vom Organisator auf der Seite Einstellungen geändert werden kann.

Konferenzverwaltung

Als Organisator verwalten Sie die Konferenz und die Berechtigungen, die Sie an Ihre Teilnehmer vergeben. Um Ihre Konferenzen zu verwalten, führen die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Auf der Seite Einstellungen, gehen Sie zu dem Abschnitt Konferenzverwaltung. Wählen Sie Ja oder Nein, um die folgenden Einstellungen zu verwalten:

  • Teilnehmer stummschalten oder Stummschaltung aufheben
  • Nachdem der Organisator die Konferenz verlassen hat, kann die Konferenz fortgeführt werden. Sie können die Anzahl der Minuten auf maximal 60 Minuten festlegen.
  • Teilnehmer nach dem Namen fragen
  • Ansagen, wenn Teilnehmer eintreffen
  • Ansagen, wenn Teilnehmer die Konferenz verlassen
  • Konferenz nur dann starten, wenn der Organisator der erste Teilnehmer ist
  • Teilnehmer dürfen Konferenzen starten

4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.


Hinweis: Die Seite Einstellungen ermöglicht, bzw. unterbindet bestimmte Konfigurationen auf der Grundlage der durch die Benutzer vorgenommenen Einstellungen. Wenn Sie z.B. die Option Ja vor " Konferenz nur dann starten, wenn der Organisator der erste Teilnehmer ist "auswählen, können Sie Teilnehmern standardmäßig nicht erlauben, die Konferenz zu starten.

Alle Teilnehmer sind zu Konferenzbeginn stummgeschaltet, dürfen ihre Stummschaltung jedoch aufheben.

Der Organisator kann alle Teilnehmer für den Moment des Konferenzeintritts stummschalten. Die Teilnehmer können den Status ihrer Stummschaltung mithilfe der Tasten ( *2) Ihrer Telefontastatur umschalten.

Teilnehmern erlauben, die Konferenz fortzuführen, wenn Sie Ihre Verbindung trennen.

Möglicherweise möchte der Organisator, dass die Teilnehmer die Konferenz fortführen, nachdem er diese verlassen hat. Durch Setzen dieser Funktion auf Ja, kann der Organisator einen benutzerdefinierten Wert (1-60 Minuten) eingeben, damit eine Telefonkonferenz fortgeführt werden kann, nachdem der Organisator die Konferenz verlassen hat. Dieser Wert wird im Konto des Organisators gespeichert. Der vom System vorgegebene Standardwert ist 60 Minuten.

Hinweis:

- Wenn die obige Einstellung auf Ja festgelegt ist, kann sie während aktiven Konferenz außer Kraft gesetzt werden, indem Sie die Tasten #2 auf der Telefontastatur vor dem Verlassen der Konferenz drücken. Damit werden auch die Verbindungen all Ihrer Teilnehmer getrennt.

- Wenn die obige Einstellung auf Nein festgelegt ist, kann sie während aktiven Konferenz außer Kraft gesetzt werden, indem Sie die Tasten #2 auf der Telefontastatur vor dem Verlassen der Konferenz drücken. Damit bleiben alle Ihre Teilnehmer in der Konferenz bis der voreingestellte Wert (1-60 Minuten) erreicht wird.

Wichtig!

Damit die obigen Funktion wirksam wird, muss die folgende Einstellung auf Nein gesetzt sein.

Teilnehmer beim Eintreffen nach ihrem Namen fragen (damit wird die Methode der Teilnehmeransage festgelegt: Ja=Name, Nein=Tonsignal)

Wenn Sie (als Organisator) die Teilnehmer auffordern möchten, ihren Namen beim Eintritt in die Konferenz anzugeben, setzten Sie diese Funktion auf Ja und das System wird die Teilnehmer auffordern, ihren Namen aufzuzeichnen. Nachdem die Aufzeichnung durchgeführt wurde, können die Teilnehmer in die Konferenz eintreten.

Hinweis: Der Ja/Nein-Wert entscheidet über die Methode der Ein-und Austrittsankündigung (Name oder Tonsignal). Diese können Sie in den folgenden zwei Einstellungen festlegen

Das Eintreffen jedes Teilnehmers ankündigen

Dieses Funktion ermöglicht die Ansage der Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz.

Das Ausscheiden jedes Teilnehmers ankündigen

Diese Funktion ermöglicht die Ansage der Teilnehmer beim Verlassen der Konferenz.

