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Meetingplätze (Beta)

Mit der Betaversion für Meetingplätze wird für jedes neue Meeting – ob geplant oder wiederkehrend – eine eindeutige Startseite, der so genannte Meetingplatz, für die Sitzung erstellt. Sie können diese Seite dann nutzen, um die Sitzung vorzubereiten, indem Sie Einstellungen konfigurieren, Dateien hochladen, eine Tagesordnung veröffentlichen und vieles mehr! Sie können Ihre Teilnehmer sogar dazu einladen, den Meetingplatz vor, während und nach der Sitzung anzuzeigen.

Die Funktionen, die in Ihrem Konto verfügbar sind, können je nach Ihrem Abonnementplan variieren.

Themen in diesem Artikel:

Anmelden für Meetingplätze (Beta)

Planen einer Sitzung mit Meetingplatz

Einrichten und Bearbeiten des Meetingplatzes

Einladen von Teilnehmern für Meetingplätze

Allgemeine Fragen und Antworten

 

Anmelden für Meetingplätze (Beta)

Hinweis: Wenn diese Option noch nicht auf der Registerkarte "Beta" angezeigt wird, ist die Betaversion für Meetingplätze für Ihr Konto möglicherweise noch nicht verfügbar. Schauen Sie regelmäßig vorbei!

1. Melden Sie sich unter https://global.gotomeeting.com an.

2. Klicken Sie oben rechts auf das Menüsymbol und wählen Sie dann Beta-Versionen und Labs aus.

3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Beta.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nutzungsbedingungen und klicken Sie dann auf Der Beta beitreten.

 

Planen einer Sitzung mit Meetingplatz

Hinweis: Derzeit steht die Betaversion für Meetingplätze nur bei Sitzungen zur Verfügung, die über das Internet geplant werden. Wenn Sie Ihre Meetings über die Desktop-App, mobile Apps oder Kalender-Plug-Ins planen, ist Beta nicht verfügbar und es kann kein Meetingplatz erstellt werden.

1. Melden Sie sich unter https://global.gotomeeting.com an.

2. Wählen Sie auf der Seite "Meine Meetings" die Option Planen aus.

3. Geben Sie einen Titel für das Meeting ein, und wählen Sie aus, wie häufig es stattfinden soll.

4. Klicken Sie auf Speichern. Für Ihre neue Sitzung wird ein eindeutiger Meetingplatz angelegt, und Sie werden automatisch dorthin geleitet.

5. Fertig! Anschließend können Sie jederzeit über die Seite "Meine Meetings" auf Ihre Meetingplätze zugreifen.

 

Einrichten und Bearbeiten des Meetingplatzes

Sie können Meetingplätze so einrichten, damit die Teilnehmer sich vorab auf Ihre Sitzungen vorbereiten können. Sie können beispielsweise zusätzliche Informationen liefern und Änderungen am Meeting vornehmen.

(a) Titel, Datum und Uhrzeit bearbeiten: Klicken Sie auf den Titel, um ihn zu ändern, oder klicken Sie auf das Datum bzw. die Uhrzeit, um neue Felder anzuzeigen (in denen Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit auswählen können).

(b) Meetingbeschreibung hinzufügen: Fügen Sie eine Beschreibung für den Meetingplatz hinzu, damit die Teilnehmer erkennen können, was sie in der Sitzung erwartet.

(c)Meeting starten: Klicken Sie auf Meeting starten, um die Sitzung sofort zu starten.

(d)Tagesordnung für ein Meeting hinzufügen: Gestalten Sie diesen Bereich ganz nach Ihren Vorstellungen! Sie können eine Tagesordnung anlegen, um die Erwartungen vor einer Sitzung zu steuern oder diesen Bereich während der aktiven Sitzung geöffnet halten, um Notizen in Echtzeit einzutragen. Sie können die Tagesordnung jederzeit bearbeiten.

(e) Dateien hochladen und verwalten: Laden Sie Dateien für Ihre Teilnehmer hoch, auf die diese vor oder während der Sitzung zugreifen können (mit allen Dateitypen kompatibel). Teilnehmer können einfach auf eine Datei klicken, um sie herunterzuladen. Sie können später eine Liste anzeigen, aus der ersichtlich ist, wer Dateien heruntergeladen hat. Sie können Dateien auch jederzeit hinzufügen oder entfernen.

