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Starten oder Planen von Meetings in Microsoft Outlook

Unter Windows ermöglicht Ihnen das GoToMeeting Plug-In für Outlook, Meetings direkt von Ihrem Microsoft Outlook-Kalender aus anzuzeigen, zu planen, zu bearbeiten, zu löschen und an Meetings teilzunehmen. Mit dem Mac Outlook-Plug-In können Sie Meetings planen und auf dem Laufenden bleiben. Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender aktualisieren oder neu planen, wird das zugeordnete Meeting in GoToMeeting auch neu geplant.

WICHTIG: Wenn Sie das GoToMeeting-Outlook-Plug-In verwenden möchten, wird dringend empfohlen, dass Sie Meetings nur in Outlook planen, aktualisieren und/oder absagen. Dies ist wichtig, weil sämtliche Änderungen, die Sie im Plug-In vornehmen, automatisch im Webportal übernommen werden. Änderungen im Webportal hingegen werden im Outlook Plug-In nicht dupliziert. Darüber hinaus werden Änderungen der Meetingplanung, die im Offline-Modus in Outlook vorgenommen wurden, nicht auf der GoToMeeting-Administrator-Website angezeigt.

Hinweis: Das Outlook-Plug-In verwendet beim Planen von Meetings automatisch die Standard-Audioeinstellungen. Anweisungen zur Hintergrundinstallation für einen einzelnen Computer und zur Administratorinstallation im Hintergrund finden Sie unter Installieren von GoToMeeting in Microsoft Outlook (Windows).

Themen in diesem Artikel:

Starten eines Meetings in Outlook

Planen eines Meetings in Outlook (Windows)

Planen eines Meetings in Outlook (Mac)

Bearbeiten eines Meetings über Outlook (Windows)

Entfernen eines Meetings aus einem Outlook-Termin

 

Sofortiges Starten eines Meetings in Outlook (Windows)

Mit "Ad-hoc-Meeting" wird ein Einladung im Outlook-E-Mail-Format erstellt. Sie können sofort beginnen.

1. Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf Jetzt besprechen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihren GoToMeeting-Anmeldeinformationen an.

2. Ein E-Mail-Formular mit der bereits ausgefüllten Meetingeinladung wird geöffnet. Beim ersten Mal erhalten Sie die Meldung "Eine E-Mail-Einladung wurde bereitgestellt und kann jetzt von Ihnen gesendet werden". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht mehr anzeigen, wenn Sie die Meldung zukünftig überspringen möchten. Klicken Sie zum Schließen der Meldung auf OK.

3. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer hinzu, ändern Sie bei Bedarf den Betreff und nehmen Sie ggf. Änderungen am Text der E-Mail vor.

4. Klicken Sie auf Senden.

 

Planen eines Meetings in Outlook (Windows)

1. Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf Besprechung planen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihren GoToMeeting-Anmeldeinformationen an.

2. Ein E-Mail-Formular mit der bereits ausgefüllten Meetingeinladung (einschließlich Teilnahmelinke und Einwahlnummern wird geöffnet. Wenn Sie bevorzugte Länder festgelegt haben, werden diese verwendet. Wenn nicht und die Option "US"ausgewählt wurde, werden die USA verwendet. In allen anderen Fällen wird das alphabetisch an erster Stelle stehende ausgewählte Land verwendet.

3. Verwenden Sie die Outlook-Felder für den Betreff, das Datum und die Start- und Endzeiten. Die URL zur Verbindung mit dem Meeting wird automatisch im Feld Ort der E-Mail hinzugefügt. Sie können bei Bedarf einen realen Meetingraum hinzufügen.

4. Laden Sie Teilnehmer ein, indem Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld An eingeben.

6. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.

 

Planen eines Meetings in Outlook (Mac)

1. Wenn Sie bei GoToMeeting angemeldet sind, werden die Schaltflächen Meeting planen/Meeting hinzufügen angezeigt, wenn Sie im Menü oben auf das GoToMeeting-Anwendungssymbol klicken.

Hinweis: Wenn zurzeit ein Outlook-Termin oder ein -Meeting geöffnet ist, wird die Schaltfläche Meeting hinzufügen angezeigt. Andernfalls wird die Schaltfläche Meeting planen angezeigt.

2. Geben Sie hier die Meetingdetails ein, genau wie bei einem Meeting in Outlook - Uhrzeit, Betreff, Teilnehmer und Notizen.

3. Geplante Outlook-Termine und GoToMeeting-Sitzungsinformationen (Datum/Zeit/Betreff) werden in Minutenintervallen synchronisiert, wenn die Outlook-App im Hintergrund ausgeführt wird.

 

Bearbeiten eines Meetings über Outlook (Windows)

Sie können jede Sitzung ganz einfach mit einem Co-Organisator aktualisieren, dem Meeting ein Kennwort hinzufügen oder Audioeinstellungen über das Outlook-Plug-In bearbeiten. Alle gespeicherten Änderungen werden automatisch in der vorab ausgefüllten E-Mail aktualisiert.

Hinweis: Wenn Sie ein Meeting über die Web-App oder die Desktopanwendung und nicht über das Plug-In geplant haben, wird das Meeting durch Aktualisieren in Ihrem Outlook-Kalender nicht auch automatisch im GoToMeeting-Portal aktualisiert.

1. Wählen Sie das gewünschte Meeting aus und klicken Sie dann auf Meeting bearbeiten. Ein kleines Fenster vom Typ "Optionen bearbeiten" wird geöffnet.

  • Registerkarte Audio: Hier können Sie Audioeinstellungen auswählen und ändern.
  • Registerkarte Co-Organisator: Hier können sie in Ihrem GoToMeeting-Konto nach Co-Organisatoren suchen und diese hinzufügen. Klicken Sie dann auf Speichern.
  • Registerkarte Kennwort: Fügen Sie Ihrem Meeting ein Kennwort hinzu, indem Sie die Option Meeting-Kennwort anfordern auswählen, ein Kennwort hinzufügen und die Einstellungen speichern.

 

Entfernen eines Meetings aus einem Outlook-Termin

Falls erforderlich, können Sie die Sitzungsinformationen eines Termins entfernen, ohne den Termin ganz abzusagen. Dadurch wird der Termin in Ihrem Kalender (und in denen der Teilnehmer) beibehalten, aber das Meeting wird aus GoToMeeting entfernt.

1. Öffnen Sie den gewünschten Termin in Ihrem Outlook-Kalender.

2. Klicken Sie im Menüband auf Meeting entfernen.

3. Klicken Sie auf Aktualisierung senden, wenn Sie fertig sind.

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