Die Konferenz beginnt, wenn der Organisator der erste Teilnehmer ist

Normalerweise erfordert der Konferenzraum, dass sich ein Organisator und ein Teilnehmer in die Konferenz einwählen, damit diese beginnen kann. Wenn sich jedoch nur der Organisator einwählt, werden der Teilnehmer und der Organisator Wartemusik hören bis sich ein zweiter Teilnehmer einwählt.

Zum außer Kraft Setzten der Standardeinstellung, muss diese Einstellung auf Ja gesetzt werden. Dann werden Sie als Organisator keine Wartemusik hören, wenn Sie als erster Anrufer in die Konferenz eintreten.

Teilnehmer, die sich früher einwählen, können die Konferenz starten (mindestens 2 erforderlich)

Organisatoren können eine "offene Konferenz" einrichten, indem sie diese Funktion auf Ja setzen. Mit dieser Einstellung können Teilnehmer (mindestens 2 erforderlich) die Konferenz ohne den Organisator beginnen.

Verwenden Sie diese Funktion mit der nötigen Vorsicht, denn die Konferenz wird erst dann enden, wenn der letzte Teilnehmer die Konferenz verlässt.

Wichtig!

1. Damit die obige Funktion wirksam wird, muss die folgende Einstellung auf Nein gesetzt sein.

2. Bei einer offenen Konferenz hat diese Einstellung (weder Ja noch Nein) keine Auswirkungen. Die Konferenz wird beendet, wenn der letzte Teilnehmer die Konferenz verlässt.

Konferenzsicherheit

Als Organisator können Sie Ihre Konferenz sichern, indem Sie einen Sicherheitscode festlegen, den Ihre Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz eingeben müssen.

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Auf der Seite Einstellungen gehen Sie zum Abschnitt Konferenzsicherheit.

4. Wählen Sie Ja zum Implementieren eines Sicherheitscodes pro Sitzung. Bitte beachten Sie, dass der Sicherheitscode zwischen 4 und 20 Ziffern lang sein muss.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: jedes Mal, wenn ein Organisator beginnt eine Konferenz herzustellen, wird er aufgefordert, den Sicherheitscode zu bestätigen. Gleichermaßen werden die Teilnehmer dazu aufgefordert, den gleichen Sicherheitscode einzugeben, um an der Konferenz teilzunehmen. Informationen zum Starten einer geplanten Konferenz, erhalten Sie hier.

Wichtig!

Damit die Funktion des Sicherheitscodes wirksam wird, muss die folgende Einstellung auf Nein gesetzt sein.

Abrechnung per Abrechnungscode

Organisatoren können die Funktion der Abrechnung per Abrechnungscode für die Verwendung eines internen Abrechnungscodes für jede Konferenz einrichten.

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Gehen sie auf der Seite Einstellungen zum Abschnitt Abrechnungscode.

4. Wählen Sie Ja oder Nein, um die Erfassung des Abrechnungscodes zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass der Abrechnungscode zwischen 2 und 20 Ziffern lang sein muss.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: jedes Mal, wenn ein Organisator beginnt eine Konferenz herzustellen, wird er/sie aufgefordert, einen Abrechnungscode für diese bestimmte Konferenz einzugeben. Das System wird den Organisator bitten, den Standardabrechnungscode zu verwenden oder einen neuen Abrechnungscode einzugeben.

Wichtig!

Damit die Funktion des Abrechnungscodes wirksam wird, muss die folgende Einstellung auf Nein gesetzt sein.

Konferenzbenachrichtigungen

Im Abschnitt "Konferenzbenachrichtigung" können Sie als Organisator die folgenden Änderungen vornehmen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem OpenVoice-Konto an.

2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.

3. Auf der Seite Einstellungen, gehen Sie zu dem Abschnitt Konferenzbenachrichtigungen. Wählen Sie Ja oder Nein, um die folgenden Einstellungen zu verwalten:

  • Zusammenfassung per E-Mail empfangen am Ende der Konferenz.
  • Eine E-Mail mit der Benachrichtigung erhalten, dass die Konferenzaufzeichnungsdatei für die Wiedergabe bereit ist.

Hinweis: Um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie Ihre Konferenzaufzeichnung durchführen, herunterladen und wiedergeben, klicken Sie hier.

4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.