(f) Teilnehmer einladen: Klicken Sie auf Einladung kopieren, um auf die Meetingplatz-URL zuzugreifen und sie an die Teilnehmer zu senden, damit diese sie zum Anzeigen der Seite und Teilnahme an der Sitzung verwenden können.

(g) Einstellungen verwalten: Klicken Sie auf Audio, , um den Audiomodus für die Teilnehmer festzulegen (VoIP, gebührenfrei, benutzerdefiniert). Klicken Sie auf Weitere Organisatoren, um zwecks reibungslosem Ablauf der Sitzung weitere Organisatoren hinzuzufügen.

 

Einladen von Teilnehmern für Meetingplätze

Meetingplätze können als Startseite dienen, über die die Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen. Damit haben die Teilnehmer Gelegenheit, sich vorzubereiten, Änderungen während einer Sitzung zu verfolgen oder Notizen und Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen.

1. Klicken Sie im Meetingplatz auf Einladung kopieren.

2. In einem Popup-Fenster werden die Meetingplatz-URL, eine Beschreibung des Meetings, die Tagesordnung, Dateien sowie Audioinformationen angezeigt.

3. Kopieren Sie die Informationen und senden Sie sie an die gewünschten Teilnehmer (z. B. per E-Mail oder per Sofortnachricht). Diese können mit der URL direkt auf den Meetingplatz zugreifen!

4. Über den Meetingplatz können die Teilnehmer die Tagesordnung anzeigen, Dateien herunterladen und am Meeting teilnehmen.

 

Allgemeine Fragen und Antworten

Welches sind die Systemanforderungen für die Betaversion?

Meetingplätze werden automatisch für Ihre Sitzungen erstellt, vorausgesetzt, Sie planen die Sitzungen von einem Windows- oder Mac-Computer mit einem aktualisierten Webbrowser (z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari und Internet Explorer v9 oder höher).

Hinweis: Zwar funktionieren Sitzungen, die mit einer mobilen Browser-App erstellt wurden, möglicherweise auch mit Meetingplätzen, doch offiziell werden mobile Browser nicht unterstützt. Meetingplätze werden nicht erstellt, wenn Sie Ihre Meetings über die Desktopanwendung, mobile Apps oder Kalender-Plug-Ins erstellen.

Ich kann die Beta-Registerkarte nicht sehen; wie kann ich mich dennoch anmelden?

Die Betaversion der Meetingplätze ist nur für Organisatoren verfügbar, die ihre persönliche Meetingseite eingerichtet haben. Falls noch nicht geschehen, richten Sie Ihre persönliche Meetingseite ein, und befolgen Sie dann die Anweisungen für die Betaversion-Anmeldung (Sie müssen sich möglicherweise abmelden und wieder anmelden).

Was ist, wenn ich mich bereits in der Vergangenheit für eine Meetingplatz-Betaversion angemeldet habe?

Wenn Sie sich im letzten Jahr für die Betaversion angemeldet haben, stehen Ihre vorhandenen Meetingräume weiterhin zur Verfügung. Sie werden auf das neue Aussehen und Verhalten der Meetingplätze umgestellt, verfügen aber nicht über die zusätzlichen Funktionen für Tagesordnungen oder das Hochladen von Dateien.

Benötige ich eine bestimmte Version der GoToMeeting-Desktopanwendung, um diese Funktion zu verwenden?

Nein. Meetingplätze sind eine Funktion Ihres Web-Kontos (nicht der Desktop-App), daher spielt es keine Rolle, welche Version der Desktop-App Sie verwenden. Ihr Webkonto wird immer automatisch mit dem neuesten Update ausgestattet.

Fragen und Antworten zur Planung

Kann ich für jedes Meeting einen Meetingplatz bekommen?

Ja. Jedes Meeting, das über das Internet geplant wird, hat einen eigenen Meetingplatz.

Kann ich Meetingplätze für jede Art von Meetings verwenden?

Ja. Ein Meetingplatz wird immer für das Meeting erstellt, sei es ein wiederkehrendes oder ein geplantes (einmaliges) Meeting.

Kann ich denselben Namen für mehrere Meetingplätze verwenden?

Nein. Jeder Meetingplatz benötigt einen eindeutigen Namen, da die Meetingplatz-URL auf dem Namen basiert. Der ursprüngliche Name für jeden Meetingplatz wird automatisch anhand des Meetingnamens erstellt. Wenn Sie also ein Meeting planen, das denselben Namen trägt, wie eine zuvor geplante Sitzung, wird der Meetingplatzname angehängt (z. B. eine Sitzung namens "Besprechung" wird als "Besprechung 1" bezeichnet).

Kann ich den Zugriff auf einen Meetingplatz sperren oder beschränken?

Nein. Derzeit sind alle Meetingplätze öffentlich und stehen jedem zur Verfügung, der den direkten Link besitzt, es empfiehlt sich daher, keine vertraulichen Informationen hochzuladen.

Kann ich in der Betaversion das Datum und die Uhrzeit des Meetings ändern?

Ja. Sie können die Meetings entweder über die Seite "Meine Meetings" bearbeiten oder oben im Meetingplatz auf Datum/Uhrzeit klicken.

Kann ich eine Einladungs-E-Mail über den Meetingplatz senden?

Es gibt keine Funktionalität zum automatischen E-Mail-Versand. Sie können jedoch unter "Teilnehmer einladen" auf Einladung kopieren klicken, um den Einladungsinhalt anzuzeigen, zu kopieren und in eine E-Mail einzufügen.

Kann ich einen Meetingplatz löschen?

Nein. Diese Funktion ist in der Betaversion, Meetingplätze können nicht ablaufen und können nicht gelöscht werden.

Kann ich einen Meetingplatz über die Desktop-App, mobile Apps oder Kalender-Plug-Ins erstellen?

Nein. Dieser Funktionen sind nicht verfügbar.

Fragen und Antworten zu Tagesordnung und Dateien

Muss ich für jedes Meeting, für das eine Tagesordnung benötigt wird, einen neuen Meetingplatz erstellen?

Dies hängt davon ab, wie Sie die Tagesordnung verwenden möchten. Da Sie die Tagesordnung während des Meetings bearbeiten können, soll sie möglicherweise dazu dienen, dass in der Sitzung Notizen erstellt werden können. Wenn Sie möchten, dass diese Notizen veröffentlicht bleiben, können Sie entweder weitere Anmerkungen in der nächsten Sitzung hinzufügen, oder eine neue Sitzung mit einer neuen Tagesordnung planen. Beachten Sie, dass es bei wiederkehrenden Meetings nur 1 Tagesordnung gibt, sodass Sie entweder die Tagesordnung für jede Sitzung bearbeiten müssen oder dieser Notizen hinzufügen müssen.

Benötige ich ein ShareFile-Konto für die Verwendung von Meetingplätzen?

Nein. Obwohl für Meetingplätze eine ShareFile-Integration zum Hosten der Dateien genutzt wird, müssen Sie nicht über ein eigenes Konto verfügen. Sie müssen lediglich eine Datei zum Meetingplatz hochladen, alles weitere wird für Sie erledigt!

Wie viel Speicherplatz steht für hochgeladene Dateien in Meetingplätzen zur Verfügung?

Jeder Organisator hat 1 GB freier Speicherplatz für alle eigenen Meetingplätze. Wenn der Speicherplatz erschöpft ist, können Sie die Dateien älterer, nicht mehr benötigter Meetingplätze löschen.

Kann ich weitere Dateien im Meetingplatz jeder einzelnen Sitzung eines wiederkehrenden Meetings hinzufügen?

Ja. Sie können jederzeit Dateien hochladen oder die Tagesordnung bearbeiten, d. h. Sie können den Inhalt des Meetingplatzes falls gewünscht vor jeder Sitzung aktualisieren.

Können Teilnehmer auf die hochgeladenen Dateien aus der Sitzung heraus zugreifen?

Nein. Die Dateien werden den Teilnehmern nicht im Bedienpanel oder der Symbolleiste angezeigt; sie müssen zum Herunterladen der Datei den Meetingplatz der Sitzung aufrufen.